키치너-워털루 다문화 센터(KWMC) + Jform 엔터프라이즈: 한눈에 보는 결과
연간 절감 비용
$100,000
양식 제출 수
35,000+
양식 연동 수
4 (Microsoft Power Automate, Mailchimp, Google Sheets 및 웹훅)
온타리오주의 키치너-워털루 다문화 센터(Kitchener-Waterloo Multicultural Centre, 이하 KWMC)는 1967년부터 지역 내 이민자, 난민, 유학생 및 지역 사회 구성원들을 위한 든든한 지원 허브 역할을 해왔습니다.
이 기관은 정착 서비스, 취업 지원, 언어 프로그램, 통번역 서비스를 제공합니다. 또한 매년 캐나다 최대 규모의 다문화 축제 중 하나를 개최하여 수만 명의 사람들이 함께 모여 다양성을 기념할 수 있는 장을 마련하고 있습니다.
이러한 큰 영향력의 이면에는 장벽을 허물고 신규 이주민들의 정착과 성장을 돕기 위해 헌신하는 소규모 비영리 팀이 있습니다. 이 분야의 많은 기관과 마찬가지로, 이들에게도 늘어나는 업무 규모를 감당할 수 있는 시스템이 필요했습니다.
바로 그때 Jform 엔터프라이즈가 도입되었습니다.
사명 완수를 지연시키는 장벽 제거
Jform 엔터프라이즈를 도입하기 전, KWMC의 통역 서비스 요청은 주로 전화를 통해 처리되었습니다.
직원들은 전화를 받고 세부 사항을 메모한 뒤, 통역사에게 후속 연락을 취하고 나중에 모든 내용을 문서화하곤 했습니다. 한동안은 이 방식이 통했지만, 수요가 증가함에 따라 프로세스가 비효율적이고 관리하기 어려워졌습니다.
기관은 처음부터 필요한 정보를 정확하게 수집할 수 있는 더 나은 방법이 필요했습니다. 통역 서비스를 효과적으로 조율하려면 예약 시간, 필요 언어, 일정 요구 사항, 위치와 같은 세부 정보가 필수적이었습니다.
동시에 소규모 비영리 단체로서 이 기관은 명확한 조달 철학을 가지고 있었습니다. 재무 및 비즈니스 서비스 디렉터인 맥 서머스(Mac Summers)가 설명하듯, 직원들의 접근 방식은 단순했습니다. 바로 ‘시장 선두 주자를 선택하는 것’이었습니다. 그리고 양식 및 워크플로 분야에서 그 선두 주자는 Jform이었습니다.
전적으로 추천합니다.
맥 서머스(Mac Summers), 재무 및 비즈니스 서비스 디렉터, 키치너-워털루 다문화 센터(KWMC)
수작업 프로세스 자동화를 통한 워크플로 속도 향상
KWMC는 Jform 엔터프라이즈를 통해 파트너 기관과 고객이 온라인으로 통역 서비스를 요청할 수 있는 시스템을 구축했습니다.
이제 요청자는 전화에 의존하는 대신 필요한 모든 정보가 담긴 온라인 양식을 제출합니다. 이것만으로도 불필요한 소통 과정과 행정적 부담이 크게 줄어들었습니다.
하지만 진정한 변화는 팀이 자동화된 워크플로를 도입했을 때 일어났습니다.
저희는 거의 모든 부서에서 [Jform 엔터프라이즈]를 사용하고 있습니다.
맥 서머스(Mac Summers), 재무 및 비즈니스 서비스 디렉터, 키치너-워털루 다문화 센터(KWMC)
양식이 제출되면 적절한 이메일, 승인 및 알림이 자동으로 실행되어 적합한 담당자에게 전달됩니다. 지속적인 수동 감독 없이도 요청 사항이 시스템을 통해 원활하게 처리됩니다.
기관은 이 시스템을 언어 통역 서비스 애플리케이션(Language Interpreter Services Application), 줄여서 LISA라고 부릅니다. 이 시스템은 직원이 아닌 프리랜서 계약자로 일하는 통역사들을 위한 긱(Gig) 플랫폼처럼 작동합니다.
매년 수천 건의 워크플로가 LISA를 통해 자동화됩니다. 자동화가 없었다면 동일한 인원으로 그만한 업무량을 감당하는 것은 불가능했을 것입니다.
서머스는 “시스템이 정말 잘 작동합니다”라고 말합니다.
모든 부서의 팀 역량 강화
통역 서비스를 위한 솔루션으로 시작된 것이 조직 전체로 빠르게 확산되었습니다.
서머스는 “저희는 거의 모든 부서에서 이를 사용하고 있습니다”라고 말합니다.
이제 양식은 고객 접수, 내부 프로세스, 프로그램 조율 등에 활용됩니다. 양식을 작성하는 대상에 맞춰 양식의 특정 섹션을 표시하거나 숨길 수 있습니다. 접수 담당 직원, 통역사, 고객은 자신과 관련된 정보만 보게 됩니다.
