Google 설문지에서 Form Publisher를 사용하여 PDF를 만드는 방법

Google Forms는 정보를 수집하는 편리한 방법이며 사용법을 배우기도 쉽습니다. 하지만 한 가지 중요한 한계가 있습니다. 양식 제출 내용을 맞춤형 PDF나 다른 문서로 기본 변환하지 못한다는 점입니다. 

바로 이 부분에서 Form Publisher가 필요합니다. 이 Google Workspace 도구는 최고의 Google Forms 애드온 중 하나입니다. 양식 응답을 문서 템플릿에 연결하여, 제출된 데이터에서 맞춤형 문서를 자동으로 생성할 수 있게 해줍니다. 

이 가이드에서는 Form Publisher 설치, Google Forms 및 템플릿 준비, Form Publisher에 템플릿 연결, 출력 설정 구성 및 완성된 워크플로 테스트 방법을 설명합니다.

1. Google Forms에 Form Publisher 설치하기

1. Google Workspace Marketplace에서 Form Publisher 페이지를 엽니다. 설치를 클릭합니다.

2. Google 권한 부여 창에서 계속을 클릭합니다. 사용할 Google 계정을 선택합니다.

3. 요청된 권한을 검토하고 허용을 클릭합니다. 설치 확인 메시지를 기다린 다음 완료를 클릭합니다.

4. Google Forms를 열고 Form Publisher와 함께 사용할 양식을 만들거나 엽니다.

5. 양식 오른쪽 상단의 애드온 아이콘을 클릭하고 Form Publisher를 선택합니다.

6. 시작하기(Get Started)를 클릭하여 Form Publisher의 설정 패널을 엽니다.

이제 Form Publisher가 설치되었으며 구성할 준비가 되었습니다.

2. 게시할 Google Form 준비하기

Form Publisher를 양식에 연결하기 전에, 생성된 문서로 전송할 모든 정보가 양식에 포함되어 있는지 확인하세요.

1. Form Publisher와 함께 사용할 양식을 열거나 빈 Google Form을 새로 만듭니다. 완성된 PDF에 표시할 각 정보에 대한 질문을 추가합니다. 각 질문에 명확하고 최종적인 제목을 지정하세요. Form Publisher는 질문 제목을 템플릿의 마커로 정확하게 사용하기 때문에 이 부분이 특히 중요합니다. 예시의 양식에서는 제품 선택과 가격을 묻고 있습니다. 

2. 다음 단계로 넘어가기 전에 양식을 철저히 확인하세요. 템플릿 작성을 시작한 후에는 해당 마커를 업데이트할 필요가 없도록 질문 제목을 변경하지 않는 것이 좋습니다.

3. 문서 템플릿 생성 및 Form Publisher 마커 추가하기

템플릿은 완성된 문서의 디자인을 결정합니다. 생성하려는 문서 유형에 따라 Google Docs, Google Sheets 또는 Google Slides에서 템플릿을 만들 수 있습니다.

1. Google Docs를 열고(예시 참조) 새 문서를 시작하여 새 템플릿을 만듭니다. 완성된 PDF에 표시할 제목, 레이블, 표 또는 기타 서식을 추가합니다. 이 예시에서는 제목과 양식 응답 필드가 있는 간단한 문서만으로 충분합니다.

2. 각 양식 응답에 대한 마커를 추가합니다. 응답이 표시될 위치에 커서를 놓고 해당 질문 제목을 이중 꺾쇠괄호 안에 입력합니다. 예를 들어 양식에서 Customer name을 묻는 경우 템플릿에 “<<Customer name>>“을 입력합니다. Form Publisher는 문서를 생성할 때 마커를 응답자의 답변으로 대체합니다.

참고: 대소문자, 문장 부호 및 공백을 포함하여 모든 마커가 Google Forms 질문 제목과 정확히 일치하는지 확인하세요. 예를 들어 양식 질문이 Customer name(소문자 n 사용)인 경우 “<<Customer Name>>“은 작동하지 않을 수 있습니다.

