Microsoft Forms는 특히 Microsoft 365 환경에서 일하는 팀 사이에서 인기 있는 설문조사 및 데이터 수집 도구입니다.
양식 데이터에는 직원 피드백, 내부 설문조사 결과 또는 고객 정보처럼 민감한 내용이 포함될 수 있습니다. Microsoft Forms에서 양식 응답 액세스를 제한하고 싶다면 계속 읽어보며 어떤 옵션이 있는지 확인해 보세요.
Microsoft Forms에서 양식 응답 액세스를 제한할 수 있나요?
간단히 말해, Microsoft Forms는 그룹 소유 양식의 응답 데이터에 대해 기본적인 액세스 제어 기능을 제공하지 않습니다. Microsoft 365 그룹이나 Teams 채널 내에서 양식을 생성하면 기본적으로 모든 그룹 구성원이 응답을 볼 수 있습니다. 일부 구성원에게만 액세스를 제한할 수는 없으며, 양식이 그룹으로 이동하면 그룹의 모든 사람이 소유자가 됩니다.
즉, Microsoft Forms 응답을 볼 수 있는 사람은 주로 양식이 어디에 위치해 있는지에 따라 결정됩니다. Microsoft Forms에서 소수의 인원에게만 응답 액세스를 제한하려고 했다면 이를 간단히 설정할 방법은 없습니다.
Microsoft Forms의 응답 권한 설정은 제한적이지만 몇 가지 우회 방법을 통해 원하는 바를 달성할 수 있습니다. 직원 피드백을 수집하는 HR 담당자든, 학생 설문조사를 취합하는 교육자든, 고객 세부 정보를 처리하는 운영 관리자든 다음 세 가지 옵션 중 하나가 상황에 잘 맞을 것입니다.
우회 방법 1: 응답 가시성을 제한하기 위해 양식을 ‘내 양식’에 보관하기
내 양식(My Forms)에서 양식을 생성하면 기본적으로 양식 소유자인 본인만 응답을 볼 수 있습니다. 내 계정에 있는 양식은 직접 공유하지 않는 한 비공개로 유지됩니다.
이렇게 하면 응답 데이터를 비공개로 유지하는 데 도움이 됩니다. 하지만 이 옵션은 그룹 구성원이 응답에 액세스할 수 있는 Microsoft 365 그룹 또는 Teams 채널 내에서 생성된 양식에는 적용되지 않습니다. 또한 협업을 위해 양식을 공유하는 경우에도 공동 작성자가 결과를 함께 볼 수 있으므로 상황이 달라집니다.
우회 방법 2: 요약 링크 공유하기
내 양식에서 양식을 생성했고 결과에 대한 간단한 개요만 공유하고 싶다면 요약 링크를 통해 편집 권한을 부여하지 않고도 결과를 공유할 수 있습니다.
요약 링크를 만들려면 양식을 열고 응답(Responses) 탭을 선택한 다음 오른쪽 상단 모서리에 있는 점 3개 아이콘을 클릭하고 요약 링크 공유(Share a Summary Link)를 선택하세요.
이는 개별 제출 데이터가 아니라 전체적인 개요를 공유하는 방법이라고 생각하면 됩니다. 링크가 있는 사람은 누구나 요약을 열 수 있으므로 이메일이나 Teams 채널에 붙여넣는 다른 링크와 마찬가지로 주의해서 다루어야 합니다. 링크를 비활성화하고 싶다면 동일한 메뉴로 돌아가서 제거하면 됩니다.
우회 방법 3: Excel 및 SharePoint로 액세스 제어하기
응답 데이터를 더 세밀하게 제어할 수 있는 파일로 이동할 수도 있습니다:
- 응답(Responses) 탭에서 Excel에서 결과 열기(Open Results in Excel)를 선택합니다.
- SharePoint에 통합 문서를 저장합니다. (Microsoft는 그룹 양식의 통합 문서를 해당 위치에 자동으로 저장합니다.)
- SharePoint 권한을 사용하여 파일을 보거나 편집할 수 있는 사람을 선택합니다.
양식 소유자와 통합 문서 편집 권한이 있는 사람만 데이터를 업데이트할 수 있습니다. 하지만 양식 자체에 대한 액세스 권한이 있는 사람은 여전히 응답을 볼 수 있으므로 이 접근 방식은 첫 번째 우회 방법과 함께 사용할 때 가장 효과적입니다.
이러한 우회 방법이 도움이 될 수는 있지만 추가 단계가 필요하며 Microsoft Forms 내에서 양식 응답 권한을 직접 제어할 수는 없습니다. 수집된 양식 데이터를 볼 수 있는 사람을 더 간단하게 관리하는 방법이 필요하다면 Jform에서 더 유연한 옵션을 제공합니다.
Microsoft Forms 대안으로 양식 응답을 볼 수 있는 사람 제어하기
Jform은 양식 응답을 볼 수 있는 사람을 제어할 수 있게 해주는 강력한 Microsoft Forms 대안입니다. Microsoft Forms 기능은 Microsoft 365 내에서 빠른 투표와 퀴즈를 진행할 때 유용하지만 민감한 데이터를 다루기 위해 Jform과 Microsoft Forms를 비교할 때는 Jform이 훨씬 더 많은 기능을 제공합니다.
Migrate existing forms instantly
온라인 양식을 처음부터 다시 작성할 필요가 없습니다. 대신, 한 번의 클릭으로 기존 양식과 제출 데이터를 Jform 계정으로 마이그레이션하여 한 순간도 건너뛰지 않고 데이터를 수집할 수 있습니다.
