스코틀랜드 국립극단, Jform 엔터프라이즈로 연간 400명 이상의 프리랜서를 관리하다

Case study results at a glance

Jform 엔터프라이즈 팀 수

14

Jform 엔터프라이즈로 대체한 타사 소프트웨어 수

6

제작한 Jform 앱 수

29

섀넌 화이트(Shannon White)는 직장에서 발휘하는 자신의 남다른 무기가 바로 ‘좋은 것을 알아보고 푹 빠지는 능력’이라고 종종 말합니다. 마음에 드는 제품을 발견하면 업무 곳곳에 활용할 방법을 기어코 찾아내고야 말죠. 그리고 그녀의 마음을 사로잡은 제품 중 하나가 바로 Jform이었습니다.

화이트는 스코틀랜드 최고의 공연 예술 기관인 스코틀랜드 국립극장(National Theatre of Scotland)에서 웹 및 콘텐츠 담당자로 일하고 있습니다. 이곳은 매년 200건이 넘는 행사와 공연을 무대에 올리는 것은 물론, 지역사회 참여 프로젝트를 진행하고 공연 공간을 대관하는 등 다채로운 활동을 펼치고 있는데요. 2025~2026 시즌에만 무려 22만 8,000명이 넘는 관객과 만났습니다. 

화이트가 Jform을 처음 접한 건 극장 내 실무 그룹의 Zoom 회의 초대장을 자동화할 방법을 찾던 때였습니다. 플랫폼을 하나둘 써보면서 활용 범위가 순식간에 눈덩이처럼 불어났다고 그녀는 회상합니다. “‘이걸로 또 뭘 할 수 있을까? 분명 더 많은 걸 해낼 수 있을 텐데’라는 생각이 꼬리를 물었죠.”

그 후 얼마 지나지 않아 그녀는 사내에서 자칭 Jform 전도사가 되었습니다. 운영 매니저인 크리스 랭(Chris Lang)과 함께 인사, 재무, 예술 개발, 지역사회 참여 등 여러 부서의 업무를 뒷받침하기 위해 조직 전반에 Jform을 어떻게 접목할지 본격적으로 모색하기 시작했습니다.

랭은 “조직 내 여러 영역에서 이 툴이 얼마나 큰 가치를 더해줄 수 있을지 한눈에 보였습니다”라고 말합니다. 두 사람은 Jform 골드 요금제를 몇 달간 사용해 본 뒤 엔터프라이즈 요금제가 꼭 필요하다는 확신을 얻었고, 곧이어 “기존에 쓰던 다른 소프트웨어 패키지 중 어떤 것들을 덜어낼 수 있을지”를 두고 논의를 시작했습니다.

해결 과제: 매년 거쳐 가는 수많은 프리랜서 인력 관리

스코틀랜드 국립극장이 겪는 가장 큰 행정적 어려움 중 하나는 매년 채용하는 수백 명의 단기 인력을 관리하는 일입니다. 극장 내에 핵심 상주 팀이 있긴 하지만 배우와 스태프, 기술 인력을 비롯해 공연 제작에 투입되는 인원은 모두 프리랜서로 구성되기 때문입니다. 

결국 매년 400명에 육박하는 프리랜서의 인사, 급여, 이동 및 숙박 지원, 소통 등을 일일이 챙겨야 한다는 뜻인데요. 게다가 공연단이 투어를 돌거나 학교를 방문하고 지역사회 행사에 참여하는 와중에 이 모든 업무를 처리해야 하는 경우가 많습니다. 

Jform을 도입하기 전에는 극장 직원들이 Microsoft Word 문서를 사용해 필요한 정보를 수집했습니다. 프리랜서에게 이메일로 문서를 보내면 각자 내용을 작성해 다시 회신하는 방식이었죠. 

이런 과정은 시간이 너무 오래 걸릴뿐더러 실수가 발생하기도 쉬웠고 보안 측면에서도 취약했습니다. 사람들의 회신을 제때 받아 필요한 정보를 빠짐없이 채우기도 힘들었고, 취합된 데이터를 한눈에 모아 볼 방법도 마땅치 않았죠. 게다가 Microsoft의 권한 설정 방식 때문에 내부 정규 직원이 아닌 외부 인력과 정보를 공유하기도 까다로웠습니다. 랭은 이를 두고 “Microsoft 환경은 외부 인력이 수시로 드나드는 조직의 특성을 뒷받침하기에는 그다지 적합하지 않습니다”라고 설명합니다.

