구글폼 마감 설정 방법: Form Scheduler 활용 가이드

Form Scheduler는 제출 수 제한, 날짜, Google 캘린더 이벤트를 기반으로 Google Forms의 응답 수락 시점을 제어하는 Google Workspace 양식 예약 부가기능입니다. 

현재 Google Forms에는 마감 날짜(특정 날짜와 시간에 자동으로 응답 수락을 중단하는 기능)와 응답 제한(수신할 응답 수의 상한을 설정하는 기능) 같은 기본 기능이 포함되어 있습니다.

Google Forms에서 Form Scheduler를 활용한 구글폼 마감 설정 방법이 궁금하다면, 이 글이 도움이 될 것입니다. 캘린더 이벤트에 맞춘 양식 열기 및 닫기, 수동 초기화 대신 양식 예약, 전체 양식에 하나의 제한을 두는 대신 각 이벤트 발생 건별로 서로 다른 구글폼 인원 제한을 설정하는 방법을 다룹니다. 

이 글에서는 부가기능 설치부터 각 옵션 구성, 완성된 예약 테스트까지 단계별로 안내하여 양식을 공유하기 전에 정상 작동 여부를 확인할 수 있도록 도와드립니다. 

1. Google Forms에 Form Scheduler 설치하기

Form Scheduler의 기능을 사용하려면 먼저 설치가 필요합니다.

설치 방법은 다음과 같습니다:

1.  Google Forms를 열고 상단 도구 모음에서 퍼즐 조각 모양의 부가기능 아이콘을 클릭한 다음 부가기능 설치하기를 선택합니다.

2.  Google Workspace Marketplace에서 Form Scheduler를 검색하고 설치를 클릭합니다.

3.  요청된 권한을 확인하고 계속을 클릭한 다음, 해당 양식에 사용하는 Google 계정으로 로그인합니다.

Form Scheduler 열기 및 구성하기

Form Scheduler는 사용하기 쉬우며, 이 섹션의 1단계와 2단계를 따르면 콘솔 내에서 모든 설정을 구성할 수 있습니다. 

Form Scheduler에 접근하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 양식을 열고 부가기능 아이콘을 클릭한 다음 Form Scheduler를 선택하여 부가기능 메뉴를 실행합니다.

2. 메뉴에서 Configure schedules를 선택합니다. 

이제 오른쪽 하단에 Form Scheduler 콘솔이 표시됩니다. 이곳에서 모든 구글폼 마감 설정을 편집할 수 있습니다. 다음 섹션에서는 양식 예약, 캘린더 이벤트와 양식 연동 등 다양한 기능을 찾는 방법을 안내합니다.

2. Form Scheduler로 최대 응답 수 제한 설정하기

최대 응답 수 제한은 Form Scheduler의 무료 기능 중 하나로, Google Forms의 기본 구글폼 응답 개수 제한 설정과 동일한 방식으로 작동합니다. 

100건 이후 응답을 중단하는 것처럼 단순히 전체 응답 수에 하나의 상한만 필요하다면, Google Forms의 기본 응답 제한 기능만으로도 부가기능 없이 충분합니다. 

Form Scheduler는 양식의 다른 부분에서 이미 캘린더 기반 예약을 사용하고 있다면 활용할 가치가 있습니다.

Form Scheduler에서 제한을 설정하는 방법은 다음과 같습니다:

Form Scheduler 팝업에서 “schedule to” 드롭다운이 “Stop at maximum“으로 되어 있는지 확인한 다음, 허용할 제출 수를 입력하고 Save를 클릭합니다. 해당 수에 도달하면 양식이 새 응답 수락을 중단합니다.

3. 특정 날짜와 시간에 양식이 마감되도록 예약하기

“schedule to stop at specific date and time” 설정을 사용하면 수동으로 닫거나 무기한 열어 두는 대신, 정확한 날짜와 시간에 Google Forms가 열리고 닫히도록 구글폼 기간 설정을 예약할 수 있습니다. 응답 제한과 마찬가지로 이 기능도 Google Forms에 기본으로 제공됩니다. 단일 고정 마감 날짜만 필요하다면 양식에 시간 및 응답 제한을 추가하는 방법을 참고하세요.

Form Scheduler 버전은 양식의 다른 부분에서 캘린더 기반 규칙과 함께 설정할 때 특히 유용합니다. 모든 예약 로직을 한곳에서 관리할 수 있기 때문입니다. 

Form Scheduler에서 제한을 설정하는 방법은 다음과 같습니다:

Form Scheduler 팝업에서 “schedule to” 드롭다운이 “Stop at specific date and time“으로 되어 있는지 확인한 다음, 허용할 제출 수를 입력하고 Save를 클릭합니다. 해당 수에 도달하면 양식이 새 응답 수락을 중단합니다.

