북아일랜드 스크립처 유니온(Scripture Union Northern Ireland)이 jform 엔터프라이즈로 매년 7,000명의 청소년을 돌보는 방법

북아일랜드 성서유니온(Scripture Union Northern Ireland, 이하 SUNI)은 매년 수백 곳의 현장에서 3세부터 18세까지의 아동과 청소년 7,000명을 돌보고 있습니다.

신앙 교육 비영리 단체인 SUNI는 아이들과 청소년들이 성경과 그 가르침을 읽고 이해할 수 있도록 돕습니다. 이를 위해 북아일랜드 전역에서 자원봉사자들이 이끄는 여름 캠프와 지역 활동, 학교 내 교육 프로그램을 운영하고 있죠.

SUNI의 운영 매니저인 캐시 크로스커리(Kathy Croskery)에게 가장 중요한 과제는 이 수많은 프로그램이 아무런 차질 없이, 그리고 무엇보다 안전하게 진행되도록 뒷받침하는 것입니다.

크로스커리는 단체의 업무 방식을 효율화하기 위해 최근 신설된 운영 매니저 직책에 처음으로 부임했습니다. 아예 처음부터 새로운 시스템을 구축해야 하는 경우도 많아서, 개선할 수 있는 부분이라면 어디든 놓치지 않고 방법을 찾아내고 있습니다.

“어떻게 하면 절차를 간소화해서 일 처리를 더 빠르게 만들고, 사람들이 더 쉽게 접근할 수 있게 할지 늘 고민하고 있습니다.”라고 크로스커리는 말합니다.

연간 7,000건에 달하는 참가 신청을 하나의 시스템으로 통합하기

업무 속도를 높이고 과정을 더 투명하게 만들려면 우선 종이 문서 중심의 업무 방식부터 디지털로 전환해야 했습니다. 예전에는 캠프 참가 신청부터 자원봉사 리더 검증까지 모든 절차를 종이 양식에 의존하고 있었거든요.

“프로그램에 참여하는 모든 아동과 청소년에게 일일이 동의서를 받아야 합니다. 부모님을 대신해 아이들을 돌봐야 하니 식단 관련 요청 사항이나 건강 정보도 반드시 파악하고 있어야 하죠.”라고 크로스커리는 설명합니다.

직접 써보기 전까지는 Jform 엔터프라이즈가 우리에게 얼마나 큰 도움이 될지 미처 몰랐습니다.

캐시 크로스커리(Kathy Croskery), 북아일랜드 성서유니온 운영 매니저

이 방대한 정보를 전부 종이 문서로 받는 방식은 비효율적인 것은 물론이고, 참가자 정보를 한곳에 모아 파악하기도 무척 어려웠습니다. 그러다 코로나19 팬데믹이 찾아오면서 SUNI는 데이터 수집 방식을 빠르게 디지털로 전환해야만 했습니다.

직원들이 지역 보건 당국에 코로나19 확진 사례를 보고해야 했는데, 종이 양식으로는 도저히 제때 정보를 모으기가 불가능했기 때문입니다. 결국 데이터를 쉽게 수집하고 취합해 공유할 수 있는 Jform을 선택하게 되었습니다.

크로스커리는 당시 상황을 이렇게 회상합니다. “코로나19 시기에는 디지털 전환이 가장 시급한 과제였습니다. 여기에 데이터를 중앙에서 통합 관리할 수 있게 된 점도 우리에게는 엄청난 수확이었죠. 직접 써보기 전까지는 Jform 엔터프라이즈가 우리에게 얼마나 큰 도움이 될지 미처 몰랐습니다.”

이제 모든 참가자 데이터가 한곳에 모여 있어, 양식이 제출될 때마다 실시간으로 업데이트되는 동일한 정보를 전 직원이 바로 확인할 수 있습니다. 아이에게 식품 알레르기가 있는지 확인하려고 종이철을 일일이 뒤적거릴 필요가 없어진 것이죠.

또한 Jform 엔터프라이즈의 Jform 팀 기능을 활용해 캠프, 학교, 운영 등 각 부서마다 전용 업무 공간을 마련했습니다. 워크스페이스별로 필요한 양식과 테이블, 관련 자료가 깔끔하게 정리되어 있어 누구나 쉽게 찾아 쓸 수 있습니다. 예전 같으면 이메일이나 종이 문서 여기저기에 흩어져 있었을 정보를 이제는 즉시 확인할 수 있게 되었습니다.

아울러 Jform 엔터프라이즈 계정을 통해 SUNI의 모든 데이터는 유럽연합(EU) 내 서버에 안전하게 보관되므로, 유럽 일반 개인정보 보호법(GDPR) 기준도 수월하게 준수하고 있습니다.
직원들이 직접 접근 권한을 제어하고 역할별로 권한을 다르게 설정할 수 있을 뿐 아니라 서버 내 활동 내역까지 추적할 수 있어, 보안과 책임 관리도 한층 강화되었습니다.

