노스캐롤라이나주 그린즈버러시(City of Greensboro)의 웹 아키텍트인 스테이시 톰킨스(Stacy Tomkins)는 Jform에 대해 이야기할 때 칭찬을 아끼지 않습니다. “아무리 칭찬해도 지나치지 않습니다. 모두를 위한 무언가를 조금씩 다 갖추고 있으니까요.”
이러한 열정은 단순히 개인적인 것이 아닙니다. 정부 서비스에 대해 빠르고 모바일 친화적인 접근을 점점 더 기대하는 30만 명 이상의 주민에게 서비스를 제공하며 약 3,800명의 직원을 둔 시 정부에게 Jform 엔터프라이즈는 그린즈버러시 운영 방식에 필수적인 요소가 되었습니다.
많은 지방 자치 단체와 마찬가지로 그린즈버러시는 빠듯한 예산과 대규모의 다양한 인력, 그리고 모든 주민에게 효율적이고 공정하게 서비스를 제공한다는 사명을 바탕으로 운영됩니다.
당면 과제: 디지털 환경 속 종이 기반의 업무 프로세스
그린즈버러시는 2018년부터 Jform을 사용해 왔지만, 코로나19 팬데믹 이전까지는 여전히 대부분의 프로세스에 종이 양식을 사용하고 있었습니다. 팬데믹 기간 동안 대면 서비스가 중단되면서 오랫동안 이어온 종이 양식에 대한 의존을 더 이상 유지할 수 없게 되었고, 결국 기존 방식에 대한 재평가가 불가피해졌습니다.
톰킨스는 말합니다. “우리는 대다수의 공공 업무에 사용하던 종이 양식이 당시 상황에서는 지속 불가능하다는 것을 깨달았습니다. 정보를 수집하고 요청을 처리하는 도구로서 Jform이 본격적으로 활약하기 시작했습니다.”
문제는 분명했습니다. 종이 양식은 비용이 많이 들고 처리 속도가 느렸습니다. 직원들은 자동화할 수 있는 요청 전달, 승인 확인, 커뮤니케이션 관리와 같은 반복적이고 수동적인 작업에 귀중한 시간을 낭비하고 있었습니다.
팬데믹 외에도 시는 주민들의 커뮤니케이션 기대치를 충족해야 하는 또 다른 과제에 직면했습니다. 대부분의 그린즈버러시 주민은 휴대전화로 정보를 검색하며, 정부 서비스 또한 같은 방식으로 이용할 수 있기를 기대합니다. 시가 선택하는 모든 솔루션은 주민들의 이러한 모바일 사용 환경을 지원해야만 했습니다.
왜 Jform 엔터프라이즈를 선택했을까요?
시의 디지털 양식 전략을 공식화 및 확장하고 소프트웨어 도구를 선택해야 할 때, 비용이 중요한 요소였지만 그것이 유일한 기준은 아니었습니다.
톰킨스는 설명합니다. “결국 우리가 Jform을 선택한 이유는 모든 직원을 위해 Adobe 라이선스를 구매하는 것보다 비용이 훨씬 저렴했기 때문입니다.”
우리는 Adobe보다 이메일 라우팅 및 워크플로 측면에서 더 유연한 페이퍼리스 솔루션을 도입할 수 있었습니다. 게다가 학습 곡선도 훨씬 더 낮았습니다.
스테이시 톰킨스(Stacy Tomkins), 그린즈버러시 웹 아키텍트
빠듯한 예산 제약 속에서 일하는 시 정부에게 그 가치는 분명했습니다. jform 엔터프라이즈는 막대한 비용을 들이지 않고도 엔터프라이즈급 기능을 제공했습니다.
그린즈버러시의 jform 엔터프라이즈 활용 방법
그린즈버러시는 거의 모든 부서에 Jform을 배포했으며, 내부 운영부터 대시민 서비스에 이르기까지 다양한 사용 사례를 확보하고 있습니다.
내부 워크플로는 다음과 같습니다.
- 인사(HR) 온보딩 양식
- 직원 만족도 설문조사
- 복리후생 관리 및 휴가 신청
외부 대시민 서비스 양식은 다음과 같습니다.
- 수도 서비스 신청
- 경찰 동승 순찰 및 지문 등록 예약 일정 관리
- 지역 호수 정화 활동 자원봉사자 등록
시의 가장 큰 워크플로 개선 사항 중 하나는 인사 및 복리후생 분야에서 이루어졌습니다. 무급 계획 휴가를 신청해야 하는 직원들은 예전에는 종이 양식을 제출했고, 이 양식은 승인을 위해 담당자에게 수동으로 전달되는 느리고 불투명한 과정을 거쳐야 했습니다.
톰킨스는 말합니다. “우리의 Jform 워크플로가 이 모든 것을 자동화했습니다. 직원이 요청을 제출하면 즉시 여러 담당자 중 한 명에게 전달됩니다. 담당자는 이를 즉시 검토하고 버튼 클릭 한 번으로 승인하거나 추가 정보를 요청할 수 있습니다. 복리후생 팀은 프로세스의 어느 시점에서든 각 직원의 요청이 어디에 있는지 확인할 수 있습니다.”
그 결과: 이제 담당자들은 신청 기간이 끝난 후 밀린 업무를 처리하는 대신 실시간으로 요청을 받습니다. 복리후생 팀은 요청 상황을 완벽하게 파악할 수 있으며, 직원들은 더 빠르게 답변을 받을 수 있습니다.
새롭게 재탄생한 지역 사회 행사
디지털화의 영향을 시의 연례 마틴 루터 킹 주니어의 날 조찬 행사만큼 생생하게 보여주는 예는 없을 것입니다. 이 행사는 40년 이상의 전통을 자랑합니다.