3. 템플릿 문서에 설명이 포함된 이름을 지정하고 Google Drive에 저장되어 있는지 확인합니다. 다음 섹션에서 이 문서를 Form Publisher 템플릿으로 선택하게 됩니다.

4. Form Publisher에 템플릿 연결하기

문서 템플릿을 생성한 후에는 Form Publisher의 템플릿 및 마커(Template and Markers) 설정을 사용하여 Google Form에 연결합니다.

1. Google Form에서 애드온 아이콘을 클릭하고 Form Publisher를 선택한 다음 Launch Form Publisher를 클릭합니다. 
2. 화면 오른쪽 하단에 Form Publisher 패널이 열리면 **Explore and Customize Settings**를 클릭합니다.

3. 설정 메뉴에서 템플릿 및 마커(Template and Markers)를 선택합니다. 이 섹션에서는 양식과 연결된 템플릿을 보여주며 템플릿을 검토하거나 변경할 수 있게 해줍니다.

4. 템플릿 변경(Change Template)을 클릭하고 Google Drive 선택기를 사용하여 방금 만든 문서를 선택합니다. 선택(Select)을 클릭하여 확인합니다.

5. Form Publisher가 템플릿에서 찾은 마커를 검토하고 Google Forms 질문과 잘 일치하는지 확인합니다. 모든 항목이 일치하면 다음 단계로 넘어갈 준비가 된 것입니다.

5. 출력 형식, 수신자 및 저장소 설정 구성하기

이제 Form Publisher가 생성된 문서로 수행할 작업을 구성할 수 있습니다.

1. 설정 메뉴에서 파일 생성 옵션(File Generation Options)을 선택합니다.

2. 이 튜토리얼에서는 테스트용으로 생성된 PDF를 쉽게 찾을 수 있도록 Drive에 PDF 복사본 유지(Keep PDF Copy in Drive)를 활성화된 상태로 둡니다.

3. 설정 메뉴로 돌아가서 대상 폴더 및 라우팅 규칙(Destination Folders & Routing Rules)을 선택합니다.

4. 기본 대상 폴더(Default Destination Folder) 아래에서 폴더 변경(Change Folder)을 선택하고 사용하려는 Google Drive 폴더를 선택한 다음 선택(Select)을 클릭합니다. 양식을 처음 구성할 때 Form Publisher가 기본 출력 폴더를 생성하므로 이 예시에서는 해당 설정을 그대로 두어도 됩니다. 또한 Google Form을 PDF로 저장할 수도 있습니다. 

5. 설정 메뉴로 돌아가서 공유 옵션 및 알림(Sharing Options and Notifications)을 선택합니다.

6. Form Publisher는 양식 소유자를 수신자로 나열하며 생성된 PDF를 이메일 첨부 파일로 보낼 수 있습니다. 수신자를 추가하고 PDF 또는 생성된 문서에 대한 링크를 수신할지 여부를 선택할 수 있습니다.

Form Publisher로 또 어떤 것을 자동화할 수 있나요? 

Form Publisher는 제출물에서 사용자 정의 문서를 만들고, 지정된 수신자에게 배포하며, 생성된 파일을 Google Drive에 구성하고, 알림을 보내고, 승인 워크플로우를 지원할 수 있습니다. 이러한 기능은 양식 제출 시 문서 및 후속 조치를 트리거해야 하는 신청서, 송장, 구매 요청, 계약 및 기타 프로세스에 유용할 수 있습니다.

6. 테스트 응답 제출 및 생성된 문서 확인하기

양식을 공유하기 전에 테스트 응답을 제출하여 전체 워크플로우가 예상대로 실행되는지 확인하세요.

1. 새 창에서 Google Form을 엽니다. 샘플 정보로 양식을 작성하고 제출(Submit)을 클릭합니다. (참고: 미리보기 모드에서는 제출이 작동하지 않으므로 새 창에서 Drive의 양식을 열어야 합니다.) 

2. 대상으로 선택한 Google Drive 폴더를 엽니다. Form Publisher가 템플릿과 테스트 응답을 기반으로 PDF를 생성했을 것입니다.