대부분 25세 미만인 2,000여 명의 자원봉사자 관리 및 지원

SUNI 직원들은 캠프와 학교, 지역 행사에서 직접 프로그램을 진행하는 약 2,000명의 자원봉사자를 매년 관리하고 있으며, 이들 대부분은 17세에서 25세 사이의 청년들입니다.

자원봉사 리더들은 전국 수백 곳의 현장에 흩어져 활동하기 때문에 이동 중에도 필요한 자료를 바로 열어볼 수 있어야 합니다. 게다가 대부분 25세 미만이라 이메일 같은 소통 방식은 현실적으로 맞지 않는다고 크로스커리는 말합니다.

“심지어 문자 메시지도 거의 안 쓰는 친구들이 있거든요.”라고 그녀는 덧붙입니다.

그래서 팀은 자원봉사자들의 눈높이에 맞추기 위해 Jform 앱을 활용해 자원봉사 리더 전용 맞춤형 모바일 앱을 직접 제작했습니다. 봉사자들은 이 앱을 통해 다음과 같은 정보를 빠르게 확인할 수 있습니다.

• 담당 직원 연락처
• 운영 규정 및 아동·청소년 보호 관련 자료
• 동의서나 물품 신청서 등 자주 쓰는 양식
• 담당 활동에 신청한 참가자의 최신 명단(Jform 테이블 연동)
  

직원들이 앱으로 푸시 알림도 보낼 수 있어서, 자원봉사자들은 언제든 손끝에서 필요한 정보를 바로 받아볼 수 있습니다.

이메일을 보내놓고 봉사자들이 읽어주기만을 마냥 기다리는 대신, “늘 손에 쥐고 있는” 스마트폰으로 앱 알림을 직접 보내는 것이죠. 크로스커리는 “긴 이메일을 끝까지 다 읽는 것보다 알림으로 확인하게 될 확률이 훨씬 높다”고 말합니다.

예전 같으면 보이지 않는 곳에서 온갖 승인과 실무를 처리하느라 며칠씩 이메일을 주고받아야 했을 텐데, 이제는 수신함에 가벼운 알림 하나만 울리면 끝납니다.

캐시 크로스커리(Kathy Croskery), 북아일랜드 성서유니온 운영 매니저

크로스커리는 직원들이 Jform 앱의 새로운 왓츠앱(WhatsApp) 알림 기능에도 큰 기대를 걸고 있다고 전했습니다. 특히 학대 의심 사례나 보건 및 안전 사고를 신고해야 하는 긴급한 상황에서 이 기능이 큰 역할을 할 수 있기 때문입니다. 양식이 제출되는 즉시 이메일이 아닌 왓츠앱으로 알림을 받아볼 수 있어 훨씬 더 발 빠르게 대처할 수 있습니다.

“양식이 언제 올라오나 이메일 창을 계속 새로고침하며 기다리는 대신, 제출되는 그 순간 바로 알림을 받게 됩니다. 덕분에 사회복지 기관에 전달해야 할 중요한 정보를 지체 없이 파악할 수 있죠.”라고 크로스커리는 설명합니다.

보이지 않는 내부 운영 업무까지 매끄럽게 간소화

참가자와 자원봉사자 정보를 관리하는 것 외에도, 크로스커리는 단체 운영을 뒷받침하는 내부 행정 절차를 개선할 방법을 꾸준히 찾고 있습니다.

대표적인 예로 직원들의 경비 환급 승인을 위한 자동화 워크플로를 구축했습니다. 경비 환급 양식에 Jform의 조건부 로직 기능을 적용해, 알맞은 예산 담당자에게 승인 요청이 자동으로 전달되도록 설정한 것입니다.

그녀는 “예전 같으면 보이지 않는 곳에서 온갖 승인과 실무를 처리하느라 며칠씩 이메일을 주고받아야 했을 텐데, 이제는 수신함에 가벼운 알림 하나만 울리면 끝납니다.”라고 말합니다.

크로스커리는 직원들을 위한 전용 모바일 앱도 따로 만들었습니다. 여기에는 월별 경비 청구, 연차 신청, 장비 예약, 청구서 결제 요청 양식으로 바로 이동하는 링크가 모여 있습니다. 공유 폴더와 셰어포인트(SharePoint) 자료실, 직원 연락처로 이어지는 바로가기는 물론이고, 심지어 간식 당번표까지 들어 있죠.

Jform 엔터프라이즈 덕분에 아낀 시간은 고스란히 SUNI의 프로그램을 개선하고 넓혀가는 데 쓰이고 있습니다.  크로스커리는 SUNI 이사회 임원들에게 Jform에 투자한 비용이 전혀 아깝지 않은 충분한 가치를 해내고 있다고 언제나 기쁜 마음으로 전하고 있습니다.Jform 덕분에 본인과 다른 직원들 모두 훨씬 더 효율적으로 일할 수 있게 되었고, 적은 리소스로도 더 많은 일을 해내면서 단체가 꾸준히 성장하는 밑거름이 되고 있기 때문입니다.