Google Forms에서 구매 주문서를 만드는 방법

단계별 대화형 튜토리얼

이제 워드 프로세서에서 양식을 한 줄씩 번거롭게 수정하거나 스프레드시트 템플릿의 복잡한 셀을 일일이 병합하고 해제할 필요가 없습니다.

회사의 양식, 특히 구매 주문서처럼 법적 구속력이 있는 문서는 누구나 쉽게 이용할 수 있고 전문적이며 현대적인 형태로 관리되어야 합니다. 다행히 Google Forms와 같은 양식 제작 도구를 사용하면 Excel 시트를 다시 구성하거나 Adobe Acrobat 사용법 또는 복잡한 코딩을 익히지 않아도 디지털 문서를 빠르고 효율적으로 만들 수 있습니다.

Google Forms는 사업을 막 시작했거나 일상적인 업무에 사용할 간편하고 유연한 솔루션이 필요한 사업자에게 유용합니다. Google Forms로 구매 주문서를 만들면 조달 및 구매 과정을 간소화하고 구매 주문 승인 워크플로우의 기반을 마련할 수 있습니다.

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Jform의 모든 기능을 갖춘 양식 제작 솔루션은 모바일에 최적화되어 있으며 업계에서 가장 다양한 통합 기능을 제공합니다. 결제 수집, 워크플로우 자동화, 잠재 고객 확보 등 다양한 작업에 활용할 수 있습니다.

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구매 주문서란 무엇인가요?

구매자는 구매하려는 제품과 수량, 희망 가격 등을 판매자에게 전달하기 위해 구매 주문서를 작성합니다. 공급업체가 판매 조건에 동의하고 문서에 서명하면 법적 구속력이 발생합니다. 이후 구매 주문서는 양측이 합의한 조건을 명시하는 기록이자 계약서 역할을 합니다.

구매 주문서는 송장이 발행되기 전 단계의 문서라고 볼 수 있습니다. 기업은 제품을 즉시 구매하든 나중에 구매하든 거래 전에 판매 조건을 정하기 위해 공급업체에 구매 주문서를 보냅니다. 구매 주문서의 조건이 이행되면 공급업체가 송장을 발행합니다.

구매 주문서를 공급업체에 보내기 전에는 여러 관계자의 검토가 필요합니다. 일반적으로 회계 또는 구매 부서 관리자가 검토하며, 구매 금액이 특히 큰 경우에는 최고재무책임자의 승인이 필요할 수도 있습니다.

효율적인 승인 프로세스를 구축하면 필요한 구매에 충분한 예산이 있는지 확인하고 각 부서가 지출을 책임 있게 관리하도록 하여 현금 흐름 문제를 예방할 수 있습니다. 다양한 소프트웨어로 이러한 승인 과정을 자동화하면 종이 사용을 줄이고 여러 이메일을 주고받는 데 드는 시간도 절약할 수 있습니다.

물론 구매 주문서를 승인하려면 먼저 양식을 만들어야 합니다.

Google Forms에서 구매 주문서 만들기

Google Forms를 사용하려면 Google 계정이 필요합니다. 계정이 준비되었다면 Google Forms에서 구매 주문서를 만들 수 있습니다.

다음 단계에 따라 진행하세요.

1. docs.google.com/forms로 이동합니다.
2. 템플릿을 선택합니다. 필수 단계는 아니며 양식을 처음부터 직접 만들 수도 있습니다. 온라인에서 무료 템플릿을 찾아 활용하거나 Google Forms에서 제공하는 수정 가능한 무료 템플릿을 사용할 수 있습니다.

3. 양식을 만듭니다. 템플릿을 사용하지 않으려면 Google Forms에서 빈 양식 버튼을 클릭해 새로운 빈 양식을 만드세요.

4. 필요한 필드를 추가합니다. 다양한 질문 유형을 사용해 보고 수집하려는 정보에 가장 적합한 형식을 선택하세요. 단답형과 객관식 형식을 가장 자주 사용하게 될 가능성이 높습니다. 예를 들어 신용카드 번호는 단답형으로 받고 결제 유형은 객관식으로 선택하도록 설정할 수 있습니다. 

공급업체가 제품이나 자재를 정확히 확인하고 송장을 발행하는 데 필요한 정보를 모두 포함해야 합니다.

일반적으로 다음과 같은 필드를 포함합니다.

• 구매 주문 번호
• 배송일 및 배송지
• 회사 및 공급업체의 청구 주소
• 결제 조건
• 제품명, 모델 번호 및 수량
• 세금, 할인, 수수료 및 총액

5. 양식을 맞춤 설정합니다. Google Forms에 이미지를 추가하고 색상과 글꼴을 변경할 수 있습니다. 회사 로고를 추가하면 양식을 더욱 전문적으로 구성할 수 있습니다. 작업 중에는 미리보기 옵션을 클릭해 실제로 어떻게 표시되는지 확인하세요.

6. 양식을 테스트합니다. 회사 직원 몇 명, 특히 구매 주문 승인 업무를 담당하는 사람에게 양식을 보내 개선 의견을 받아보세요. 공급업체가 편리하게 작성할 수 있도록 불필요하거나 번거로운 과정을 최대한 줄이는 것이 좋습니다.

7. 양식 전송을 시작합니다. Google Forms 구매 주문서를 승인 담당자에게 직접 보낸 후 이메일이나 공유 링크를 통해 공급업체에도 전달할 수 있습니다.

Jform으로 구매 주문서 만들기

Google Forms 구매 주문서는 공급업체에도 익숙한 형식이고 누구나 쉽게 사용할 수 있어 소규모 기업에 유용합니다. 하지만 구매 과정을 더욱 효율적으로 관리하는 데 필요한 일부 기능은 제공하지 않습니다. 

예를 들어 공급업체가 Google Forms 구매 주문서를 승인할 때 전자 서명을 추가할 수 있는 간편한 방법이 없습니다. 원하는 형태로 양식을 디자인하는 데도 시간이 걸릴 수 있으며, 그 시간을 다른 업무에 활용할 수도 있습니다.

더 빠르게 시작하려면 Jform의 다양한 구매 주문서 템플릿을 활용해 보세요. 양식 빌더에서 템플릿을 수정하고 다양한 통합 기능을 추가해 양식의 활용 범위를 넓힐 수 있습니다. 파일을 첨부하거나 전자 서명을 추가하고 다른 업무 관리 프로그램과 연결하는 것도 가능합니다.

양식을 완성했다면 Jform 워크플로우로 기능을 한 단계 더 확장해 보세요. 이 워크플로우 플랫폼에서는 구매 주문서 양식을 기반으로 드래그 앤 드롭 인터페이스에서 승인 프로세스를 원하는 방식으로 구성할 수 있습니다. 승인자, 조건, 알림을 추가해 원활한 승인 절차를 설정할 수 있습니다. 

Jform의 양식 할당 기능을 사용하면 팀원에게 양식을 배정할 수 있으며, 기본 제공되는 알림과 조건 기능으로 각 담당자가 일정에 맞춰 업무를 진행하도록 관리할 수 있습니다. 모든 기기에서 Jform 모바일 양식 앱을 통해 각 단계를 확인하고 관리할 수도 있습니다.

구매 주문서를 하나의 플랫폼에서 통합 관리하면 구매 과정을 간소화할 수 있고, 결과적으로 공급업체와 원활한 관계를 유지하는 데도 도움이 됩니다.