미국 테네시주에 자리 잡은 립스콤 대학교(Lipscomb University)는 2025년 포브스(Forbes) 선정 ‘미국 최고 대학’에 이름을 올리는 등 수많은 대외 평가를 통해 그 우수성을 인정받고 있는 명문 사학입니다.
하지만 불과 얼마 전까지만 해도 교내의 수많은 핵심 업무가 종이 서류와 끝없는 이메일, 그리고 사람이 일일이 서류를 넘기는 수작업에 의존하고 있었습니다. 자연히 서류가 분실되기 일쑤였고, 업무가 어디까지 진행되었는지 파악하기 어려웠으며, 데이터를 직접 옮기다 보니 오류가 잦아 전반적인 업무 효율이 크게 떨어졌죠. 5,000명에 가까운 학생들에게 200개가 넘는 전공 과정을 제공하는 대학 규모를 생각하면, 이런 방식의 워크플로우는 더 이상 유지하기 어려운 상황이었습니다.
그러던 중 2022년, 학사 운영 디렉터 겸 총괄 비서인 애비 벨(Abby Bell)이 대학에 합류하면서 행정 절차를 현대화할 방법을 모색하기 시작했습니다. 그녀는 Jform을 발견하자마자, 가장 먼저 시간이 오래 걸리던 겸임교수 채용 워크플로우부터 자동화를 시도해 보았습니다.
벨은 프로그램의 자동화 기능을 활용해 양식이 학장, 학과장 및 기타 검토자에게 자동으로 전달되도록 Jform 워크플로우를 구축했습니다. 덕분에 제출 데이터를 한눈에 확인하고 분석하기가 훨씬 수월해졌고, Jform의 연동 기능을 통해 외부 클라우드 서비스로 데이터를 자동 전송할 수 있게 되었습니다. 결과적으로 데이터를 일일이 수기로 입력할 필요가 없어졌고 데이터의 정확도가 높아졌으며, 약 300명에 달하는 전임 교원들이 꼭 필요한 정보에 언제든 손쉽게 접근할 수 있는 환경이 마련되었습니다.
실제로 단 하나의 워크플로우만으로도 필요한 업무의 80%를 자동화하는 성과를 거두었으며, 현재 립스콤 대학교는 캠퍼스 전역에서 100개가 넘는 자동화 워크플로우를 운영하고 있습니다. 여기에 더해 벨은 700여 명의 신입생을 대상으로 사전 지식 점검을 진행할 때도 Jform AI 에이전트를 활용했습니다. 그녀는 특히 프레젠테이션 에이전트가 앞으로 교육 환경을 완전히 바꿔놓을 잠재력을 가지고 있다고 평가합니다.
벨은 “저는 Jform을 정말 좋아해요. 우리 대학은 이제 말 그대로 ‘Jform 캠퍼스’가 되었죠. 학사 행정 절차와 워크플로우의 상당 부분, 사실상 거의 모든 업무가 Jform으로 이전되었습니다. 교무처는 물론이고 교내 행사, 기숙사 운영, 학생 지원 등 캠퍼스 곳곳에서 가장 먼저 찾는 필수 도구가 되었어요”라고 전했습니다.
Case study results at a glance
겸임교수 채용 워크플로우 80% 자동화
과거 큰 업무 부담이었던 립스콤 대학교의 겸임교수 채용 절차가 Jform 워크플로우 도입 후 거의 완벽하게 자동화되었습니다.
117개의 워크플로우로 업무 시간 단축
소통, 데이터 전송, 알림 등을 자동화하는 워크플로우를 통해 대학 내 여러 부서의 업무 시간을 크게 줄였습니다.
신입생 752명 대상 Jform AI 프레젠테이션 에이전트 교육
Jform AI 에이전트가 신입생을 대상으로 사전 지식 점검을 진행하며 교육 분야의 AI 활용 가능성을 보여주었습니다.
