Microsoft Forms에서 휴가 신청서 만드는 방법

아직도 구식 방법으로 휴가 신청을 받고 계신가요? 직원들에게 이메일로 신청서를 보내거나, 책상 위에 올려두거나, 사무실 건너편에서 큰 소리로 말하라고 요청하고 있다면 확실히 개선이 필요한 상태입니다. 온라인 양식을 활용하면 기록 관리가 훨씬 효율적이며 직원들도 더 간편하게 제출할 수 있습니다. 

조직에서 이미 Microsoft 365를 사용하고 있다면 Microsoft Forms는 업무 프로세스를 현대화하기에 가장 자연스러운 출발점입니다. 이 가이드에서는 Microsoft Forms 휴가 신청서를 처음부터 직접 만드는 방법과 맞춤형 템플릿을 활용하는 방법을 다룹니다. 또한 Microsoft Forms의 기능이 필요한 수준보다 너무 기본적일 경우를 대비해, Jform에서 동일한 작업을 수행하는 방법도 함께 안내해 드립니다.

Microsoft Forms 간단 소개

Microsoft Forms는 대부분의 Microsoft 365 요금제에 기본 포함된 가벼운 설문조사 및 양식 제작 도구입니다. 간단한 투표, 퀴즈, 등록 및 휴가 신청과 같은 기본적인 데이터 수집을 위해 설계되었습니다. 플랫폼에 대해 더 자세히 알아보려면 Microsoft Forms 사용 방법 가이드를 확인해 보세요.

Microsoft Forms에서 처음부터 휴가 신청서 만드는 방법

처음부터 직접 휴가 신청 양식을 만드는 데는 몇 분밖에 걸리지 않습니다.

1. forms.office.com으로 이동하여 Microsoft 365 계정으로 로그인합니다.
2. 홈페이지에서 새 양식(New Form)을 클릭합니다.

3. 페이지 상단의 제목 없는 양식(Untitled form)을 클릭하고 “휴가 신청서”와 같은 제목으로 변경합니다. 그 아래에 양식의 용도를 설명하는 간단한 설명을 추가합니다(예: “희망하는 휴가일로부터 최소 2주 전에 이 양식을 제출해 주세요.”).

4. 새로 추가(Add new)를 클릭하여 양식에 질문을 추가합니다. Microsoft Forms에서는 선택형(Choice), 텍스트(Text), 평가(Rating), 날짜(Date), 순위(Ranking), 리커트(Likert), 파일 업로드(File upload), 순수 추천 고객 지수(Net Promoter Score)의 8가지 질문 유형 중에서 선택할 수 있습니다. 휴가 신청서에는 다음과 같은 필드가 필요할 것입니다.

• 직원 이름 (텍스트)
• 사원 번호 또는 이메일 (텍스트)
• 부서 (선택형)
• 휴가 유형 — 연차, 병가, 개인 사유 등 (선택형)
• 시작일 (날짜)
• 종료일 (날짜)
• 휴가 사유 (텍스트 — 장문 답변)
• 관리자 이름 (텍스트)
• 추가 메모 (텍스트 — 장문 답변)

5. 날짜나 휴가 유형 등 반드시 작성해야 하는 필드에 대해서는 필수(Required) 스위치를 켭니다.
6. 오른쪽 상단 모서리에 있는 미리 보기(Preview)를 클릭하여 데스크톱과 모바일에서 양식이 어떻게 보이는지 확인합니다.
7. 모든 항목이 제대로 설정되었다면 응답 수집(Collect responses)을 클릭하고 링크를 복사하여 팀과 공유합니다. 이메일로 보내거나 SharePoint 또는 Teams에 게시할 수도 있습니다.

이것이 기본적인 Microsoft Forms 휴가 신청서를 제작하는 전체 과정입니다. 이제 양식이 활성화되어 휴가 신청을 수집할 준비가 되었습니다. 하지만 이 양식이 여러분이 정확히 원하는 형태가 아닐 수도 있으며, 다른 옵션을 활용하면 추가적인 이점을 얻을 수 있습니다.

Microsoft Forms 템플릿을 사용하여 휴가 신청서 만드는 방법

백지상태에서 시작하는 것이 부담스럽다면, Microsoft Forms에서 제공하는 템플릿 갤러리를 둘러볼 수 있습니다. 다만 아쉬운 점은 선택할 수 있는 휴가 신청서 템플릿의 종류가 그리 다양하지 않다는 것입니다.

가장 유사한 형태는 연차 및 병가 신청서(Vacation and Sick Leave Form)라는 템플릿입니다. 모든 사용 사례에 완벽하게 들어맞지는 않지만, 시작점으로는 꽤 괜찮습니다. 사용 방법은 다음과 같습니다.

1. Microsoft Forms 템플릿 갤러리에 접속합니다.
2. 사용 가능한 템플릿 목록을 스크롤하여 해당 템플릿을 찾습니다.

3. 템플릿을 클릭한 다음 템플릿 사용(Use template)을 클릭하여 편집기에서 엽니다.
4. 조직의 정책에 맞게 제목, 질문 및 답변 옵션을 맞춤 설정합니다.
5. 양식이 마음에 들면 응답 수집(Collect responses)을 클릭하고 링크를 공유합니다.

Jform: 휴가 신청서 제작을 위한 더욱 강력한 옵션

Microsoft Forms에는 기업들이 양식을 맞춤 설정할 때 활용하는 많은 기능이 빠져 있습니다. 예를 들어 드래그 앤 드롭 디자인, 유연성, 조건부 로직, 결제 필드 또는 HR 도구와의 심층적인 연동 기능을 찾아볼 수 없습니다.

