인디애나폴리스에 본사를 둔 Pillow Logistics Group은 의료 장비와 물품을 전문적으로 배송, 보관 및 운송하는 물류 기업입니다. 파손되기 쉬운 물품을 정해진 시간 안에 안전하게 전달해야 하는 만큼, 일상적인 업무에서 효율적인 프로세스와 정확한 문서 관리는 무엇보다 중요합니다.
게다가 의료 관련 정보를 다루기 때문에 HIPAA 개인정보 보호 규정도 철저히 준수해야 합니다.
하지만 HIPAA 규정처럼 딱딱한 정책 문서를 배송 기사 온보딩 자료로 바꾸려면 상당한 수작업이 필요했습니다. 직원들이 직접 규정 PDF 파일을 일일이 확인하며 HIPAA 준수 평가서를 만들어야 했기 때문입니다. 또한 자격을 갖춘 지원자만 다음 단계로 넘어갈 수 있도록 정교한 조건부 로직이 들어간 계약직 사전 심사 양식도 직접 설계해야 했습니다.
회사 규모가 커지면서 Pillow Logistics Group은 방대한 문서를 대화형 양식과 자동화된 워크플로우로 더 효율적으로 전환할 방법을 찾아야만 했습니다.
그리고 마침내 Jform AI에서 그 해답을 찾았습니다.
백엔드 프로세스 업그레이드
Pillow Logistics Group의 사장이자 최고운영책임자(COO)인 Matthew Straub은 당시 상황을 이렇게 설명합니다. “HIPAA 오리엔테이션 양식을 만들고 있는데 갑자기 Jform AI 양식 생성기 프롬프트 창이 떴어요. 제가 원하는 작업을 입력하고 HIPAA 규정 PDF 파일을 업로드했더니, 단 몇 초 만에 전체 양식이 뚝딱 만들어지더군요.”
그렇게 해서 배송 기사들을 위한 100문항짜리 대화형 HIPAA 지식 테스트가 단숨에 완성되었습니다.
Pillow Logistics 직원들은 곧바로 Jform AI를 도입해 AI 양식 코파일럿으로 워크플로우를 간소화하기 시작했습니다. Jform AI는 계약직 검증 절차를 비롯한 다양한 업무용 양식을 새롭게 구축하는 데 큰 도움이 되었습니다. 예를 들어 보험 가입 여부나 차량 소유 여부 같은 필수 조건에 따라 지원자를 자동으로 걸러내는 로직을 손쉽게 추가할 수 있었습니다.
채팅창에서 대화하듯 양식을 수정할 수 있어서, 일일이 처음부터 다시 만들 필요 없이 로직과 구조, 레이아웃을 빠르게 다듬을 수 있었습니다.
정적인 문서를 단 몇 초 만에 자동화된 워크플로우로 전환
Pillow Logistics Group은 Jform AI를 활용해 규정 PDF 문서를 대화형 온보딩 평가서로 바꾸고, 계약직 검증 양식에 자체 자격 심사 로직을 추가했습니다. 또한 고객용 양식도 훨씬 깔끔하고 작성하기 쉽게 개선할 수 있었습니다.
Straub은 이렇게 덧붙입니다. “저는 코딩 지식이 전혀 없어서 이런 수준의 양식을 만드는 건 엄두도 못 낼 일이었습니다. 하지만 Jform AI는 놀라울 정도로 직관적이더군요. 마치 바로 옆에서 비서가 수정을 도와주고 전체 과정을 안내해 주며 완성도 높은 결과물을 만들어 주는 것 같았습니다.”
Pillow Logistics Group에게 Jform AI는 단순히 양식 제작 속도를 높여주는 도구가 아니었습니다. 담당자 한 명이 할 수 있는 일의 범위를 넓혀주었고, 딱딱한 문서를 단 몇 초 만에 확장 가능한 자동화 워크플로우로 탈바꿈시켜 주었습니다.
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