컬럼비아 카운티 교육구가 Jform 엔터프라이즈로 종이 워크플로를 해결한 방법

미국 조지아주에 위치한 컬럼비아 카운티 교육구(Columbia County School District, 이하 CCSD)는 초등학교부터 고등학교까지 총 31개의 캠퍼스를 운영하고 있습니다. 약 3만 명에 달하는 학생들의 참여를 이끌어내고 배움을 넓히며 영감을 주는 것이 이 교육구의 사명인데요. 이를 뒷받침하기 위해 CCSD 교직원들은 정말 다양한 양식을 활용합니다. 그런데 불과 얼마 전까지만 해도 이러한 양식 대부분이 종이 문서로 이루어져 있었습니다.

상황이 이렇다 보니 승인 워크플로우가 어디까지 진행되었는지 파악하기가 거의 불가능했고, 처리가 끝날 때까지 시간도 너무 오래 걸렸습니다. 교사들은 진행 상황을 확인하기 위해 수많은 이메일을 일일이 뒤져가며 길게 이어진 대화 스레드를 찾아내야만 했죠.

CCSD의 비즈니스 시스템 분석가인 조안 스페리(Joahn Sperry)는 “종이 양식은 언제나 시간을 잡아먹는 주범입니다”라고 말합니다. “사내 우편으로 보내거나 직접 찾아가서 전달하는 방식으로 제출해야 하는데, 지금 기준에서 보면 시대에 뒤떨어진 방식이죠.”

기능이 시대에 한참 뒤처져서 쓰다 보면 너무 답답해 눈을 찌르고 싶을 정도인 소프트웨어들을 다뤄야 할 때가 있습니다. 하지만 Jform은 시대의 흐름에 발맞추어 아주 훌륭하게 발전해 왔습니다.

Joahn Sperry, CCSD 비즈니스 시스템 분석가

더 나은 해결책을 고민하던 CCSD 관리팀은 Jform 엔터프라이즈를 도입했습니다. 이제 온라인 양식을 손쉽게 만들고 공유할 수 있을 뿐만 아니라, 양식을 작성하는 과정 자체도 훨씬 간편해졌습니다. 제출된 데이터는 깔끔하게 정리되어 원하는 기준으로 정렬할 수 있고, 워크플로우가 자동화되면서 업무 처리 속도도 한결 빨라졌죠. 행정팀은 승인 상태를 한눈에 투명하게 파악할 수 있게 되었고, 끝없이 이어지던 이메일 스레드는 이제 옛말이 되었습니다.

스페리는 “Jform 덕분에 업무가 편해졌냐고요? 네, 100퍼센트입니다”라고 덧붙입니다.

Case study results at a glance

31개 캠퍼스 간의 원활한 협업

1,800명의 담임 교사를 포함한 3,600명의 교직원이 종이 양식에서 벗어나 업무 효율을 높였습니다.

45,000건 이상의 양식 제출 및 지속적인 증가

간소화된 워크플로우 덕분에 약 30,000명의 학생들이 교사와 더 알찬 시간을 보낼 수 있게 되었습니다.

15개씩 이어지던 이메일 스레드에서 단일 데이터 소스로 전환

Jform으로 데이터 추적이 간편해지면서 각 워크플로우에서 불필요한 이메일이 사라졌습니다.

체계가 없던 시절

사실 교육구에는 인사(HR), 급여, 규정 준수 문서를 처리하기 위한 디지털 시스템이 이미 갖춰져 있었습니다. 하지만 스페리의 설명에 따르면, 교육구가 굴러가기 위해서는 이 몇 가지 정해진 워크플로우 외에도 훨씬 더 많은 업무가 필요하다고 합니다.

그는 고등학생용 주차증 신청서와 현장학습 동의서를 예로 들며 “학교를 원활하게 운영하려면 각양각색의 일반 업무용 양식이 천 가지는 족히 필요합니다”라고 말합니다.

사용하는 양식이 이토록 많다 보니 제출된 문서를 일일이 추적하는 건 사실상 불가능에 가까웠습니다. 특히 소프트웨어 승인 워크플로우에서 문제가 심각했는데요. Sperry는 “마치 무법천지 같았습니다. 각 학교에서 정식 검증 절차도 거치지 않고 소프트웨어를 신청하거나 심지어 자체적으로 도입해 쓰고 있었거든요”라고 당시 상황을 설명합니다.

Sperry와 비서실장 Karin Edwards의 말에 따르면, 승인 요청 하나를 처리하는 데만 이메일을 15번 이상 주고받아야 했습니다. Sperry는 “이메일로 업무를 처리하다 보니 실제 진행 과정을 한눈에 볼 수 있는 기록이 남지 않았습니다”라며, “이메일을 따로 저장해 둘 수는 있어도 전체 흐름을 파악하는 데는 별 도움이 되지 않았죠”라고 덧붙입니다.