하지만 Jform을 도입하면서 기존의 Word 문서들을 누구와도 손쉽게 공유할 수 있는 안전한 온라인 양식으로 간편하게 전환할 수 있었습니다. 그리고 두 사람의 시도는 여기서 그치지 않았습니다. 

화이트는 “바로 그때 앱 기능을 발견했죠”라고 덧붙입니다.

해결책: 공연팀과 부서를 위한 맞춤형 모바일 앱 제작 

Jform 앱은 그들에게 꼭 필요했던 해답이었습니다. 코딩 없이도 누구나 쉽게 다룰 수 있는 이 모바일 앱 빌더 덕분에 화이트와 랭은 양식과 링크, 주요 자료들을 하나로 묶어 직원과 프리랜서가 한곳에서 모든 것을 해결할 수 있는 리소스 허브를 구축했습니다. 또한 Jform 엔터프라이즈 계정을 활용해 양식과 데이터의 접근 권한을 세밀하게 설정함으로써 승인된 사용자만 열람할 수 있도록 안전하게 관리했죠. 

온보딩 및 인사 관리 앱

화이트와 랭은 프리랜서 온보딩 절차를 간소화하기 위해 프리랜서가 작성해야 하는 모든 양식을 단 하나의 앱에 모아 두었습니다. 

화이트는 “수많은 사람들에게서 온갖 다양한 방식으로 방대한 데이터를 수집해야 합니다”라며, “건강 상태 확인서부터 인사 기록, 계좌 정보까지 챙겨야 할 게 한둘이 아니죠”라고 설명합니다. 이처럼 모든 온보딩 양식을 하나의 Jform 앱에 모아두니 출연진과 스태프가 필요한 양식을 한곳에서 바로 찾을 수 있어 필수 정보를 빠짐없이 제출할 확률도 훨씬 높아졌습니다. 게다가 스마트폰이나 데스크톱 홈 화면에 앱을 추가해 두면 언제든 간편하게 접속할 수 있습니다.

채용 담당자부터 실무 스태프에 이르기까지, 조직을 거치는 모든 이들이 온보딩과 오프보딩의 전 과정을 아우르는 통합 서비스를 누릴 수 있게 되었습니다.

크리스 랭(Chris Lang), 스코틀랜드 국립극장 운영 매니저

화이트는 “모든 항목이 사실상 하나의 대시보드에 모여 있는 셈이라 사용자들이 스마트폰으로 접속하든 노트북으로 접속하든 우리는 늘 동일한 형식으로 깔끔하게 데이터를 받아볼 수 있습니다”라고 덧붙입니다. 

랭 역시 “채용 담당자부터 실무 스태프에 이르기까지, 조직을 거치는 모든 이들이 온보딩과 오프보딩의 전 과정을 아우르는 통합 서비스를 누릴 수 있게 되었습니다”라고 평가합니다. 

공연별 맞춤형 앱

특정 공연에 참여하는 배우와 제작진, 기타 스태프들에게 핵심 정보를 공유하는 일 또한 빼놓을 수 없습니다. 이제 팀에서는 각 작품마다 전용 앱을 만들어 출연진과 스태프가 공연 기간 내내 작성해야 하는 모든 양식과 참고 자료를 한눈에 확인하도록 지원합니다. 이러한 공연 전용 앱에는 온보딩 양식뿐만 아니라 다음과 같은 정보도 함께 담겨 있습니다.

• 리허설 및 본공연 일정표
• 연습실 및 공연장 지도와 찾아오는 길
• 주요 담당자 연락처

화이트는 “앱을 열면 전체 일정을 그 자리에서 바로 파악할 수 있습니다”라며, “제작팀이나 국립극장 내부의 주요 담당자 전화번호는 물론이고 와이파이 비밀번호처럼 사소한 정보까지 다 들어있어 리허설 기간 내내 든든한 길잡이 역할을 톡톡히 해냅니다”라고 전합니다.

