Day & Knight 체스 클럽이 Jform 엔터프라이즈로 등록과 결제를 체계적으로 관리하는 방법

Edwin Ruiz가 체스의 매력에 처음 빠진 건 초등학교 3학년 방과 후 수업에서였습니다. 세월이 흘러 어른이 된 그는 아이들에게도 그때 자신이 느꼈던 열정을 선물하고 싶다는 목표로 돌아왔습니다. 체스를 통해 비판적 사고력을 길러주고, 체스판 안팎에서 아이들이 자신감을 키울 수 있도록 돕기 위해서였죠.

Ruiz가 2022년에 설립한 Day & Knight Chess Club은 미국 남부 캘리포니아의 비영리 단체로, 실력과 관계없이 체스를 배우고 싶은 학생들을 위해 방과 후 프로그램, 아카데미 수업, 멘토링, 토너먼트 대회를 운영하고 있습니다. 지난해에만 코로나, 글렌도라, 리버사이드, 포모나 지역에서 3,000명이 넘는 학생들이 이곳의 프로그램에 참여했습니다.

프로그램 규모가 커지면서 참가 신청과 결제를 관리하는 데 점점 더 많은 시간이 들기 시작했습니다. Jform은 흩어져 있던 절차를 하나로 통합해 주었고, 덕분에 팀원들은 아이들을 가르치는 본연의 일에 더 많은 시간을 쏟을 수 있게 되었습니다.

한눈에 보는 Day & Knight Chess Club 도입 성과

참가 신청

신청서 작성, 면책 동의서 제출, 결제를 하나로 묶어 매끄러운 등록 환경 구축

토너먼트 운영

모든 레벨의 참가자가 훨씬 간편하게 대회를 신청할 수 있도록 개선

내부 운영

분산된 관리 툴에서 일일이 정보를 취합하는 시간 단축

거쳐야 할 단계가 너무 많았던 등록 절차

Jform을 도입하기 전에는 등록을 받으려면 제각각 분리된 여러 절차를 동시에 처리해야 했습니다. 학부모가 연락처를 보내고 Venmo나 Zelle로 참가비를 송금한 뒤, 다시 PDF나 전자서명 툴로 면책 동의서를 제출하는 식이었죠. 그러고 나면 직원들이 이 흩어진 정보를 일일이 수작업으로 대조하고 취합해 명단을 업데이트해야 했습니다. 

프로그램 규모가 커질수록 신청 내역과 결제 현황을 파악하고, 서류를 대조해 명단을 업데이트하는 일은 점점 더 감당하기 어려워졌습니다. 데이터를 입력하는 과정에서 학생이 누락되거나 정보가 잘못 기재되는 일도 빈번하게 발생했죠.

등록부터 운영까지 빈틈없이 관리하는 방법

Jform은 참가 신청, 면책 동의서 제출, 결제를 깔끔한 단일 양식으로 통합해 Day & Knight Chess Club의 등록 절차를 완전히 바꿔 놓았습니다.

학부모는 양식 하나만 제출하면 신청서 작성부터 참가비 결제, 면책 동의서 서명까지 한 번에 끝낼 수 있게 되었습니다. 자동화 기능 덕분에 학생 정보가 Google Sheets로 바로 전송되어, 수작업과 데이터 입력 오류는 줄어들고 학교 관리자와 코치진은 언제나 최신 명단을 확인할 수 있게 되었죠.

이러한 편리함은 토너먼트 참가 신청으로까지 이어졌습니다. 조건부 로직을 활용해 참가자의 자격과 실력에 따라 맞춤형 질문이 나타나도록 설정한 덕분에, 모든 참가자에게 똑같은 질문을 던질 필요 없이 각기 다른 수준의 선수들을 매끄럽게 수용할 수 있게 되었습니다.

또한 Jform의 조건부 로직으로 각 선수의 상태와 경험 수준에 맞게 질문을 구성하면서 Day & Knight Chess Club의 토너먼트 등록 절차도 한결 간소화되었습니다. 참가자는 자신에게 해당하는 질문만 확인하고 답하면 되기 때문에 신청 속도가 빨라졌을 뿐만 아니라 훨씬 맞춤화된 경험을 할 수 있었습니다.

참가 신청 외에도 Jform은 코치진의 서류 작업과 프로그램 보고서까지 한곳에서 관리할 수 있도록 돕고 있습니다. 디지털 양식으로 기록을 체계적으로 정리하다 보니 프로그램이 어떻게 운영되고 있는지 훨씬 명확하게 파악할 수 있습니다.

예전에는 서로 다른 툴을 오가며 수작업으로 후속 조치를 취해야 했던 일련의 과정을 하나로 연결한 결과, 참가자들은 더욱 전문적인 등록 환경을 경험하게 되었고 팀원들은 데이터를 입력하고 서류를 정리하는 시간을 크게 줄일 수 있었습니다.

절약한 시간만큼 학생들에게 더 집중하다

Day & Knight Chess Club이 얻은 가장 큰 수확은 무엇보다 소중한 학생들에게 온전히 집중할 시간을 되찾았다는 점입니다.

Day & Knight Chess Club의 설립자이자 대표인 Ruiz는 이렇게 말합니다. “Jform 덕분에 귀중한 시간을 정말 많이 아꼈고, 전반적인 업무 절차도 훨씬 간소화되었습니다. 이제는 우리에게 가장 중요한 일, 즉 학생들과 지역 사회에 가장 좋은 영향을 전하는 데 온전히 집중할 수 있게 되었죠.”