4. Google 캘린더 이벤트로 양식 열기 및 닫기

Google 캘린더 이벤트로 양식을 열고 닫는 기능은 Form Scheduler가 Google Forms의 기본 기능을 넘어서는 부분입니다. 고정된 날짜 대신 Google 캘린더의 실제 이벤트에 양식의 가용 여부를 연동할 수 있습니다. 즉, 이벤트가 시작되면 양식을 열어 응답을 받고 이벤트가 끝나면 구글폼 응답 마감을 자동으로 처리할 수 있습니다. 이 기능은 등록 기간, 수업 세션, 팝업 신청 등과 연계된 Google Forms 캘린더 예약에 유용합니다. 

중요 참고사항: 타이밍이 항상 정확하지는 않습니다. Form Scheduler는 캘린더 이벤트 전후로 최대 60분의 오차를 허용하므로, 시간이 매우 중요한 경우에는 이 방법을 사용하지 않는 것이 좋습니다.

캘린더 이벤트에 맞춰 Google Forms 가용 시간을 예약하는 방법은 다음과 같습니다:

Form Scheduler 팝업에서 “schedule to” 드롭다운이 “Accept during calendar events“로 되어 있는지 확인한 다음, 이벤트가 등록된 캘린더를 선택합니다.

5. 반복 캘린더 이벤트에 대한 응답 제한 설정하기

캘린더 이벤트에서는 응답 제한도 제어할 수 있으며, 서로 다른 역할을 하는 두 가지 별도 설정이 있습니다:

1. Limit the number of responses during each event to: 개별 이벤트당 응답 수를 제한합니다. 주간 워크숍과 같은 반복 이벤트를 운영하는 경우, 매 세션마다 새로운 제한을 설정할 수 있습니다(예: 매 세션당 20명).
2. Stop accepting after a total of: 이벤트 횟수에 관계없이 모든 이벤트를 합산한 전체 응답 수를 제한합니다. 전체 수에 도달하면 아직 진행되지 않은 이벤트를 포함하여 모든 이벤트에 대해 양식이 응답 수락을 중단합니다.

다음 이미지는 각 설정의 위치를 보여줍니다. 반복 캘린더 이벤트 설정 단계를 따른 후 스케줄러를 스크롤하면 찾을 수 있습니다:

6. 마감 메시지 및 예약 알림 추가하기

양식이 마감된 후, 방문자가 “더 이상 응답을 받지 않습니다”라는 기본 메시지만 보고 무슨 상황인지 궁금해하는 것은 바람직하지 않습니다. 

마감 메시지를 사용하면 상황을 직접 작성한 문구로 설명하고, 대기자 명단 안내, 양식 재개 시기 공지, 또는 방문에 대한 감사 인사 등의 행동 유도 문구를 추가할 수 있습니다.

마감 메시지 예시:

• “관심을 가져 주셔서 감사합니다! 이 이벤트의 등록이 마감되었습니다. 대기자 명단에 등록하시려면 여기를 클릭하세요: [링크].”
• “정원이 마감되어 이 양식이 닫혔습니다. 다음 세션은 [날짜]에 확인해 주세요.”
• “이 양식의 제출이 마감되었습니다. 문의 사항이 있으시면 [이메일]로 연락해 주세요.”
• “이 설문조사가 마감되었습니다. 응답해 주신 모든 분께 감사드립니다! 결과는 곧 공유될 예정입니다.”
• “이 이벤트가 종료되어 양식이 더 이상 응답을 받지 않습니다. 향후 이벤트에 등록하시려면 여기를 클릭하세요: [링크].”

예약 알림은 양식이 열리거나, 닫히거나, 응답 제한에 도달할 때마다 이메일을 보내줍니다. 따라서 페이지를 새로고침하며 확인할 필요가 없습니다. 캘린더 기반 또는 반복 예약을 운영할 때 특히 유용한데, 양식이 자동으로 열리고 닫히기 때문입니다.

Form Scheduler의 모든 옵션—응답 제한만 설정하든, 특정 날짜와 시간을 예약하든, 이러한 옵션을 반복 캘린더 이벤트와 조합하든—에는 메시지 추가 및 예약 알림 기능이 포함되어 있습니다. Form Scheduler 창을 아래로 스크롤하기만 하면 됩니다:

7. Form Scheduler 설정 테스트하기

양식을 공유하기 전에, 설정한 모든 규칙이 예상대로 작동하는지 테스트하세요. 응답 제한, 마감 날짜, 캘린더 기반 규칙은 모두 상호 작용할 수 있으므로, 간단한 테스트를 통해 실제 응답자가 문제를 겪기 전에 충돌을 발견할 수 있습니다.

1. 시크릿 창에서 양식을 열거나(또는 동료에게 열어 달라고 요청하여) 테스트 응답을 제출합니다. 양식이 예상대로 응답을 수락하는지 확인합니다.
2. 응답 제한이나 마감 날짜를 빠르게 도달할 수 있는 값으로 임시 변경한 다음, 테스트 응답을 추가로 제출하여 해당 제한에 도달하면 양식이 실제로 Google Forms를 닫는지 확인합니다.
3. 캘린더 기반 규칙을 사용하는 경우, 연결된 캘린더에 짧은 테스트 이벤트를 만들어 양식이 이벤트와 함께 열리고 닫히는지 확인합니다. 이 방법은 실제 이벤트에 활용하기 전에 반복 Google Forms 예약이 여러 회차에 걸쳐 올바르게 작동하는지 확인하는 가장 좋은 방법이기도 합니다.

