일본에 본사를 둔 Genki Japanese and Culture School(GenkiJACS)에게 언어 교육은 문법과 어휘를 넘어서는 훨씬 더 큰 의미를 지닙니다.
2005년부터 GenkiJACS는 전 세계에서 온 12,000명 이상의 학생들이 일본어를 배우는 동시에 현지 일본 커뮤니티와 문화에 몰입할 수 있도록 도왔습니다. 전국 5개 캠퍼스에 걸쳐 이 조직의 지도 철학은 간단합니다. 일본을 배우세요.
“우리의 사고방식은 언어가 곧 문화라는 것입니다”라고 GenkiJACS의 영업 및 커뮤니케이션 리드인 Dmitry Ser는 말합니다.
학생들이 일본에 도착하기 훨씬 전부터 그들의 여정은 시작됩니다. 몇 주 또는 몇 달에 걸쳐 그들은 배치 테스트를 완료하고, 서류를 제출하고, 녹음을 공유하며, GenkiJACS 직원들과 긴밀히 협력하여 새로운 나라에서의 생활을 준비합니다.
Ser에게 그 여정 전반에 걸쳐 개인적인 연결을 유지하는 것은 필수적입니다.
10년 전, 그는 GenkiJACS 학생이었습니다. 오늘날 그는 자신을 일본으로 데려온 것과 동일한 과정을 예비 학생들이 탐색할 수 있도록 돕습니다. Ser는 지구 반대편으로 이사할 준비를 하는 학생들에게 개인적인 안내가 얼마나 중요한지 이해합니다.
“우리의 고객 서비스가 전부입니다”라고 그는 말합니다. 2014년부터 GenkiJACS는 Jform을 사용하여 학생부터 직원까지 관련된 모든 사람에게 데이터 수집을 쉽게 만들었습니다.
GenkiJACS가 일본 전역으로 운영을 확장하면서 Ser는 새로운 과제에 직면했습니다. GenkiJACS 경험을 정의하는 개인적인 손길을 잃지 않으면서 조직을 성장시키는 방법이었습니다.
그 경험을 보존하기 위해 GenkiJACS는 Jform 엔터프라이즈로 업그레이드했습니다.
Case study results at a glance
108K 양식 제출
무제한 제출은 등록 데이터, 프로그램별 양식 등을 요구하는 수개월간의 온보딩 프로세스를 지원합니다.
5개 캠퍼스 간 협업
Jform 엔터프라이즈는 조직이 3개 캠퍼스에서 5개 캠퍼스로 성장함에 따라 GenkiJACS 마케팅, 학생 지원 및 학술 팀을 지원했습니다.
107개의 최적화된 온라인 양식
Jform 엔터프라이즈 분석을 사용하여 GenkiJACS 직원들은 높은 제출률을 보장하기 위해 양식을 최적화합니다.
세심한 학생 경험 확장하기
GenkiJACS의 성장은 최근 몇 년간 가속화되었습니다. 학교는 후쿠오카, 도쿄, 교토의 캠퍼스 외에 오키나와와 나고야로 확장했습니다.
조직은 초기 문의 및 등록 문서부터 온보딩 커뮤니케이션 및 지속적인 지원에 이르기까지 학생 생애주기 전반에 걸쳐 풍부한 정보를 수집하고 관리합니다.
“우리는 매우 까다로운 학교입니다”라고 Ser는 말합니다. “우리는 학생들이 최고의 경험을 하기를 원합니다. 그러기 위해 테스트와 요구 사항을 마련했으며, 이로 인해 온보딩 프로세스가 상당히 복잡해집니다.”
직원들은 이전에 온라인 양식 제출을 모니터링하고, 누락된 정보를 후속 조치하며, 온보딩 프로세스를 통해 학생들을 수동으로 진행시키는 데 상당한 시간을 소비했습니다.
“여러 양식을 제출해야 하는 학생이 있을 때, 우리는 예전에는 다음 양식을 수동으로 푸시했습니다”라고 Ser는 말합니다.
동시에 팀들은 학생 참여에 대한 더 많은 가시성, 양식과 워크플로우를 개선할 수 있는 더 큰 유연성, 그리고 수집하는 민감한 정보에 대한 더 강력한 감독을 원했습니다. 관리 수준에서 데이터 보안도 우려 사항이었습니다.
