치과 제조사에게 새로운 대리점이나 유통업체를 영입하는 것은 성장의 발판이 되어야 합니다. 하지만 너무 자주, 대리점 계약서, W-9 양식, 신용 거래 신청서, 영업 지역 할당서, 제품 교육 체크리스트와 같은 PDF 파일을 주고받는 이메일 작업이 반복되며, 결국 누가 무엇에 서명했고 어떤 서류가 아직 누락되었는지 파악하기조차 어려워집니다.
치과 장비 및 용품 제조사의 경우, 이러한 마찰은 최악의 타이밍에 나타납니다. 바로 새로운 파트너가 귀하의 회사와 일하기 얼마나 수월한지 평가하고 있는 시점입니다.
유통업체 온보딩 절차가 원활하지 않은 이유
유통업체 온보딩에는 보통 영업, 법무, 신용, 제품 교육 등 여러 팀이 관여합니다. 종종 각 부서는 온보딩 서류 작업 중 각자의 담당 부분을 이메일로 처리합니다.
이 과정은 전혀 연결되어 있지 않으며, 이로 인해 여러 가지 문제가 발생할 수 있습니다.
- 양사 모두 새로운 대리점이 온보딩 절차의 어느 단계에 있는지 명확히 파악하지 못합니다.
- 서명된 계약서와 누락된 서류가 각기 다른 수신함에 분산되어 저장됩니다.
- 제품 교육이 완료되기도 전에 영업 지역 할당 및 신용 거래 조건이 확정될 수 있습니다.
- 새로운 대리점이 귀하의 회사에 대해 갖는 첫 경험이 다음 제출할 양식을 찾아 헤매는 일이 되고 맙니다.
이는 결코 담당자의 문제가 아닙니다. 문서들이 서로 연결되지 않아 발생하는 프로세스의 문제입니다.
Jform이 온보딩을 하나의 워크플로우로 통합하는 방법
Jform을 사용하면 정적인 파일들로 가득한 폴더 대신, 전체 온보딩 절차를 하나로 연결된 디지털 워크플로우로 구축할 수 있습니다. 그 프로세스는 다음과 같이 구성될 수 있습니다.
- 단일 대리점 신청 양식은 대리점의 비즈니스 세부 정보, 세무 정보, 신용 조회처 등을 사전에 수집하므로, 몇 주 후에 별도의 이메일로 W-9 양식을 찾아 헤맬 필요가 없습니다.
- Jform 서명은 대리점 계약서를 처리하므로, PDF 첨부 파일이 오가는 별도의 이메일 스레드 대신 나머지 신청 서류와 함께 전자 서명을 수집하고 저장할 수 있습니다.
- 조건부 로직은 대리점의 규모나 지역에 따라 신청서를 라우팅합니다. 예를 들어, 대규모 지역 유통업체는 소규모 지역 대리점에는 필요 없는 신용 팀 검토 단계가 필요할 수 있습니다.
동영상 삽입
- Jform 워크플로우는 신청서를 영업, 신용, 법무 팀으로 자동 이동시키며, 각 팀은 검토할 시기가 되면 알림을 받습니다. 이를 통해 신청서가 누군가의 수신함에 방치되는 것을 방지합니다.
- 교육 완료 서명 양식은 영업 지역 접근 권한이 활성화되기 전에 각 대리점의 영업 팀이 제품 교육을 완료했음을 확인합니다. 이 양식은 다른 온보딩 정보와 동일한 기록에 연결된 간단한 체크리스트 형태일 수 있습니다.
- Jform 테이블은 신청서 접수, 신용 승인, 계약 서명, 교육 완료 등 각 대리점의 온보딩 상태를 한곳에서 볼 수 있도록 해 주어, 팀 내 누구라도 ‘이 대리점의 진행 상황은 어떻게 되나요?’라는 질문에 쉽게 답할 수 있습니다.
디지털 온보딩 워크플로우가 팀에 가져오는 변화
영업 팀의 경우, 자동화된 온보딩 프로세스를 통해 다른 부서의 처리를 기다릴 필요 없이 첫 대화부터 정식 대리점으로 활동하기까지의 과정을 더 빠르게 단축할 수 있습니다.
신용 및 법무 팀의 경우, 개별 대리점의 이메일에서 단편적으로 취합할 필요 없이 체계적으로 정리된 완전한 신청서와 계약서를 받아볼 수 있음을 의미합니다.
대리점의 경우, 일련의 후속 요청에 일일이 응답하는 대신 하나의 명확한 프로세스를 따르게 됨을 의미합니다. 이러한 경험은 앞으로 귀하의 회사와 함께 일하는 것이 어떨지에 대한 기준을 세워줄 수 있습니다.
다음 대리점부터 바로 시작해 보세요
혜택을 누리기 위해 파트너 프로그램 전체를 새로 구축할 필요는 없습니다. 다음번에 계약할 새로운 대리점을 위해 온보딩 양식을 하나 구축하는 것부터 시작해 보세요. 이 양식을 Jform 서명과 연결하여 계약서 서명을 완료하고 내부 검토를 위한 승인 플로우로 넘기면 됩니다. 이를 통해 다음 대리점에서도 활용할 수 있는 반복 가능한 프로세스를 갖추게 될 것입니다.
더 매끄러운 온보딩 경험은 단순한 내부 효율성 향상만을 의미하지 않습니다. 이는 새로운 유통업체가 귀하의 회사와 함께 일하는 것이 어떨지에 대해 갖게 되는 첫 번째 실질적인 신호가 될 수 있습니다.
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