KwikPsych의 모니카 스리자 탕가다(Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA) 박사는 모든 환자에게 정신건강 치료를 빠르게 받을 수 있도록 돕겠다고 약속합니다. KwikPsych에서는 ADHD 평가부터 원격 정신건강의학 진료, 약물 관리에 이르기까지 폭넓은 의료 서비스를 제공하고 있습니다.
하지만 복잡한 초진 접수 서류와 유연성이 떨어지는 전자의무기록(EHR) 시스템, 그리고 동적 기능이 부족한 기존 온라인 양식 솔루션 때문에 이 약속을 지키기가 쉽지 않았습니다. 그러던 중 탕가다 박사는 Jform을 만나게 되었습니다.
Jform 덕분에 환자 진료 예약을 잡고 내원까지 안내하는 과정이 훨씬 수월해졌습니다.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, KwikPsych 클리닉 설립자 겸 의료 원장
KwikPsych 팀은 Jform의 조건부 로직 기능으로 맞춤형 양식을 제작해 환자 접수 속도를 높이고, 환자들이 더 빠르게 진료를 받을 수 있는 환경을 만들었습니다.
탕가다 박사는 “주 보험이나 부 보험 정보를 입력받을 때나 환자가 미성년자일 때 등, 각자의 상황에 꼭 필요한 항목만 화면에 표시됩니다”라고 설명합니다.
또한 KwikPsych는 Jform의 Google 캘린더 통합 기능과 EHR 시스템 API 연동을 활용해 환자 예약 일정을 매끄럽게 관리하고 있습니다. 환자들은 KwikPsych 웹사이트에 안내된 여러 진료 항목 중 필요한 치료를 직접 신청할 수 있습니다.
탕가다 박사는 “Jform 덕분에 환자 진료 예약을 잡고 내원까지 안내하는 과정이 확실히 편해졌습니다”라고 덧붙였습니다.
모바일 친화적인 양식과 전자 서명으로 환자 접수 절차 개선
KwikPsych의 접수 양식에 적용된 Jform의 파일 및 사진 업로드 기능은 환자들에게도 큰 호응을 얻고 있습니다. 스마트폰으로 보험증이나 신분증 사진을 찍어 Jform에 바로 올리기만 하면 되기 때문입니다. 더 이상 서류를 따로 스캔해서 파일을 올리거나 정보를 일일이 타이핑할 필요가 없습니다.
환자가 접수 양식을 제출하면 확인 이메일이 자동으로 발송되며, 진료 예약 전날과 당일에도 일정 안내 알림이 자동으로 전송됩니다.
게다가 KwikPsych는 HIPAA를 준수하는 Jform을 사용하고 있어 양식 하단에 HIPAA 규정 준수 인증 마크가 표시됩니다. 덕분에 양식을 작성하는 환자들도 개인정보가 안전하게 보호된다는 점을 확인하고 안심할 수 있습니다.
탕가다 박사는 “환자들의 신뢰도가 한층 높아졌을 뿐 아니라, 종이 서류보다 작성하는 데 시간이 훨씬 적게 걸려 전체적인 업무 처리 속도도 빨라졌습니다”라고 말합니다.
jform 서명 덕분에 종이 문서를 일일이 스캔하거나 따로 보관 공간을 마련할 필요가 없어졌습니다.
Monika Sreeja Thangada, MD, FAPA, KwikPsych 클리닉 설립자 겸 의료 원장
종이 없는 병원으로 나아가는 길
KwikPsych가 이전에 쓰던 온라인 양식 솔루션에는 전자 서명 기능이 없었습니다. 그래서 서명이 필요한 문서는 매번 종이로 인쇄해 수기로 작성한 뒤 따로 철해서 보관해야만 했습니다.
하지만 jform 서명을 도입한 후로는 감사 추적 기능이 내장된 전자 서명을 받을 수 있게 되어, 종이 없이도 안심하고 기록을 체계적으로 관리하고 있습니다.
탕가다 박사는 “jform 서명 덕분에 종이 문서를 스캔하는 번거로움도 덜고 보관 공간 문제도 해결했습니다”라고 전합니다.
수기로 서명을 받던 절차가 사라지면서 직원들은 내원 환자 한 명당 30분 이상의 시간을 아끼고 있습니다. 현재 방문하는 환자 수를 기준으로 계산해 보면 파트타임 직원 한 명분의 업무량을 줄인 셈입니다. 이처럼 모든 단계를 자동화하며 높인 업무 효율성은 KwikPsych가 꾸준히 성장하는 데 든든한 밑거름이 되고 있습니다.
탕가다 박사는 “병원이 계속 성장하고 있는데, Jform 덕분에 시간을 크게 절약하면서도 환자들에게 병원 정책을 빠짐없이 안내할 수 있습니다”라고 설명합니다.
자동화를 발판 삼아 병원 규모와 환자 진료 확대
병원을 개원하고 운영하는 일이 때로는 벅차게 느껴질 때도 있지만, 탕가다 박사는 앞으로의 성장 가능성에 큰 기대를 걸고 있습니다. 앞으로 몇 달 안에 Jform의 API를 활용해 의료 정보 중개 기관(clearinghouses)과의 보험 자격 확인 절차도 자동화할 계획입니다. 그녀는 “이 작업이 완료되면 워크플로우가 훨씬 더 수월해질 것”이라고 말합니다.
마지막으로 탕가다 박사는 “수작업을 줄이기 위해 가능한 모든 과정을 자동화하려고 하는데, Jform의 유연한 API와 다양한 통합 기능이 우리에게 정말 큰 도움이 됩니다”라고 덧붙였습니다.
의료진의 입장에서 볼 때, Jform은 신규 개원 과정에서 흔히 겪는 여러 시행착오와 부담을 덜어주는 든든한 도구입니다. 탕가다 박사는 “Jform을 강력히 추천합니다. HIPAA 규정 준수를 지원할 뿐 아니라 워크플로우와 시스템 연동까지 한결 간편하게 만들어 주니, 병원에 Jform을 도입하는 건 고민할 필요조차 없는 당연한 선택입니다”라고 전했습니다.
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