IBEW Local 26가 Jform 엔터프라이즈로 회원 가입 신청 처리 속도를 92% 단축한 방법

IBEW Local 26 + Jform 엔터프라이즈: 한눈에 보는 도입 성과

신청서 작성 시간 단축

92%

2025년 처리된 신청서 수

3,000+

2018년 이후 연간 신청서 처리 건수 증가율

77%

현재 노동조합이나 비영리 단체를 이끌고 계신다면 채용, 온보딩, 규정 준수, 보고 업무는 물론 그 사이의 수많은 세부 업무를 동시에 처리하고 계실 것입니다. 단체의 사명에 깊은 애정을 가지고 있더라도, 끝없는 서류 작업과 수동 프로세스 때문에 정작 중요한 변화를 만들어내는 데 써야 할 시간과 에너지를 빼앗기는 경우가 너무나 많습니다.

불과 몇 년 전, IBEW Local 26이 처했던 상황이 바로 그랬습니다.

1892년에 설립된 IBEW Local 26은 워싱턴 D.C., 메릴랜드, 버지니아 전역의 전기 기술자들을 대표하는 국제전기노동자조합(International Brotherhood of Electrical Workers) 산하 지부입니다. 이 단체는 공정한 임금, 든든한 복리후생, 안전한 근무 환경을 대변하는 동시에 차세대 숙련 전기 기술자를 양성하고 있습니다. 이들의 사명은 명확합니다. 최고 수준의 교육으로 조합원의 역량을 강화하고, 권리를 보호하며, 모든 작업 현장에 최상의 가치를 제공하는 것입니다.

하지만 100년이 넘는 역사를 지닌 사명 중심의 조직이라도 구식 프로세스에 의존하게 되는 경우가 있습니다.

산더미 같은 서류 작업을 디지털 효율성으로 전환

Jform을 도입하기 전, IBEW Local 26의 조합원 모집과 온보딩은 종이 문서를 기반으로 이루어졌습니다. 지원자들은 대면 세션에 참석해 거의 한 시간 동안 앉아서 6~7페이지에 달하는 서류를 작성해야 했으며, 여러 양식에 동일한 정보를 중복해서 기입하는 일도 다반사였습니다.

조직 담당자인 Mark Pontello의 설명에 따르면, 이 과정은 시간이 많이 소요되고 비효율적이었습니다. 담당자들은 업무를 진행하기 위해 “Dropbox와 Outlook 템플릿이 뒤섞인 복잡한 시스템”을 관리해야 했습니다. 어떤 서류가 제출되었고 어떤 서류가 누락되었는지 파악하려면 일일이 수동으로 후속 조치를 취해야만 했습니다.

Pontello는 아내가 작성하던 온라인 양식을 통해 우연히 Jform을 알게 되었습니다. 그는 이를 보자마자 조직의 워크플로를 디지털화하고 중단 없이 조합원들에게 서비스를 제공하는 데 꼭 필요한 솔루션임을 직감했다고 말합니다.

“Jform을 발견하고 우리 신청서에 적용하는 방법을 파악한 순간, 모든 작업이 일사천리로 진행되었습니다.”라고 Pontello는 말합니다.

노동조합은 종이 가입 신청서에서 완전히 디지털화된 신청서로 단번에 전환했습니다.

그 효과는 극적이었습니다. 한 시간이 걸리던 서류 작업은 단 5분 만에 작성할 수 있는 단일 온라인 양식으로 바뀌었고, 신청서 작성 시간은 92%나 단축되었습니다.

2018년 IBEW Local 26은 연간 약 700건의 가입 신청서를 처리했습니다. 2025년에는 그 수가 3,000건을 넘어섰으며, 이는 77% 증가한 수치입니다.

완전히 판도를 바꾸어 놓았습니다.

Mark Pontello, IBEW Local 26 조직 담당자

단순한 양식을 넘어 전체 워크플로를 디지털화

많은 비영리 단체 리더들은 디지털 전환을 위해 복잡한 IT 프로젝트나 값비싼 컨설턴트가 필요할 것이라고 걱정합니다. 하지만 Pontello의 경험은 그렇지 않다는 것을 보여줍니다.

