회의와 같은 비즈니스 행사에 있어, 행사 기획자는 연사 섭외, 공급업체 관리, 장소 조정 등 101가지의 책임이 있습니다. 그러나 일부 기획자들이 놓치는 중요한 부분이 행사 등록입니다. 이는 간단하고 직관적인 작업처럼 보일 수 있지만, 조금 더 신경을 쓰면 등록 시 수집한 정보가 행사 운영과 마케팅에 엄청난 도움이 될 수 있습니다.
그렇다면 행사 등록 양식에 어떤 질문을 포함해야 최대한 활용할 수 있을까요? 아래에는 10년 동안 웨딩 및 특별 행사 산업에서 일하며 회의 조정, 모금 행사, 웨딩 계획에 경험이 있는 Dink Life Blog의 창립자 Courtney Ordway의 몇 가지 제안을 소개합니다.
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1. 연락처 정보가 어떻게 되나요?
이름, 성, 주소 등 기본 정보를 수집하세요. Ordway는 “이 정보는 이름표와 테이블 카드에 정확한 철자를 기재하기 위해 필요합니다.”라고 설명합니다. “또한, 이러한 세부 사항은 참석자에게 이벤트 리마인더 이메일을 보내거나 향후 이벤트에 대한 개인화된 커뮤니케이션을 할 때 도움이 됩니다.”
2. 이 행사를 어떻게 알게 되셨나요?
“이 질문은 마케팅 비용이 어디에서 효과를 발휘하고 있는지를 알 수 있게 해줍니다,”라고 Ordway는 말합니다. 예를 들어, 많은 참가자가 Facebook이나 다른 소셜 미디어 플랫폼을 통해 행사에 대해 알게 되었을 수 있고, 다른 사람들은 라디오나 입소문을 통해 들었을 수 있습니다.
“회의든 모금 행사든, 참가자들이 당신에 대해 알아내는 경로를 알면 다음에는 더 많은 목표 대상에게 도달할 수 있습니다,”라고 Ordway는 설명합니다.
3. 식이 제한이 있나요?
Ordway는 음식을 제공하는 경우 참석자의 식이 제한을 고려해야 한다고 언급합니다. 이 부분에 있어 조정이 필요한 사람이 항상 있습니다.
“누군가는 땅콩 알레르기가 있거나 비건, 또는 페스코테리언일 수 있습니다,”라고 Ordway는 말합니다. “이런 부분을 인지하지 못하면 누군가 아프거나 아예 먹지 못할 수 있습니다. 물어보지 않으면 주방 직원에게 스트레스를 주고 손님들에게 좋지 않은 경험을 제공할 수 있습니다.”
4. 접근성 또는 편의 시설 요청사항이 있나요?
일부 참석자는 휠체어를 사용하거나, 청각 또는 시각에 장애가 있거나, 서비스 동물을 동반해야 할 수 있습니다.
“참석자는 화면, 연사, 또는 화장실에 더 가까이 있어야 할 필요가 있을 수 있습니다,”라고 Ordway는 말합니다. “어떤 경우든 참석자는 배려를 받고 모든 사람과 마찬가지로 즐거운 시간을 보낼 수 있어야 합니다.”
5. 소셜 미디어 핸들은 무엇인가요?
Ordway는 소셜 핸들을 요청하면 소셜 미디어를 통해 그들과 연결할 수 있다고 말합니다.
“사람들을 팔로우하고 사진에 태그하여 그들이 포함된 느낌을 받을 수 있습니다—물론 그들의 사진을 찍고 게시하는 데 동의를 얻었다는 가정 하에,”라고 그녀는 말합니다. “등록 양식에서도 이를 요청할 수 있습니다. 이는 내년 행사 홍보를 위한 슬라이드 쇼와 소셜 미디어 모두에 해당됩니다.”
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6. 행사 중 가장 기대되는 부분은 무엇인가요?
참가자들은 주로 특정 연사의 강연을 듣기 위해 오나요? 그들이 참여하고 싶은 특별한 활동이 있나요? 그들이 배우고 싶은 구체적인 내용이 있나요?
“이 질문은 청중을 끌어들이는 요인을 더 깊이 이해하게 도와줍니다,”라고 Ordway는 말합니다. “그리고 답변을 활용하여 향후 행사를 계획할 수 있습니다.”
7. 비상 연락처 정보가 어떻게 되나요?
“이것은 주로 여러 날에 걸쳐 진행되는 행사에 더 적용 가능합니다,”라고 Ordway는 말합니다. “만약의 사태에 대비할 필요가 있으며, 특히 멀리서 이벤트에 참석하는 사람들을 위해 준비가 필요합니다.”
8. 결제 정보가 어떻게 되나요?
물론, 행사에 대한 결제를 수집할 수단이 필요합니다. 사람마다 선호하는 결제 방법이 다르므로 신용카드, 직불카드, PayPal 등 다양한 결제 옵션을 제공하세요.
9. 어떤 세션에 등록하시겠습니까?
“운영에 도움이 되도록, 참석자가 어떤 세션을 볼 계획인지 알 수 있습니다,”라고 Ordway는 말합니다. “예를 들어, 특정 연사가 많은 등록을 받았다면, 더 큰 방으로 배정하고 충분한 음식과 음료를 준비할 수 있습니다.”
10. 이메일 목록에 추가해도 되겠습니까?
“참석자를 이메일 목록에 추가하기 전에 항상 동의를 받아야 합니다,”라고 Ordway는 말합니다. “이는 향후 피드백과 행사 홍보를 위해 연락할 수 있는 법적 및 심리적 여지를 제공합니다.”
11. 귀하에 대해 더 자세히 알려주실 수 있나요?
Ordway는 참석자에게 성별, 연령대, 지역 등과 같은 추가적인 식별 세부사항을 공개할 수 있는 선택권을 제공하는 것도 도움이 된다고 말합니다. 이 정보는 향후 행사에서 목표 청중을 세분화하는 데 도움이 될 수 있습니다.
Jform으로 피드백을 수집하고 정리하세요
어떤 행사 등록 질문을 선택하든지 적어도 두 가지의 목표 중 하나를 달성해야 합니다: 행사의 운영을 지원하거나 (예: 물류 또는 식사와 관련된 도움 제공) 대상 청중에 대한 더 많은 정보를 얻는 것.
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