“이 일 때문에 제 수명이 깎이는 기분이었어요”
벨이 교무처의 종이 문서 작업을 대체할 디지털 솔루션을 찾기 시작했을 때, 가장 시급하게 해결해야 했던 과제는 다름 아닌 립스콤 대학교의 겸임교수 채용 워크플로우를 개선하는 일이었습니다.
“겸임교수 한 명을 채용하는 데 필요한 서류를 처리하느라 1시간 반에서 길게는 2시간 반까지 걸렸어요. 일 년에 약 300명의 겸임교수를 채용하니, 이 일에만 너무 많은 시간이 쓰이고 있었죠.
게다가 저 혼자서 끝나는 일도 아니었습니다. 채용을 진행해야 하는 학과장과 학장도 서류를 검토해야 했고, 그 뒤에 저희 교무처에서 겸임교수와 전임교원의 계약서를 작성했거든요. 마침 그 시기에는 인력 공백까지 있어서 제가 다른 직원의 몫까지 두 사람분의 일을 해내야 했습니다. 속으로 ‘더 이상은 못 하겠다. 방법을 찾아야 해. 이 일 때문에 내 수명이 다 깎이겠다’라는 생각이 절로 들었죠. 모든 업무를 제때 처리하려고 말도 안 되는 시간 동안 일해야 했으니까요.”
가장 먼저 발등에 떨어진 불은 겸임교수 채용이었지만, 사실 캠퍼스 곳곳에서 종이 서류로 처리하던 수많은 업무가 전반적으로 문제를 일으키고 있었습니다.
“종이 서류가 너무 많다 보니 분실되는 일이 다반사였어요. 다른 부서에서 ‘서명받아야 할 서류 다섯 장을 조교 편에 보냈는데요’라고 말하면, 저는 ‘저희 쪽에는 안 온 것 같은데요. 확실히 보내신 거 맞나요?’라고 되묻곤 했죠.
실제로 어떤 업무가 어디까지 처리되었는지 명확하게 추적할 방법이 없다 보니, 중간에서 누락되는 일들이 계속해서 발생했습니다.”
제가 Jform에서 가장 좋아하는 기능 중 하나는 백엔드에서 돌아가는 워크플로우입니다. 제 업무를 만 배는 더 편하게 만들어 주거든요. 제출 페이지나 보고서를 통해 업무가 어디까지 진행되었는지 한눈에 파악할 수 있다는 점이 정말 마음에 듭니다. 인박스를 열기만 하면 누가 아직 양식에 서명하지 않았는지 바로 확인할 수 있어서 정말 큰 도움이 되고 있어요.
애비 벨(Abby Bell), 립스콤 대학교 학사 운영 디렉터 겸 총괄 비서
교내 행사 승인 절차 역시 즉각적인 개선이 필요했습니다. 행사 신청서를 종이로 작성하거나 이메일로 주고받다 보니 제출 내역을 추적하기가 무척 까다로웠기 때문이죠. 벨은 “모든 자료가 한곳에 모여 있지 않다 보니 중간에 누락되는 일들이 생겼습니다”라고 설명합니다.
“전반적인 업무 환경을 전부 업그레이드하고 싶었어요. 모든 절차를 훨씬 더 간소화하고 효율적으로 만들어야 했죠. 그리고 무엇보다도 비교적 빠르게 바로 도입할 수 있는 솔루션이 절실했습니다.”
Jform 캠퍼스로의 전환
벨은 Jform 무료 계정에 가입한 뒤 곧바로 온라인 양식을 만들기 시작했습니다. 누구나 쉽게 다룰 수 있는 Jform의 편의성과 Jform 지원팀의 든든한 서포트 덕분에, 그녀는 머릿속으로 구상하던 바를 정확하게 구현해 낼 수 있었습니다.
벨은 “사용법이 정말 직관적이고 편리해요”라며, “어떤 부분에서든 도움이 필요할 때마다 Jform 지원팀이 발 빠르게 나서서 문제를 해결하는 방법이나 제가 원하는 방식대로 작동하게 만드는 법을 찾도록 도와주었습니다”라고 말합니다.