테스트를 통해 모든 것이 정상 작동하는 것을 확인한 후, 변경했던 제한이나 날짜를 실제 값으로 다시 되돌려 놓으세요.

Form Scheduler 활용 팁 및 제한 사항

Form Scheduler는 300만 건 이상의 다운로드를 기록한 최고의 Google Forms 부가기능 중 하나이지만, 중요한 용도로 사용하기 전에 알아두어야 할 몇 가지 특이 사항이 있습니다. 

유의해야 할 사항은 다음과 같습니다:

• 캘린더 이벤트 이름을 정확히 일치시키세요: Form Scheduler는 이벤트 이름으로 캘린더 이벤트에 연결되므로, 오타가 있거나 이벤트 이름이 변경되면 연결이 끊어질 수 있습니다. 사용하기 전에 이벤트 이름이 정확히 일치하는지 반드시 확인하세요.
• 예약 여유 시간을 확보하세요: 캘린더 기반 타이밍은 최대 60분까지 앞뒤로 오차가 발생할 수 있으므로, 시간이 중요한 용도에는 사용을 피하고 정확한 타이밍이 필요한 경우 여유 시간을 추가하세요.
• 반복 이벤트와 가변 제한을 테스트하세요: 반복 예약과 이벤트별 제한은 올바르게 구성하기가 가장 복잡한 설정입니다. 실제 응답자에게 적용하기 전에 최소 한 번의 전체 주기를 테스트하세요.
• 7일 프리미엄 체험판을 확인하세요: 캘린더 기반 수락은 7일 무료 체험이 제공되는 프리미엄 기능입니다. 체험 기간 이후에도 계속 사용하려면 유료 플랜이 필요합니다.
• 가능하면 Google Chrome을 사용하세요: Form Scheduler는 Chrome에서 가장 잘 작동하도록 설계되었으며, 다른 브라우저에서는 일부 기능이 지원되지 않을 수 있습니다.
• 권한 및 Google 서비스 할당량을 확인하세요: Form Scheduler는 캘린더 및 양식 데이터에 대한 접근 권한을 요청하며, Google Apps Script 서비스 할당량의 적용을 받습니다. 따라서 매우 높은 트래픽의 양식은 간혹 속도 제한에 걸릴 수 있습니다.

부가기능 없이 양식 예약하기: Jform을 사용하세요

이제 Google Forms 사용법과 Form Scheduler를 알게 되셨으니, 이 조합이 어떤 용도에 적합한지 아실 수 있습니다: 등록, 예약, 반복 이벤트를 위한 유연한 캘린더 기반 예약이 가능한 무료 양식입니다. 

하지만 부족한 점도 아실 겁니다. 예를 들어, 복잡한 로직을 갖춘 완전히 맞춤화된 브랜드 양식을 부가기능을 이것저것 조합하지 않고 한 곳에서 구축하고 관리하는 기능 말입니다.

다행히 Jform 양식 예약과 같이 Google Forms와 Form Scheduler의 모든 기능은 물론 그 이상을 제공하는 더 나은 옵션이 있습니다. 

양식을 Jform으로 이전할 준비가 되셨나요?

Jform으로 양식 마이그레이션하기

Jform의 기본 예약 기능에는 다음이 포함됩니다:

• 기본 제공 만료 날짜 및 제출 제한
• 마감된 양식에 대한 맞춤 메시지
• 반복 예약 가용 시간 및 일일 예약 제한
• 1:1 및 그룹 예약 슬롯
• Google 캘린더 양방향 동기화
• 자동 리마인더 및 Jform 테이블의 실시간 캘린더 뷰

예약 필드 설정에서 이 모든 기능이 하나로 통합됩니다. 가용 요일 및 시간, 예약 시간, 날짜 범위, 휴일, 최소 예약 사전 알림, 일일 최대 예약 수, 그룹 수용 인원, 리마인더 이메일까지 하나의 필드에서 모두 정의할 수 있습니다.

Jform의 Google 캘린더 양방향 동기화는 기존 캘린더 이벤트를 기반으로 양식 가용 시간을 자동으로 차단하고, 양식을 통해 예약된 모든 일정을 연결된 캘린더에 자동으로 추가합니다. 예약 필드를 사용하지 않더라도 Jform의 Google 캘린더 연동을 통해 모든 양식 제출에서 캘린더 이벤트를 생성할 수 있습니다. 

처음부터 다시 만드는 대신 기존 양식을 가져오고 싶다면, Google Forms를 Jform으로 몇 초 만에 마이그레이션할 수 있습니다. 양식이 게시된 후에는 Jform 테이블 캘린더 뷰를 통해 양식을 별도로 확인하지 않고도 예약 및 제출 현황을 실시간으로 확인할 수 있습니다.