Ser는 GenkiJACS를 차별화하는 개인화된 경험을 보존하면서 성장을 지원할 수 있는 솔루션이 필요했습니다.
더 많은 가시성, 더 적은 수동 작업
성장하는 운영을 지원하기 위해 GenkiJACS는 Jform 엔터프라이즈로 업그레이드했습니다.
“엔터프라이즈는 우리의 실버 계정과 비교하면 완전히 다른 차원입니다”라고 Ser는 말합니다.
업그레이드를 통해 Ser는 실험할 수 있는 더 많은 자유, 온보딩 프로세스에 대한 더 많은 가시성, 그리고 학생 지원에 집중할 수 있는 더 많은 시간을 얻었습니다. Jform 엔터프라이즈는 현재 마케팅, 학생 지원 및 학술 팀 전반에서 사용됩니다.
팀들은 원하는 만큼 많은 양식을 만들 수 있기 때문에 양식을 복제하고 프로세스가 발전함에 따라 개선할 수 있습니다.
| GenkiJACS가 Jform 엔터프라이즈를 사용하는 방법 | ||
|---|---|---|
| 부서 | 주요 사용 사례 | 주요 엔터프라이즈 이점 |
| 마케팅 및 영업 | 리드 캡처, 문의 양식, 제출 추적, 양식 최적화, 시장 조사 | 관리 콘솔 분석, 참여 및 전환율에 대한 가시성 |
| 학생 지원 및 입학 | 학생 온보딩, 등록 워크플로우, 자동 알림, 문서 수집, 지속적인 커뮤니케이션 | 원활한 워크플로우, 조건부 로직, 자동 후속 조치, 수동 관리 감소 |
| 학술 및 교육 팀 | 배치 테스트, 학생 정보 수집, 등록 데이터, 프로그램별 양식 | 중앙 집중식 데이터 수집, 조건부 로직, 학생 정보에 대한 더 쉬운 액세스 |
또한 Jform 엔터프라이즈 관리 콘솔은 제출 추세, 참여 및 양식 성능에 대한 더 큰 가시성을 제공합니다. 이를 통해 팀은 마찰 지점을 식별하고 양식 완료율을 개선할 수 있습니다.
Jform 워크플로우는 또 다른 주요 이점을 제공했습니다. 오늘날 자동화된 워크플로우는 미완료 양식에 대한 알림을 보내고, 중요한 온보딩 정보를 수집하며, 지속적인 수동 감독 없이 학생들을 등록 프로세스를 통해 이동시킵니다.
누락된 정보를 추적하는 데 시간을 소비하는 대신, 직원들은 학생들을 직접 지원하는 데 집중할 수 있습니다.
“그것은 제게 마음의 평화를 줍니다”라고 Ser는 말합니다.
학생들을 지원한다는 것은 그들의 정보를 보호하는 것을 의미하기도 합니다. GenkiJACS가 성장함에 따라 데이터 거버넌스는 점점 더 중요해졌습니다.
“일본에는 자체 법률이 있습니다. 그래서 우리는 그것들을 준수해야 합니다”라고 Ser는 말합니다.
Jform 엔터프라이즈는 조직의 규정 준수 노력을 지원하기 위해 로컬 데이터 레지던시 센터를 제공합니다.
조건부 로직도 일상 운영의 중요한 부분이 되었습니다. 양식은 위치 및 프로그램 요구 사항에 따라 예비 학생들을 적절한 담당자에게 자동으로 라우팅합니다.
Jform의 시각적 인터페이스는 부서 전반에 걸쳐 쉽게 도입할 수 있게 만들었습니다. Jform 워크플로우와 같은 고급 도구조차도 플랫폼의 드래그 앤 드롭 기능으로 접근하기 쉬운 것으로 입증되었습니다.
“워크플로우는 단지 로직입니다. 드래그 앤 드롭으로 프로그래밍하는 것입니다”라고 그는 말합니다. “Jform과 같은 도구를 선택할 때 사용의 단순성이 가장 중요하다고 생각합니다.”
Ser는 Jform 엔터프라이즈에 대한 자신의 경험을 다음과 같이 요약했습니다. “사용의 단순성, 데이터, 그리고 귀사의 고객 서비스입니다. 그리고 귀사 직원들이 얼마나 투명한지, 서비스가 얼마나 투명한지입니다. 추가 비용이나 숨겨진 비용이 없습니다. 우리가 받는 고객 서비스의 양은 우리가 기대했던 것입니다.”