그는 가입 신청서를 관리하기 위해 단일 사용자 플랜으로 시작했습니다. 플랫폼이 제공하는 가치를 확인한 조직은 부서 전체로 사용 권한을 확대하기 위해 Jform 엔터프라이즈로 업그레이드했습니다.

오늘날 문서 수집 및 승인을 포함한 조합원 가입 신청 프로세스는 모두 Jform을 통해 이루어집니다. “지원자로부터 어떤 서류를 받았고 무엇이 더 필요한지 파악하는 데 큰 도움이 됩니다.”라고 Pontello는 설명합니다.

조합원이 되기 위해 필요한 실무 경력은 문서로 증빙해야 하므로, Jform의 파일 업로드 기능은 필수적인 요소가 되었습니다. 이메일 스레드를 뒤지며 첨부 파일을 일일이 찾는 대신 지원자가 모든 서류를 안전하게 업로드할 수 있게 되면서, IBEW Local 26 직원들은 한곳에서 모든 자료를 확인할 수 있게 되었습니다.

심지어 Pontello는 정교한 다단계 승인 워크플로를 직접 구축하기도 했습니다. 그는 “시행착오”를 겪으며 완성했다고 웃으며 말하지만, 그 결과는 매우 강력합니다. 끝없이 이메일을 주고받을 필요 없이 신청서 승인 절차가 진행되며, 적절한 이해관계자에게 자동으로 알림이 전송됩니다.

“자동 이메일 발송 기능은 우리 팀원들에게 정말 큰 도움이 되었습니다.”라고 Pontello는 말합니다.

이제 이들은 Pontello가 ‘신청 프로세스 버전 2.0’이라 부르는 단계에 접어들었으며, Jform의 새로운 기능이 출시될 때마다 프로세스를 지속적으로 다듬고 개선하고 있습니다.

팀원의 역량 강화

비영리 단체가 성장함에 따라 업무 조율은 더욱 어려워집니다. 여러 직원이 동일한 정보에 접근해야 하지만, 권한 제한과 단절된 시스템은 혼란을 초래할 수 있습니다.

Jform 엔터프라이즈를 통해 IBEW Local 26은 중앙 집중식 데이터베이스를 기반으로 운영됩니다. 모든 직원이 동일한 단일 정보 소스를 바탕으로 일할 수 있게 된 것입니다.

“모두가 같은 정보를 공유하고 보조를 맞추는 것이 훨씬 더 쉽고 매끄러워졌습니다.”라고 Pontello는 말합니다.

직원, 자원봉사자, 행정 업무를 관리하는 비영리 단체 리더에게 이러한 수준의 명확성은 혁신적인 변화를 가져올 수 있습니다. 회의 시간을 스프레드시트 데이터를 대조하는 데 허비하는 대신, 팀은 전략 수립과 서비스 제공에 집중할 수 있습니다.

Pontello는 이러한 이점이 노동조합에만 국한되지 않는다고 믿습니다.

“이는 기술 직종에만 국한되지 않습니다. 채용이나 온보딩 업무를 담당하는 모든 부서에서 큰 이점을 얻을 수 있습니다.”라고 Pontello는 말합니다.

미래를 향한 도약

IBEW Local 26이 Jform 엔터프라이즈의 활용 범위를 Pontello가 말하는 “완전한 엔터프라이즈 도입” 단계로 확장함에 따라, 직원들은 나머지 모든 부서에도 플랫폼을 구축한다는 목표를 향해 나아가고 있습니다. 이를 통해 모든 직원에게 각자의 권한을 부여하고 자체적인 디지털 프로세스를 관리할 수 있는 역량을 제공할 계획입니다.

“앞으로 몇 달 동안 이 플랫폼을 통해 우리의 역량을 마음껏 펼칠 수 있을 것으로 기대합니다.”라고 Pontello는 말합니다.

동종 업계 동료들에게 전하는 그의 조언은 명쾌합니다. 조직, 특히 기술 직종의 조직은 기술 발전에 발맞추어야 한다는 것입니다. 올바른 플랫폼은 조직의 사명을 대체하는 것이 아니라 오히려 이를 더욱 강화해 줍니다.

Pontello의 말처럼, “완전히 판도를 바꾸어 놓는” 도구가 될 것입니다.