진행 내역이 체계적으로 남지 않으니 담당자 입장에서는 요청이 승인됐는지 반려됐는지조차 확인할 방법이 없었습니다. 교사 1,800명을 포함해 직원만 3,600명에 달하는 교육구에서 이처럼 비효율적인 업무 방식이 쌓이다 보니, 정작 교사들은 불필요한 잡무에 시달릴 수밖에 없었습니다.

결국 교육구는 관리 체계를 바로잡고 공식 승인 없이는 소프트웨어를 사용할 수 없도록 조치를 취해야 했습니다. 이를 위해 Sperry는 가장 먼저 Jform 엔터프라이즈를 활용해 소프트웨어 승인 프로세스 워크플로우를 구축했습니다.

간편한 디지털 솔루션

Sperry가 처음 워크플로우를 구축할 때, 코딩이 필요 없는 Jform의 워크플로우 빌더 덕분에 작업을 수월하게 진행할 수 있었습니다. IT 팀에 추가 업무 부담을 주지 않고도 직접 필요한 워크플로우를 만들어냈죠.

그녀가 만든 소프트웨어 신청 워크플로우는 어느 부서에서 신청하는지 등 꼭 필요한 기본 정보를 수집하는 양식에서 시작됩니다. 이후 조건부 로직에 따라 제출된 데이터가 적절한 담당자와 부서로 자동 전달되므로, 관련된 모든 사람이 진행 상황을 놓치지 않고 파악할 수 있습니다.

Sperry는 “이제 사용자들은 양식에 정해진 구체적인 정보를 입력하도록 안내받습니다. 그렇게 접수된 신청서는 가장 먼저 제게 전달되어 사전 검토를 거치죠”라며, “제가 소프트웨어 업체에 연락해 해당 프로그램을 평가하고 나면, 신청서가 승인 절차에 따라 여러 결재자에게 차례로 넘어갑니다”라고 설명합니다.

소프트웨어 신청 워크플로우를 함께 관리하는 Edwards는 승인 과정을 한눈에 파악할 수 있게 된 점에 특히 만족하고 있습니다. 그녀는 “예전에는 누군가 가장 최근에 보낸 이메일에 답장하지 않고 넘어가는 일이 종종 있었어요. 전체 흐름을 한곳에서 모아 볼 수가 없었거든요. 하지만 이제는 모든 내역이 바로 눈앞에 정리되어 있습니다”라고 말합니다.

워크플로우를 추적하기가 워낙 쉽다 보니, Sperry는 과거에 내려진 결정 사항도 언제든 다시 확인할 수 있습니다. 그녀는 “‘아뇨, 우리는 분명히 처리했고 여기 그 근거가 있습니다’라고 명확히 말할 수 있어서 곤란한 상황을 모면한 적이 한두 번이 아닙니다”라고 덧붙입니다.

Jform 덕분에 업무가 한결 편해졌냐고요? 네, 100% 그렇습니다.

Joahn Sperry, 비즈니스 시스템 분석가, CCSD

또한 이 교육청은 Jform을 도입해 기존의 종이 문서로 처리하던 연수 및 공가 신청 절차도 크게 개선했습니다. Sperry는 종이 양식을 온라인 워크플로우로 전환할 때, 교육청에서 쓰는 다른 어떤 소프트웨어보다 Jform을 활용하는 편이 훨씬 수월했다고 말합니다.

그녀는 “우리가 다루는 프로그램 중에는 기능이 너무 시대에 뒤떨어져서 쓰는 내내 속이 터질 것 같은 것들도 있거든요”라며, “반면에 Jform은 시대의 흐름에 맞춰 발 빠르게 발전하고 있습니다”라고 전합니다.

Sperry와 그녀의 팀은 Jform 엔터프라이즈를 통해 복잡한 워크플로우를 만들고, 이를 놀라울 정도로 간편하게 관리하고 있습니다. 그녀는 “직접 들어가서 두세 시간 만에 원하는 시스템을 구축하고 전체 이력까지 한눈에 확인할 수 있다는 건 정말 엄청난 장점입니다”라고 말합니다.

단순 반복 업무는 줄이고, 더 가치 있는 일에 집중하다

콜럼비아 카운티 교육청(Columbia County School District)은 마치 ‘서부 개척 시대’처럼 무질서하게 흩어져 있던 종이 문서와 이메일 스레드를 디지털로 전환하여, 파편화된 업무 프로세스를 체계적이고 투명한 워크플로우로 바꾸었습니다. Jform 엔터프라이즈 덕분에 끝없이 이어지던 이메일 사슬은 이제 과거의 일이 되었으며, 중앙 집중식 감사 기록을 통해 31개 모든 캠퍼스에서 명확한 책임 소재를 보장할 수 있게 되었습니다.

지금까지 45,000건 이상의 제출 데이터를 처리한 교육청은 비효율적인 종이 양식과 수동 후속 조치에서 벗어나, 유연한 노코드 솔루션을 적극적으로 도입하고 있습니다. 그 결과 교직원들은 승인 현황을 확인하거나 서류를 찾아다니는 데 시간을 쏟는 대신, 30,000명의 학생들과 소통하고 교육의 질을 높이며 영감을 주는 데 훨씬 더 많은 시간을 할애하고 있습니다.