Jform: 업무 효율성을 배가시키는 도구
오늘날 GenkiJACS 직원들은 관리 업무를 관리하는 데 더 적은 시간을 소비하고 학생들을 지원하는 데 더 많은 시간을 소비합니다. 자동화된 워크플로우는 수동 후속 조치의 필요성을 줄이면서 중요한 정보가 일관되게 수집되도록 보장합니다.
“익숙해지는 데 시간이 걸립니다. 왜냐하면 지금까지는 ‘좋아, 우리는 이것을 해야 해’라고 하는 방식이었는데, 이제는 핸들에서 손을 떼고 ‘시스템이 작동하고 있어’라고 말할 수 있기 때문입니다. 문제가 있을 때만 개입합니다”라고 Ser는 말합니다.
관리 콘솔 분석과 제출 데이터를 사용함으로써 팀은 마찰 지점을 식별하고, 양식 완료율을 개선하며, 학생 커뮤니케이션에 대해 정보에 입각한 결정을 내릴 수 있습니다.
엔터프라이즈는 유용한 도구들이 가득한 놀이터와 같습니다. 그리고 멋진 점은, 이 놀이터에는 당신을 도울 수 있는 많은 어른들이 있다는 것입니다.
Dmitry Ser, GenkiJACS 영업 및 커뮤니케이션 리드
이러한 인사이트를 통해 GenkiJACS는 등록 및 온보딩 프로세스를 지속적으로 개선할 수 있습니다. 추측에 의존하는 대신, 팀은 학생들이 양식과 어떻게 상호작용하는지 확인하고 전반적인 경험을 개선하는 조정을 할 수 있습니다.
가장 중요한 것은 자동화가 GenkiJACS가 사람 우선 철학을 타협하지 않으면서 확장할 수 있도록 도왔다는 것입니다.
Ser는 반복적인 관리 업무를 줄이면 직원들이 고객 서비스와 개인적인 상호작용이 차이를 만드는 온보딩 프로세스에 집중할 수 있다고 말합니다.
백그라운드에서 더 안정적인 프로세스가 실행됨에 따라 직원들은 데이터를 추적하는 데 더 적은 시간을 소비하고 학생들이 일본에 도착하기 전에 준비되고, 지원받고, 연결되어 있다고 느끼도록 돕는 데 더 많은 시간을 소비할 수 있습니다.
“Jform은 우리가 하는 일을 배가시킬 수 있게 해줍니다”라고 Ser는 말합니다.
개인적인 손길을 잃지 않고 성장하기
GenkiJACS에게 Jform 엔터프라이즈는 사람을 대체하는 것이 아닙니다. 사람들이 최고의 업무를 할 수 있도록 돕는 것입니다.
GenkiJACS는 학생들이 교실을 떠난 후에도 오랫동안 기억하는 대화, 지도 및 지원을 위한 더 많은 시간을 만들었습니다. 이를 통해 조직은 안내 철학에 집중할 수 있습니다: 학생들이 단순히 일본어를 배우는 것이 아니라 일본을 배우도록 돕는 것입니다.
GenkiJACS가 계속 성장함에 따라 Ser는 Jform 엔터프라이즈 사용을 더욱 확대할 기회를 보고 있습니다.
그는 자신의 팀이 그러한 기회를 혼자 탐색하지 않을 것임을 알고 있습니다. 조직이 엔터프라이즈로 전환하는 동안 Jform의 온보딩, 고객 성공 및 기술 팀은 GenkiJACS가 새로운 워크플로우를 구현하고, 통합 문제를 해결하며, 플랫폼에서 더 많은 가치를 얻을 수 있는 방법을 식별하도록 도왔습니다.
“엔터프라이즈는 유용한 도구들이 가득한 놀이터와 같습니다”라고 Ser는 말합니다. “그리고 멋진 점은, 이 놀이터에는 당신을 도울 수 있는 많은 어른들이 있다는 것입니다.”
Ser는 도움에 감사하고 있습니다. 왜냐하면 그에게 가장 큰 기회는 단일 기능이 아니기 때문입니다. GenkiJACS가 성장함에 따라 학생 경험을 계속 개선할 수 있는 자유입니다.
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