이후 벨은 립스콤 대학교의 모든 교직원이 함께 사용할 수 있는 계정 도입을 적극 추진했고, 대학 측은 다음과 같은 기능을 제공하는 jform 엔터프라이즈로 업그레이드했습니다.
- 양식 및 각종 리소스 무제한 생성
- 팀 단위로 협업할 수 있는 워크스페이스
- 역할 기반의 세분화된 접근 권한 설정
- 안전한 로컬 데이터 레지던시 센터 지원
- 사용자, 양식 등을 한눈에 파악하고 통합 관리할 수 있는 관리자 콘솔
이처럼 확장성 높은 Jform 계정을 갖추게 된 벨은 교내의 다른 종이 서류 작업들도 하나씩 없애기 시작했습니다.
“행사 기획팀을 찾아가 ‘이제부터 이 툴을 꼭 써주셔야겠어요’라고 말했죠. 그랬더니 팀에서 워크플로우에 맞춰 업무를 처리할 수 있도록 여러 개의 양식을 금방 만들어 내더군요. 가장 먼저 어떤 행사인지, 초청 연사가 있는지부터 파악할 수 있게요.
그다음에는 학내에서 행사를 여는 데 승인이 필요한지, 후원을 받을 예정이라 별도 승인을 거쳐야 하는지, 마케팅이나 기타 업무와 관련해 어느 부서의 확인을 받아야 하는지 등을 차례로 확인합니다. 행사 기획팀에서 이렇게 시스템을 구축하자마자 캠퍼스 내 모든 구성원이 이 방식을 따르기 시작했어요. 이제 교내에서 Jform을 거치지 않는 업무가 거의 없을 정도입니다.”
제출된 양식은 승인을 위해 관련 담당자들에게 자동으로 전달되며, 워크플로우의 각 단계가 완료될 때마다 이메일 알림이 자동으로 발송됩니다. 모든 데이터는 립스콤 대학교의 jform 엔터프라이즈 계정에 안전하게 보관되며, jform 테이블, 인박스, 리포트 빌더를 통해 언제든 손쉽게 열람하고 분류할 수 있습니다.
Jform AI로 만들어가는 교육 환경의 변화
최근 벨은 립스콤 대학교에 입학하는 신입생 752명을 대상으로 사전 지식 점검을 진행하기 위해 Jform의 AI 프레젠테이션 에이전트를 활용했습니다. 그녀는 학생들과 자연스럽게 소통하며 각자의 이해도에 맞춰 설명을 조절하는 프레젠테이션 에이전트의 능력에 깊은 인상을 받았습니다.
“Jform AI 프레젠테이션 에이전트의 가장 놀라운 점은 사용자에게 맞춰 유연하게 대응한다는 거예요. 직접 프레젠테이션을 제작한 뒤, 학생들이 교육 내용을 제대로 이해했는지 확인할 수 있도록 중간중간 지식 점검 질문을 넣어두었거든요.
만약 내용이 너무 쉬우면 프레젠테이션 에이전트가 알아서 학습 수준을 높여줍니다. 학습자가 ‘이 부분은 이미 다 이해했어요. 다음으로 넘어가도 될까요?’라고 말하거나, ‘특정 주제에 대해 더 자세히 설명해 줄 수 있나요?’라고 요청할 수도 있죠. 말 그대로 학생 개개인의 눈높이와 필요에 맞춰 가르치는 일대일 튜터 역할을 톡톡히 해냅니다.”
이 밖에도 립스콤 대학교는 자주 묻는 질문에 답변하는 데 여러 ai 에이전트를 활용하여 교직원들의 업무 시간을 더욱 아끼고 있습니다. 교육 현장의 빠르게 변화하는 AI 흐름을 선도하고 있는 벨은 앞으로 펼쳐질 미래에 큰 기대를 걸고 있습니다.