톰킨스는 말합니다. “과거에는 우리 인권 부서가 메모장과 전화 통화로 이를 처리했습니다. 누군가의 이름이 메모장에 적혔다가 분실될 실제적인 위험이 있었습니다.”
오늘날에는 전체 프로세스가 Jform을 통해 실행됩니다. 참석자는 온라인 양식을 통해 등록하고, 등록 후 결제 포털로 자동 연결되며, 즉각적인 확인 알림을 받습니다. 백엔드에서 인권 팀은 전화 한 통 없이 jform 테이블의 제출 기록에서 바로 테이블을 배정하고, 결제를 추적하며, 등록자에 대한 후속 조치를 취할 수 있습니다.
이는 큰 메시지를 담은 작은 사례입니다. 정부의 프로세스가 원활하게 작동할 때 지역 사회가 그 효과를 체감한다는 것입니다.
주민의 생활 방식에 맞춘 서비스 제공
그린즈버러시가 Jform을 사용하면서 얻은 가장 큰 이점 중 하나는 바로 모바일 경험이었습니다. 대부분의 주민이 휴대전화로 시의 정보에 접속하기 때문에, 게시 전에 양식을 모바일용으로 미리 보고 최적화하는 기능이 이제는 표준 업무로 자리 잡았습니다.
톰킨스는 말합니다. “콘텐츠를 배포하기 전에 휴대전화에서 어떻게 보일지 모두 테스트할 수 있습니다. 덕분에 모든 사람이 양식과 레이아웃을 제대로 보고 아무런 문제 없이 제출할 수 있다고 확신할 수 있습니다.”
접근성 규정 준수 역시 정부 기관에 있어 마찬가지로 중요합니다. Jform의 내장된 접근성 검사기 덕분에 팀은 양식이 연방 요구 사항을 충족한다는 확신을 갖게 되었습니다.
팀이 가장 좋아하는 점
톰킨스에게 jform 엔터프라이즈에서 가장 높이 평가하는 점이 무엇인지 물어보면 세 가지가 꼽힙니다.
유연성 및 사용자 정의. “사용자가 원하는 만큼 복잡하게 만들거나 쉽게 만들 수 있습니다. 양식, 이메일, PDF 및 워크플로를 사용자 정의할 수도 있고, 기본값을 사용할 수도 있습니다. 어느 쪽이든 잘 작동합니다.”
초안 모드. “초안 모드를 사용하면 사용량이 많은 라이브 양식을 변경하고, 이를 대중에게 공개하기 전에 부서 파트너에게 변경된 양식이 어떻게 보일지 보여줄 수 있습니다. 파트너는 이를 승인하거나 수정이 필요한 다른 사항을 알려줄 수 있습니다.”
고객 지원. “매우 강력하고 빠릅니다. 고객 지원을 통해 필요한 것을 얻지 못하면 AI 챗봇을 사용할 수 있습니다.” 그녀는 일반적으로 한두 시간 내에 지원을 받을 수 있으며, 이는 대시민 정부 서비스를 관리하는 팀에게 매우 중요하다고 강조합니다.
결과
jform 엔터프라이즈의 영향력은 조직 전체에서 체감되고 있습니다.
- 상당한 종이 비용 절감: 시는 이전에 부서 간 및 대중과 종이로 공유하던 양식을 디지털화하여 인쇄 및 배포 비용을 절감했습니다.
- 직원 시간 확보: 이메일 알림, 승인 전달, 요청 추적과 같은 일상적인 작업을 자동화하여 직원이 더 가치 있는 업무에 집중할 수 있게 되었습니다.
- 더 빠른 지역 사회 응답: 주민들은 정부 서비스에 대한 현대적인 기대치를 충족하는 즉각적인 확인, 실시간 업데이트 및 모바일 친화적인 경험을 제공받습니다.
- 운영 가시성 향상: 부서장은 모든 요청의 현재 상태를 정확히 확인할 수 있어, 종이 기반 워크플로에서 흔히 발생하던 불필요한 왕복 과정을 없앨 수 있습니다.
다른 정부 기관을 위한 조언
유사한 변화를 고려하고 있는 시의 리더, 관리자 또는 지역 사회 담당자들에게 톰킨스의 추천은 명확합니다.
Jform은 프로세스를 간소화하고 직원의 하루 업무 시간 중 상당 부분을 차지하는 반복적인 작업을 크게 줄여주기 때문에 누구에게나 적극 추천하고 싶습니다. 쉽게 배울 수 있고, 사용자 정의하거나 있는 그대로 둘 수도 있으며, 크고 작은 조직 모두에서 매우 잘 작동합니다.
사용 편의성은 새로운 기술 도입을 주저할 수 있는 공공 부문 팀에게 특히 매력적인 요소입니다.
“Jform은 드래그 앤 드롭 방식입니다. 또한 AI 어시스턴트를 사용하면 사람들이 양식에 포함하고 싶은 내용을 입력하기만 해도 AI가 대신 만들어 줍니다. 실제적인 결과를 얻기 위해 기술적인 지식이 필요하지 않습니다.”
그리고 한 걸음 더 나아가고 싶은 사람들을 위해서요? 활용 가능성은 무궁무진합니다.
톰킨스는 말합니다. “저는 항상 요청된 대로만 양식을 만드는 것이 아니라, 더 나은 양식을 만들 수 있는지 확인하는 도전을 즐깁니다.”
그린즈버러시에게 jform 엔터프라이즈는 단순한 양식 도구가 아닙니다. 더 빠른 승인, 더 쉽게 접근할 수 있는 공공 서비스, 더 효율적인 운영, 그리고 지역 사회와 발맞춰 나아갈 수 있는 정부를 뒷받침하는 인프라입니다.
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