예를 들어, 통역사는 양식을 통해 직접 근무 시간을 기록할 수 있을 뿐만 아니라 주차비나 교통비 같은 경비도 보고할 수 있습니다. 이를 통해 불필요한 서류 작업이 사라지고 모든 기록이 한곳에 체계적으로 정리됩니다.
또한 이 시스템은 KWMC가 사용하는 다른 필수 도구들과도 연동됩니다.
Microsoft Power Automate를 사용하여 양식이 제출되면 기관의 총계정원장에 구매 주문서와 판매 주문서가 자동으로 생성됩니다. 청구서가 승인되면 분개 항목이 자동으로 만들어집니다.
이러한 수준의 자동화는 정부 보조금으로 운영되는 프로그램에 특히 유용합니다. 예를 들어, 이 기관은 온타리오주로부터 일부 자금을 지원받아 가정폭력 쉼터에 통역 서비스를 제공합니다. 이러한 자금 지원 기관들은 서비스가 어떻게 제공되는지에 대한 상세한 보고를 요구합니다.
Jform의 데이터가 재무 및 보고 시스템으로 직접 전달되기 때문에, 관련 정보는 이미 체계적으로 구조화되어 있어 언제든 쉽게 확인할 수 있습니다.
보고서 작성에 수많은 시간을 쏟아야 했던 비영리 단체 리더들에게 이러한 자동화는 판도를 바꾸는 혁신이 될 수 있습니다.
확장 가능한 시스템 구축
Jform 엔터프라이즈를 도입한 이후 KWMC의 효율성은 크게 향상되었습니다.
서머스에 따르면, Jform 엔터프라이즈 기반의 LISA 시스템이 없었다면 기관은 현재의 워크플로를 따라잡기 위해 정규직 직원을 두 명 더 채용해야 했을 것입니다.
많은 비영리 단체에게 있어 신입 직원 두 명(KWMC의 경우 각각 연봉 약 5만 달러)을 채용하는 것은 현실적으로 쉽지 않은 일입니다. 자동화는 예산에 무리를 주지 않으면서도 팀에 필요한 업무 처리 역량을 효과적으로 제공해 줍니다.
워크플로 자동화 외에도 KWMC는 플랫폼을 창의적으로 활용하는 다른 방법들을 찾아냈습니다.
이들은 Jform AI 에이전트를 활용하여 매년 약 6만 5천 명의 방문객이 찾는 연례 키치너-워털루 다문화 축제에 대해 쏟아지는 질문들을 처리할 수 있도록 웹사이트에 AI 챗봇을 구축했습니다. 이 챗봇은 방문객, 입점 업체 및 지역 사회 구성원들의 자주 묻는 질문에 답변합니다. 만약 답변할 수 없는 질문을 받게 되면, 후속 조치를 위해 행사 코디네이터에게 자동으로 이메일을 보냅니다.
또한 이 기관은 이메일 소통을 간소화하기 위해 Jform을 Mailchimp와 연동합니다. 고객이 접수 양식을 작성하면 해당 정보가 적절한 이메일 목록에 자동으로 추가됩니다. 이는 참가자와 자원봉사자를 매칭하여 매주 언어 연습을 돕는 영어 회화 프로그램처럼, 팀이 신규 이주민들을 관련 프로그램 및 커뮤니티와 연결하는 데 큰 도움이 됩니다.
비영리 단체를 염두에 두고 구축된 환경
비영리 단체 환경에서는 보안과 접근성도 똑같이 중요합니다. KWMC는 통합 인증(SSO)을 사용하여 사용자 액세스를 관리하므로, 직원들이 복잡한 설정 없이도 안전하게 로그인할 수 있습니다.
서머스는 “SSO 기능은 정말 유용한 요소입니다”라고 말합니다.
내부에서 자체적으로 IT를 관리하는 조직의 경우 구현의 용이성이 중요합니다. 기술이 보이지 않는 곳에서 원활하게 작동할 때, KWMC 팀은 지역 사회에 봉사한다는 가장 중요한 가치에 계속 집중할 수 있습니다.
지역 사회에 미치는 영향력 극대화
모든 비영리 단체 리더는 행정 업무와 사명 중심 업무 사이의 기회비용을 잘 알고 있습니다. 팀이 스프레드시트를 관리하고, 승인을 독촉하고, 요청을 수동으로 처리하는 데 더 많은 시간을 쓸수록, 사람들을 돕는 데 쓸 수 있는 시간은 줄어듭니다.
Jform 엔터프라이즈와 같은 도구는 이러한 불균형을 바로잡는 데 도움을 줍니다.
키치너-워털루 다문화 센터 팀에게 그 결과는 이미 자명합니다.
서머스는 “전적으로 추천합니다”라고 말합니다.
코멘트 보내기: