거의 160년 동안 YWCA 그레이터 피츠버그는 중요한 순간마다 지역사회를 위해 헌신해 왔습니다. 약 50명의 직원으로 구성된 이 조직은 직접 서비스, 옹호 활동, 조기 교육 프로그램, 보육 서비스 등을 제공하며, 모든 배경을 가진 사람들이 번영할 수 있는 미래라는 비전을 따르고 있습니다.
하지만 지역사회를 다양한 방식으로 지원하다 보면 운영상의 어려움이 발생할 수 있습니다. YWCA 그레이터 피츠버그의 프로그램 평가 관리자인 샤리스 스몰스(Sharice Smalls)에 따르면, 조직은 민감한 정보를 수집하고, 신청서를 검토하며, 승인 프로세스를 진행하고, 서명을 수집하며, 파트너와 협력하고, 여러 프로그램에 걸쳐 데이터를 추적해야 했습니다.
기존 소프트웨어의 갱신 시기가 다가오자 직원들은 이러한 모든 업무를 더 쉽게 관리할 수 있는 기술이 필요하다는 것을 알게 되었고, 그래야 팀이 사명에 집중할 수 있는 시간과 에너지를 더 확보할 수 있었습니다.
[Jform 엔터프라이즈]는 우리를 지역사회와 더욱 긴밀하게 연결해 주었습니다.
샤리스 스몰스, 프로그램 평가 관리자, YWCA 그레이터 피츠버그
보다 포괄적인 시스템의 필요성
Jform 엔터프라이즈를 도입하기 전, 조직은 Bonterra의 Apricot 사례 관리 소프트웨어, 종이 양식, 스프레드시트, 이메일, 수동 후속 조치에 의존했습니다. 이러한 설정은 직접 서비스 사례 관리에는 잘 작동했습니다.
하지만 조직의 업무가 옹호 활동, 지역사회 영향력, 광범위한 데이터 수집으로 확대되면서 직원들은 시스템 내에서 작업하기보다는 시스템을 우회하는 방법을 찾게 되었습니다. 스프레드시트, 이메일 왕래, 수동 데이터 전송을 사용하여 공백을 메워야 했습니다.
그래서 Apricot과의 계약 갱신 시기가 다가왔을 때, YWCA 그레이터 피츠버그는 여러 옵션을 검토했습니다. 결국 Apricot, Typeform, FormAssembly, Jform으로 목록을 좁혔습니다. 각 플랫폼마다 장점이 있었지만, 궁극적으로 조직은 여러 부서를 지원할 수 있고, 직원이 사용하기 쉬우며, 지역사회 대상 양식과 내부 승인 워크플로 모두에 적합한 솔루션이 필요했습니다.
게다가 코로나19 팬데믹과 디지털 서비스로의 광범위한 전환은 조직이 시대에 더 잘 부합하기 위해 종이 신청서와 기타 수동 프로세스를 교체해야 한다는 것을 분명히 했습니다.
비영리 예산에 맞는 기술
많은 비영리 단체와 마찬가지로 비용도 또 다른 주요 고려 사항이었습니다. YWCA 그레이터 피츠버그는 Apricot 시스템을 덜 사용하고 있음에도 불구하고 갱신을 위해 상당한 가격 인상에 직면했지만, Jform의 비영리 할인은 조직이 감당할 수 있는 가격에 다재다능한 플랫폼을 제공했습니다.
“다음 선택지와 비교했을 때 [Jform 엔터프라이즈]는 25%의 비용 절감 효과가 있었습니다”라고 스몰스는 말합니다.
이러한 절감 효과 덕분에 예산 내에서 적응력을 희생하지 않으면서도 인력, 직접 지원, 프로그램, 지역사회 활동에 더 많은 자원을 투입할 수 있습니다.
전체 조직을 위한 유연성
결국 팀은 Jform 엔터프라이즈를 선택했습니다. 이는 Apricot을 대체했을 뿐만 아니라 인쇄하고, 수동으로 전달하고, 스프레드시트를 통해 추적하거나, 이메일로 후속 조치를 취해야 했던 종이 기반 및 이메일 중심 프로세스도 대체했습니다. Jform 엔터프라이즈를 통해 직원들은 이러한 프로세스를 하나의 더 유연한 플랫폼으로 이전했습니다.
스몰스는 Jform 엔터프라이즈가 고급 기술이나 코딩 기술 없이도 여러 부서, 지역사회 대상 양식, 자동화된 내부 승인 프로세스를 어떻게 지원하는지 설명합니다. 직원들은 양식, 워크플로, 승인, 테이블, 리포팅, 전자 서명, 통합, 사용자 계정을 한 곳에서 쉽게 관리할 수 있습니다.
구현은 간단했고, 엔터프라이즈 지원팀은 Zoom 통화에 즉시 참여하여 프로세스 설정 방법을 설명할 준비가 되어 있었습니다.
“[Jform 엔터프라이즈] 지원팀은 매우 신속하게 대응해 주었습니다”라고 스몰스는 말합니다.
그 결과 YWCA는 인쇄, 수동 전달, 중복 데이터 입력, 반복 작업이 포함된 프로세스를 신속하게 교체했습니다. 이제 직원들은 데이터를 더 원활하게 관리하고 프로그램과 지역사회 구성원에게 더 많은 시간을 할애할 수 있습니다.
사기 감소 및 데이터 보호
조직에서 가장 자주 사용하는 워크플로 중 하나는 내부 수표 요청 프로세스로, 종이 수표 요청과 보조금 관련 지급을 재무 부서를 통해 전달합니다.
이러한 요청을 이메일로 관리할 때 직원들은 CEO로부터 온 것처럼 보이는 사기 이메일을 받았습니다. 이 프로세스를 Jform 엔터프라이즈로 이전하면서 제출 내용을 더 쉽게 확인할 수 있게 되었습니다.
“[Jform 엔터프라이즈]는 조직 내 사기를 줄였습니다”라고 스몰스는 말합니다.
긴급 지원에 대한 접근 신속화
Jform 엔터프라이즈는 또한 YWCA 그레이터 피츠버그가 지역사회 구성원을 적절한 지원 프로그램과 연결하는 데 도움을 줍니다. 조직의 인기 있는 자원 문의 양식은 신청자가 최근 몇 년 동안 수요가 증가한 긴급 기본 필요 프로그램에 적합한지 판단하기 위한 정보를 수집합니다.
“[Jform 엔터프라이즈]는 우리를 지역사회와 더욱 긴밀하게 연결해 주었습니다”라고 스몰스는 말합니다.
워크플로는 신청자가 지원 서비스를 받을 자격이 있는지 자동으로 판단합니다. 적격으로 판단되면 신청자의 정보가 YWCA 팀의 관련 구성원에게 자동으로 전송되며, 해당 구성원은 신청 프로세스의 다음 단계를 진행할 수 있습니다.
적격하지 않은 경우, 자동 이메일이 그 이유를 설명하고, 적격이 될 수 있도록 도울 수 있는 조치를 제안하며, 다른 잠재적 자원이 포함된 가이드로 연결합니다.
Gabby라는 이름의 Jform AI 에이전트도 신청자가 프로세스를 탐색하는 데 도움을 줍니다. 자원 문의 및 연락처 양식에 연결된 Gabby는 일반적인 질문에 답변하고 방문자를 자원 가이드의 관련 정보로 안내합니다. 이를 통해 시간이 많이 소요되는 작업에서 직원의 반복적인 업무를 줄이고 지역사회 구성원이 찾고 있는 정보를 더 빠르게 찾을 수 있도록 돕습니다.
사명과 함께 확장되는 플랫폼
양식과 워크플로는 긴급 지원 프로그램뿐만 아니라 더 많은 것을 지원합니다. 한때 종이 기반이었던 조직의 연례 형평성 상(Equity Awards) 후보 추천 프로세스는 이제 디지털 방식으로 운영됩니다.
직원들은 Excel 및 OneDrive와의 통합을 사용하여 외부 이해관계자와 특정 정보를 공유합니다. 이러한 통합을 통해 지역사회 구성원과 지역 정치인을 포함한 조직 외부의 심사위원이 조직의 전체 내부 시스템에 접근하지 않고도 상 후보 추천 정보에 접근할 수 있습니다.
Jform 서명은 미디어 공개, 지급 승인, 조기 학습 프로그램에 대한 학부모 동의서에 대한 서명을 수집하는 쉬운 방법을 제공합니다. Jform 테이블은 직원에게 제출 내용을 추적하고, 워크플로 진행 상황을 모니터링하며, 데이터를 안전하게 저장할 수 있는 중앙 집중식 공간을 제공합니다. Jform 엔터프라이즈의 관리 콘솔을 통해 조직 전체에서 사용자를 관리하고 설정을 업데이트할 수 있습니다.
“여러분이 하고 있는 다양한 모든 것에 맞춤화할 수 있는 소프트웨어를 찾고 있다면 [Jform 엔터프라이즈]가 바로 그 선택입니다”라고 스몰스는 말합니다.
더 나은 미래를 향한 구축
YWCA 그레이터 피츠버그는 현재의 과제를 해결하기 위해서뿐만 아니라 미래의 목표를 달성하기 위해 Jform을 선택했습니다. 비영리 리더들에게 이것이야말로 가장 가치 있는 혜택일 수 있습니다. 바로 조직의 프로그램, 파트너십, 지역사회 요구와 함께 진화할 수 있는 플랫폼입니다.
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