“얼마 전 ‘AI를 활용한 교육’을 주제로 열린 컨퍼런스에서 발표를 진행하면서 Jform AI 프레젠테이션 에이전트를 소개했어요. 저는 이 프레젠테이션 에이전트가 정말 특별하다고 생각합니다. 앞으로 교육 분야, 특히 비동기식 온라인 학습 환경을 완전히 바꿔놓을 거예요.”
“제가 Jform에서 가장 만족하는 부분 중 하나는 보이지 않는 곳에서 착착 돌아가는 워크플로우입니다. 제 업무를 만 배는 더 수월하게 만들어 주거든요. 제출 페이지나 보고서만 보면 업무가 어디까지 진행되었는지 바로 파악할 수 있어서 정말 좋습니다. 인박스를 열어 누가 아직 서명하지 않았는지 즉시 확인할 수 있다는 점도 엄청난 도움이 되고 있고요.”
사용법이 정말 직관적이고 편리해요. 어떤 부분에서든 도움이 필요할 때마다 Jform 지원팀이 발 빠르게 나서서 문제를 해결하는 방법이나 제가 원하는 방식대로 작동하게 만드는 법을 찾도록 도와주었습니다.
애비 벨(Abby Bell), 립스콤 대학교 학사 운영 디렉터 겸 총괄 비서
최근 립스콤 대학교는 교원 정년 보장(테뉴어) 및 승진 심사 신청 절차를 간소화하는 새로운 워크플로우를 도입했습니다. 원래대로라면 무척 까다롭고 고된 작업이지만, 벨은 Jform 덕분에 한시름 놓을 수 있었다고 말합니다.
“누구의 신청서가 작성 완료되었는지 바로 확인할 수 있어서 제 입장에서는 정말 편해졌습니다. 저희는 기존 워크플로우를 바탕으로 계속해서 기능을 확장해 나가고 있어요. Jform을 활용할 수 있는 새롭고 흥미로운 방법들을 꾸준히 찾아내고 있죠.”
또한 립스콤 대학교는 Google Workspace를 비롯해 널리 쓰이는 다양한 에듀테크 툴을 함께 활용하고 있습니다. 벨은 Jform의 Google 연동 기능을 통해 수집된 데이터를 대학의 Google Drive로 즉시 전송합니다. 덕분에 데이터를 일일이 수기로 입력할 필요가 없어져 시간도 아끼고 데이터의 정확도도 한층 높일 수 있었습니다.
“모든 데이터가 그 안에 다 들어 있어요. 제가 파일을 이리저리 옮길 필요가 없죠. 필요한 모든 자료가 한곳에 모여 있고, Google Drive로 데이터를 곧바로 보낼 수 있다는 건 정말 환상적입니다.”
불과 몇 년 만에 벨과 동료들은 100개가 넘는 자동화 워크플로우를 구축했습니다. 겸임교수 채용 업무량을 80%나 줄여준 워크플로우를 비롯해, 새롭게 만든 각각의 워크플로우가 교직원들의 행정 업무 부담을 크게 덜어주고 있습니다.
모든 업무의 중심이 된 Jform
과거에는 겸임교수 채용 절차를 처리하는 것만으로도 하루 일과가 다 갈 정도였지만, 이제 벨은 예전보다 훨씬 짧은 시간 안에 모든 작업을 마무리합니다.
“그 업무를 전담하던 직원에게 정말 많은 여유가 생겼어요. 이제 전체 업무 시간 중 겸임교수 채용에 쓰는 비중은 15~20% 정도에 불과하고, 나머지 80%는 대학에 꼭 필요한 다른 핵심 업무에 집중하고 있습니다. 그 직원은 저희 부서의 데이터 분석가라서 업무량 데이터나 예산 등 온갖 중요한 자료를 분석하거든요. 완전히 판도를 바꿔놓은 셈이죠.”
저희 대학은 이제 진정한 의미의 Jform 캠퍼스가 되었습니다. 학사 행정 절차와 워크플로우의 상당수, 아니 거의 모든 업무가 Jform으로 옮겨갔거든요. 교무처는 물론이고 교내 행사, 기숙사 운영, 학생처 등 캠퍼스 전역에서 가장 먼저 찾는 필수 툴로 자리 잡았습니다.