이러한 기능이 필요하거나 양식을 보다 세밀하게 제어하고 싶다면, Microsoft Forms의 대안인 Jform을 살펴볼 가치가 있습니다. Jform은 무료 요금제를 제공하며, 20,000개 이상의 기성 템플릿을 갖춘 노코드 양식 빌더를 지원합니다. 또한 Microsoft 365 구독 없이도 작동하므로, 팀에서 여러 도구를 혼합하여 사용하는 경우 특히 유용합니다.

Migrate existing forms instantly

온라인 양식을 처음부터 다시 작성할 필요가 없습니다. 대신, 한 번의 클릭으로 기존 양식과 제출 데이터를 Jform 계정으로 마이그레이션하여 한 순간도 건너뛰지 않고 데이터를 수집할 수 있습니다.

Form URL Jform으로 폼 옮기기

Your form can not be migrated.

Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.

또는

처음부터 시작하기

Jform으로 휴가 신청서 만드는 방법

Jform으로 휴가 신청서를 만드는 방법에는 두 가지가 있습니다. 템플릿을 사용하거나 처음부터 직접 양식을 만들 수 있습니다. 

처음부터 직접 디자인하려면 내 워크스페이스(My Workspace) 탭으로 이동하여 만들기 +(Create +) 버튼을 클릭하세요. AI에게 원하는 내용을 전달하고, 예시를 업로드하며, 필요에 따라 추가 요소를 더할 수 있는 화면으로 이동하게 됩니다.

기존 템플릿을 활용하여 디자인하는 방법은 다음과 같습니다.

1. jotform.com에서 무료 Jform 계정에 가입하거나, 이미 계정이 있다면 로그인합니다.
2. 화면 상단의 템플릿(Templates) 위에 마우스 커서를 올려 드롭다운 메뉴를 표시합니다.
3. 양식 템플릿(Form Templates)을 선택합니다.

4. “Leave Request Form(휴가 신청서)”을 검색하고 원하는 템플릿을 선택합니다.
5. 아무 필드나 클릭하여 라벨을 편집하고, 필수 항목으로 표시하거나 유효성 검사 규칙을 추가합니다.
6. 양식 디자이너(Form Designer)(페인트 롤러 아이콘)를 사용하여 회사의 브랜딩에 맞게 색상, 글꼴 및 레이아웃을 변경합니다.
7. 첫 번째 제목 위를 클릭하여 양식 상단에 로고를 추가합니다.
8. 화면 상단의 게시(Publish)를 클릭하고 양식 링크, 임베드 코드 또는 QR 코드를 복사하여 팀과 공유합니다.

휴가 신청을 수집하는 것은 절반의 성공에 불과하며, 이를 체계적으로 추적하는 것 또한 매우 중요합니다. 그렇기 때문에 Jform에서 접수된 모든 양식 제출 데이터는 스프레드시트와 데이터베이스가 결합된 하이브리드 도구인 jform 테이블에 자동으로 저장됩니다. 이를 통해 각 신청 건을 쉽게 정렬 및 필터링하고, 색상으로 구분하며, 메모를 추가할 수 있습니다. 또한 캘린더 보기를 생성하여 인력 배치 문제로 이어지기 전에 일정 충돌을 미리 파악할 수도 있습니다.

Jform의 휴가 신청서 템플릿으로 제작 과정 건너뛰기

드래그 앤 드롭 방식조차 번거롭게 느껴진다면 Jform이 제공하는 지름길을 활용해 보세요. 단 몇 번의 클릭만으로 복제하고 맞춤 설정할 수 있는 200개 이상의 휴직 및 휴가 신청서 템플릿 중에서 선택할 수 있습니다. 인기 있는 몇 가지 템플릿은 다음과 같습니다.

• 휴가 신청서 템플릿(Request for Leave template): 시작일과 종료일, 휴가 유형 및 관리자 승인 필드를 포함하여 휴가 신청을 제출할 수 있는 직관적인 양식입니다.

• 휴무 신청 양식 템플릿(Time Off Request Form template): 비상 연락처 및 업무 인수인계 메모를 위한 섹션이 포함된 조금 더 상세한 옵션입니다.

필요한 형태와 가장 가까운 템플릿을 골라 질문을 수정하고 로고만 추가하면 바로 사용할 수 있습니다.

Jform으로 다음 양식을 디자인해 보세요

휴가 신청서는 팀이 얼마나 원활하게 운영되는지에 보이지 않게 영향을 미치는 일상적인 워크플로 중 하나입니다. 이를 제대로 구축해 두면 휴가 관리는 백그라운드에서 자연스럽게 돌아가는 거의 눈에 띄지 않는 프로세스가 됩니다.

Microsoft Forms는 훌륭한 출발점이지만, 양식의 품질은 수집되는 데이터의 품질에 직접적인 영향을 미칩니다. 따라서 사용할 수 있는 최선의 옵션을 선택할 가치가 충분하며, 조직의 요구 사항이 발전함에 따라 그 기준도 달라질 수 있습니다.

바로 이러한 이유로 Jform의 무료 템플릿을 활용하면 필요한 정보를 언제나 정확하게 수집하는 맞춤형 양식을 쉽게 디자인할 수 있습니다. 지금 바로 양식 템플릿 데이터베이스를 방문하여 시작해 보세요.