3. PDF를 열고 제출된 정보가 올바른 위치에 나타나는지, 서식이 올바른지 확인합니다. 누락되거나 잘못된 부분이 있는 경우, 양식을 게시하기 전에 템플릿 및 마커(Template and Markers) 또는 관련 Form Publisher 설정으로 돌아가서 필요한 변경 사항을 적용하세요.

Form Publisher 팁 및 제한 사항

Form Publisher는 Google Forms 응답을 세련되고 맞춤화된 문서로 변환하는 유용한 방법이 될 수 있지만, 프로세스에 몇 가지 추가적인 요소가 포함됩니다. 프로세스를 최대한 간단하고 성공적으로 진행하려면 다음 팁과 요금제 제한 사항에 유의하세요. 

• 매핑 전 질문 제목 확정하기: Form Publisher 마커는 대소문자와 띄어쓰기를 포함하여 해당 Google Forms 질문 제목과 정확히 일치해야 합니다. 템플릿을 설정한 후 질문 제목을 변경하면 마커가 더 이상 올바르게 매핑되지 않을 수 있습니다. 템플릿을 빌드하기 전에 질문 문구를 확정하여 마커를 업데이트할 필요가 없도록 하세요.
• 게시 전 모든 출력물 테스트하기: 응답자에게 양식을 보내기 전에 최소한 한 개의 테스트 응답을 제출하고 생성된 문서나 PDF를 엽니다. 모든 마커가 교체되었는지, 서식이 올바른지, 이미지나 업로드된 파일이 예상대로 표시되는지 확인합니다. 간단한 테스트를 통해 실제 제출물에 영향을 미치기 전에 매핑 및 서식 문제를 발견할 수 있습니다.
• 무료 요금제 한도 모니터링하기: Form Publisher의 무료 요금제는 한 달에 20개의 문서를 생성할 수 있습니다. 문서 생성을 위해 20개 이상의 제출이 예상되는 경우 요금제를 선택할 때 이 한도를 고려해야 합니다. Form Publisher는 무제한 문서 생성을 제공하는 유료 요금제를 제공합니다.
• 요청된 권한 검토하기: Form Publisher는 관련 양식 및 Drive 파일에 액세스하여 관리하고, 귀하를 대신하여 이메일 알림을 보내고, 부재 시 문서를 생성하기 위해 Google 계정 권한이 필요합니다. 특히 양식에서 민감한 정보를 수집하는 경우 부가 기능을 승인하기 전에 이러한 권한을 검토하세요. 
• 이메일 첨부 파일 크기 유의하기: Google의 이메일 제한으로 인해 Form Publisher는 25MB보다 큰 첨부 파일이 포함된 이메일 알림을 보낼 수 없습니다. 
• 승인 동작 이해하기: Form Publisher는 승인 워크플로우를 추가할 수 있습니다. 여러 명의 승인자가 지정된 경우, 문서를 승인하거나 거부하는 첫 번째 사람이 승인 프로세스를 완료하게 되며, 이는 모든 사람이 순차적으로 승인해야 하는 워크플로우가 아닙니다.

양식을 계획하고, 출력물을 테스트하고, 요금제 제한 사항을 이해하는 데 약간의 시간을 투자하면 워크플로우가 예상대로 실행되도록 하는 데 도움이 될 수 있습니다.

Form Publisher에 여전히 요구되는 사항

사용자는 Google Form, 별도의 문서 템플릿, 정확히 일치하는 마커, 부가 기능 설정, Google Drive 폴더 및 알림 규칙을 유지 관리해야 합니다. 이 기능은 Google Forms의 일부로 제공되는 것이 아니라 타사 부가 기능에 의존하는 상태로 남아 있습니다.

대신 Jform을 사용하여 기본적으로 PDF를 생성해야 하는 이유

Form Publisher는 Google Workspace 내에 머물고 싶은 조직을 위한 유용한 옵션입니다. 그러나 워크플로우에 또 다른 제품 및 구성 계층이 추가됩니다. 모든 것을 연결하려면 Google Form, 별도의 문서 템플릿, 일치하는 마커 및 Form Publisher 설정이 필요합니다.