부서별 대시보드 앱

화이트와 랭은 Jform 앱을 활용해 각 부서를 위한 데이터 대시보드도 만들 수 있다는 사실을 깨달았습니다. Jform에서는 양식으로 들어온 모든 응답이 Jform 테이블에 자동 저장되어 팀원들이 제출 데이터를 손쉽게 정리하고 열람할 수 있습니다. 여기에 Jform 엔터프라이즈를 더해 Jform 팀으로 워크스페이스를 구축하면 직무나 부서별로 양식과 테이블, 기타 자산들을 깔끔하게 묶어서 관리할 수 있죠. 현재 극장에서는 예술 개발, 시설 관리, 지역사회 참여, 채용 및 인사, 재무, 캐스팅, 컴퍼니 매니저 등을 포함해 총 14개의 팀 워크스페이스를 운영하고 있습니다.

이 앱 기능은 정말 기발해요.

섀넌 화이트(Shannon White), 스코틀랜드 국립극장 웹 및 콘텐츠 담당자

두 사람은 직원들에게서 제출 현황에 대한 문의를 일일이 받는 대신, 여러 테이블을 하나의 앱으로 묶어 다양한 양식에서 수집된 데이터를 한눈에 보여주면 좋겠다고 생각했습니다.  

화이트는 “저희는 앱을 대시보드처럼 활용합니다”라며, “여러 개의 양식을 쓰는 부서가 있으면 전용 대시보드를 만들어 모든 테이블을 그곳에 연결해 두죠. 덕분에 해당 부서 사람들의 업무가 훨씬 수월해지는 것은 물론이고 제 일도 한결 편해집니다”라고 말합니다. 

이제 직원들은 이메일함을 뒤지며 링크나 파일을 찾아 헤맬 필요 없이 앱 대시보드에 접속하기만 하면 모든 양식에 실시간으로 업데이트되는 최신 정보를 한곳에서 바로 확인할 수 있습니다. 

화이트는 “이 앱 기능은 정말 기발해요”라며 칭찬을 아끼지 않습니다.

도입 성과: 시간 절약과 행정 업무 간소화, 그리고 한층 넓어진 성장 가능성

화이트와 랭은 Jform 엔터프라이즈를 통해 과거에 수작업으로 제각각 처리하던 업무 방식에서 벗어나 정보를 한곳에 모아 체계적으로 관리하는 환경을 구축했습니다. 이제 프리랜서들은 어디서든 필요한 양식과 자료를 한자리에서 바로 찾을 수 있고, 직원들은 이메일이나 스프레드시트를 일일이 뒤지지 않아도 최신 제출 데이터를 즉시 열람할 수 있게 되었죠. 덕분에 정보를 찾아 헤매는 데 허비하던 시간을 크게 줄이고 극장의 본질인 공연과 프로그램을 기획하는 데 온전히 집중할 수 있게 되었습니다.

Jform 역시 우리와 발맞춰 함께 성장하고 있다는 사실이 피부로 느껴졌습니다.

섀넌 화이트(Shannon White), 스코틀랜드 국립극장 웹 및 콘텐츠 담당자

단순히 회의 초대장을 자동화하려는 작은 시도에서 출발한 것이 이제는 조직 전반의 부서를 뒷받침하는 14개의 팀 워크스페이스는 물론, 온보딩 앱과 공연별 전용 앱, 부서별 대시보드 앱으로까지 뻗어 나갔습니다. 여기에 역할 기반 접근 제어 기능이 더해져 민감한 정보의 열람 권한도 한층 더 철저하게 통제할 수 있게 되었습니다.

Jform 엔터프라이즈 덕분에 팀은 앞으로도 필요한 기능을 계속해서 쌓아 올릴 수 있는 유연한 기반을 마련했습니다. 화이트는 실무를 보면서 ‘이런 기능이 있으면 참 좋겠다’고 바랐던 기능이 얼마 지나지 않아 실제로 출시되는 경험을 여러 번 했다고 말합니다. 

그녀는 “Jform 역시 우리와 발맞춰 함께 성장하고 있다는 사실이 피부로 느껴졌습니다”라고 전합니다. 새로운 필요성이 생길 때마다 별도의 외부 툴을 추가로 도입하는 대신, 팀원들은 처음 Jform을 만났을 때 품었던 “이걸로 또 뭘 할 수 있을까?”라는 질문을 이어가며 Jform을 활용할 새로운 방법을 끊임없이 찾아내고 있습니다.

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