애비 벨(Abby Bell), 립스콤 대학교 학사 운영 디렉터 겸 총괄 비서
그리고 이는 수많은 사례 중 단 하나의 워크플로우일 뿐입니다. 그렇다면 현재 립스콤 대학교에서는 총 몇 개의 워크플로우가 돌아가고 있을까요? 그 답은 jform 엔터프라이즈 관리자 콘솔에서 바로 확인할 수 있었습니다.
벨은 “정말 유용하게 쓰고 있는 관리자 분석 플랫폼에서 데이터를 조회해 보니, 현재 117개의 워크플로우와 249개의 양식이 운영되고 있더군요”라며, “저희가 사용하는 거의 모든 양식이 워크플로우와 연결되어 있습니다”라고 설명합니다.
중요한 업무를 처리하는 속도가 빨라졌을 뿐만 아니라 업무의 질 자체도 한층 높아졌습니다. 서류가 분실되는 일은 더 이상 없고, 승인 절차가 불분명해 혼선을 빚던 일도 이제 과거의 이야기가 되었습니다. 교직원들은 모든 업무 진행 단계를 실시간으로 투명하게 파악할 수 있습니다. 한 번 수집된 데이터는 중앙에 안전하게 보관되어 캠퍼스 전체에서 언제든 다시 활용할 수 있습니다.
“절약되는 시간만 따져봐도 정말 엄청납니다. 예전에는 종이 양식을 일일이 걷어서 스프레드시트에 손으로 직접 입력해야 했지만, 이제는 훨씬 더 정확한 데이터를 얻고 있어요. 말 그대로 모든 업무에 Jform을 쓰고 있습니다.”
탄탄한 행정 시스템은 모든 교육 기관을 지탱하는 든든한 기둥입니다. 불과 몇 년이라는 짧은 시간 동안 립스콤 대학교는 jform 엔터프라이즈를 통해 학내 업무 프로세스를 획기적으로 개선했습니다. 벨과 동료들은 IT 부서의 도움 없이도 직접 필요한 워크플로우를 구축하며, 다방면에 활용할 수 있는 해결책을 발 빠르게 만들어내고 있습니다.
벨은 “Jform이 저희에게 얼마나 큰 도움이 되었는지 모릅니다”라며, “누구나 쓰기 편하게 되어 있어서, 얼마나 훌륭한 툴인지 아무리 강조해도 지나치지 않을 정도예요”라고 덧붙입니다.
Jform으로 더 많은 성과를 거두세요
벨은 교육 현장의 실무자 한 명이 앞장서는 것만으로도 대학 전체의 운영 방식을 대규모로 개선할 수 있다는 사실을 직접 증명해 보였습니다. 물론 그녀가 혼자서 모든 것을 감당해야 했던 것은 아닙니다. 도움이 필요할 때마다 Jform 지원팀이 늘 곁에서 든든하게 뒷받침해 주었기 때문입니다.
“문제가 생기거나 궁금한 점이 있을 때마다 Jform 팀에서 정말 친절하게 도와주셨어요. 모든 업무 절차를 간소화하는 데 있어 그야말로 큰 힘이 되었습니다.”
립스콤 대학교에서 종이 서류를 잃어버리거나 업무 흐름이 뚝뚝 끊기던 시절은 이제 완전히 끝났으며, 대학의 변화는 이제 막 시작되었을 뿐입니다. jform 엔터프라이즈와 함께라면 절약할 수 있는 시간과 개선할 수 있는 업무 프로세스에는 한계가 없습니다. 교직원들이 번거로운 잡무에서 벗어나 학생들이 밝은 미래를 준비하도록 돕는 본연의 교육 업무에 온전히 집중할 때, 그 혜택은 고스란히 수많은 학생에게 돌아갈 것입니다.
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