Jform은 다른 접근 방식을 취합니다. 기본 Jform pdf 편집기는 양식을 만들고 관리하는 동일한 플랫폼 내에서 양식 응답을 맞춤형 PDF 문서로 자동 변환할 수 있습니다. Jform AI는 강력한 양식을 빠르게 구축하는 데 도움이 되며, 20,000개 이상의 무료 양식 템플릿 중에서 선택할 수도 있습니다. 그런 다음 별도의 Google Docs 템플릿을 유지 관리할 필요 없이 PDF의 레이아웃과 콘텐츠를 맞춤 설정하고, 템플릿을 선택하며, 제출된 데이터를 사용하여 세련된 문서를 만들 수 있습니다.

주요 Jform 기능은 다음과 같습니다.

• 기본 PDF 생성: 제출된 양식 데이터에서 PDF를 자동으로 생성합니다.
• 조건부 PDF 전송: 양식 조건에 따라 PDF 문서를 생성하고 이메일 워크플로우를 통해 적절한 문서를 전송합니다.
• 통합 워크플로우: Jform Workflows를 사용하여 조건부 분기, 승인 및 PDF 생성을 포함하여 양식 응답에 기반한 작업을 자동화합니다.
• 유연한 승인 라우팅: 보다 타겟팅된 워크플로우를 위해 개인 또는 팀 승인 단계를 통해 제출물을 라우팅하고 결과에 따라 수행할 작업을 정의합니다.
• 기본 전자 서명: 문서 및 워크플로우 프로세스의 일부로 서명을 수집하려면 Jform 서명을 사용하세요.
• 하나로 연결된 시스템: 별도의 문서 생성 부가 기능이 필요 없이 Jform 플랫폼 내에서 양식, PDF 문서, 워크플로우, 승인 및 서명이 함께 작동할 수 있습니다.

또한 Jform의 PDF 도구를 사용하면 생성된 PDF를 이메일 알림에 첨부하거나, 연동을 통해 전송하거나, 양식의 “감사합니다” 페이지에서 사용할 수 있도록 할 수 있습니다. Jform의 도구는 양식 작업을 더 간단하고 빠르게 만들어 줍니다. Jform 스마트 pdf 양식은 양식 PDF를 HTML 웹 양식으로 변환할 수 있습니다. 해결 방법을 사용하여 PDF를 Google Form으로 변환할 수 있지만, 그 과정이 직접적이지는 않습니다. (가이드를 통해 PDF 제출 보고서를 만들거나 편집하는 방법을 알아보세요.) Jform Workflows는 승인 라우팅 및 조건부 작업을 추가하며, jform 서명은 여러 사람이 문서에 서명해야 할 때 전자 서명과 순차적 서명을 지원합니다. 

결론

Form Publisher는 특히 Google Workspace에 크게 의존하는 조직의 경우 Google Forms에서 맞춤형 PDF를 생성하는 실용적인 방법이 될 수 있습니다. 그러나 이 프로세스에는 별도의 템플릿, 일치하는 마커, 부가 기능 설정 및 관련 워크플로우를 유지 관리하는 과정이 필요합니다.

양식 제출물에서 PDF를 만드는 더 간단한 방법을 원하신다면 Jform은 양식 생성, PDF 생성, 워크플로우, 승인 및 전자 서명을 하나의 플랫폼으로 통합합니다. 여러 요소를 연결할 필요 없이 동일한 시스템에서 양식과 양식이 생성하는 문서를 관리할 수 있습니다. 또한 몇 초 만에 Google Forms를 Jform으로 마이그레이션할 수도 있습니다. 

Jform으로 양식을 이동할 준비가 되셨나요?

Jform으로 양식 마이그레이션하기

양식에서 PDF로의 워크플로우를 단순화할 준비가 되셨나요? 오늘 바로 Google Forms를 Jform으로 마이그레이션하세요.