Your form can not be migrated.
Please ensure that your form URL is correct and that your form is set to “public” before attempting to migrate it again.
Jform의 차별화된 장점은 다음과 같습니다:
- 유연한 응답 공유: jform 테이블을 사용하면 다른 사람과 양식 응답을 공유하고 각 사용자에게 읽기 전용, 댓글 작성자 또는 공동 작업자 역할을 지정할 수 있습니다.
- 기본 제공 보안 옵션: 양식을 암호화하여 안전한 설문조사 데이터를 수집할 수 있으며 Jform은 골드 및 엔터프라이즈 요금제에서 선택 사항으로 HIPAA 규정 준수 기능을 제공합니다.
- 노코드 양식 제작: 드래그 앤 드롭 빌더, 조건부 로직 및 20,000개 이상의 무료 템플릿을 통해 코드를 전혀 작성하지 않고도 필요한 양식을 만들 수 있습니다.
- 연결된 도구: 150개 이상의 통합 기능을 통해 Google Sheets, Slack, Airtable, Microsoft Excel 및 Microsoft Teams와 같은 앱으로 응답을 전송할 수 있습니다.
Jform으로 양식 응답 액세스를 제한하는 방법
jform 테이블에서는 응답이 기본적으로 비공개로 유지되므로 누가 액세스할 수 있는지 직접 지정할 수 있습니다. 즉, Jform으로 양식 응답 액세스를 제한하기 위해 별도로 해야 할 작업은 없습니다.
단 몇 단계만으로 결과를 공유할 수 있습니다.
링크를 통해 공유하는 방법:
jform 테이블에서 양식 응답을 열고 오른쪽 상단 모서리에 있는 공유(Share)를 클릭합니다.
공유 설정(Share Settings)을 클릭하고 개인정보 보호 옵션(Privacy Options)이 초대한 사람만 응답을 볼 수 있는 비공개 테이블(Private Table)로 설정되어 있는지 확인합니다. (조직의 도메인 이름으로 등록된 모든 사람에게 액세스 권한을 부여하려면 회사 액세스(Company Access)를 선택하세요.)
개인정보 보호 옵션 아래에서 초대 링크 기본 역할(Invitation Link Default Role)을 읽기 전용(Read Only), 댓글 작성자(Commenter) 또는 공동 작업자(Collaborator) 중에서 선택합니다. 읽기 전용은 데이터를 볼 수 있게 해주고, 댓글 작성자는 댓글을 남길 수 있게 해주며, 공동 작업자는 데이터를 보고 편집할 수 있게 해줍니다.
또한 인쇄 및 다운로드 제한, 액세스 요청 기능, 링크 만료일 설정 등도 선택할 수 있습니다.
설정을 완료했으면 오른쪽 상단의 돌아가기(Go Back)를 클릭합니다. 거기서 링크를 복사하여 원하는 사람과 공유할 수 있습니다.
이메일을 통해 공유하는 방법:
jform 테이블에서 양식 응답을 열고 오른쪽 상단 모서리에 있는 공유(Share)를 클릭합니다.
이메일로 초대(Invite By Email) 아래에 이메일 주소를 추가하고 읽기 전용(Read Only)을 클릭한 후 드롭다운 메뉴(읽기 전용, 댓글 작성자 또는 공동 작업자)에서 부여할 역할을 선택합니다. 그런 다음 초대장 보내기(Send Invitation)를 클릭합니다.
명심해야 할 점: 초대받는 사람은 모두 Jform 계정이 있어야 하며 해당 계정에 연결된 이메일 주소를 사용해야 합니다. 액세스 권한이 없는 사람이 링크를 열면 ‘액세스 요청’ 화면이 표시되며 승인 여부를 직접 결정할 수 있습니다.
Pro Tip
나중에 특정 사용자를 제거하려면 테이블 오른쪽 상단 모서리에서 공유(Share)를 열고 공유 대상(Shared With)을 클릭하여 액세스 권한이 있는 사용자 목록을 확인하세요. 제거하려는 사람 옆에 있는 점 3개를 클릭하고 사용자 권한 취소(Revoke User)를 선택하면 됩니다.
손쉬운 양식 권한 관리
Microsoft Forms에서는 우회 방법을 사용하지 않고는 양식 응답 액세스를 제한할 수 없습니다. 반면 Microsoft Forms 대안인 Jform을 사용하면 액세스를 제한할 수 있을 뿐만 아니라 응답 데이터를 볼 수 있는 사람을 훨씬 더 세밀하게 제어할 수 있습니다.
그렇다고 해서 전환할 때 양식을 처음부터 다시 만들어야 하는 것은 아닙니다. 단 몇 분 만에 Microsoft Forms에서 Jform으로 양식을 마이그레이션할 수 있습니다.
Microsoft Forms의 공개 URL을 복사하여 Jform 마이그레이션 도구에 붙여넣고 Jform으로 양식 마이그레이션(Migrate Your Forms to Jform)을 클릭하기만 하면 됩니다. 복잡한 작업은 Jform이 알아서 처리하므로 가져온 양식을 즉시 검토할 수 있습니다.
이 문서는 민감한 양식 데이터를 수집하고 양식 응답을 볼 수 있는 사람을 관리해야 하는 Microsoft Forms 사용자, 비즈니스 소유자, 인사팀, 교육자, 관리자 및 운영팀을 위해 작성되었습니다.
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