Word 문서를 작성 가능한 양식으로 만드는 방법

인사 담당자나 사무 관리자, 교사, 소규모 사업자분들이 워드 문서를 양식처럼 쓰다 보면 불편한 점이 한두 가지가 아닙니다. 열 명 남짓한 사람에게만 문서를 돌려서 받아봐도, 정작 답변 내용을 확인하는 시간보다 깨진 서식을 다듬고 정리하는 데 더 많은 시간을 쓰게 되니까요.

다행히 워드에 내장된 기능을 활용하면 이런 번거로움을 어느 정도 해결할 수 있습니다. 입력 가능한 필드를 따로 추가하고 나머지 영역은 모두 잠가두면, 응답자가 지정된 칸에만 내용을 입력하게 만들 수 있거든요. 이번 가이드에서는 워드 문서를 깔끔한 입력용 양식으로 바꾸는 방법을 단계별로 알아보고, 번거롭게 파일을 이메일로 주고받지 않고도 웹에서 똑같은 정보를 훨씬 빠르게 수집하는 방법까지 함께 살펴보겠습니다.

Microsoft Word에서 4단계로 입력 가능한 양식 만들기

워드에는 양식 제작 도구가 기본적으로 숨겨져 있습니다. 하지만 이 기능을 켜기만 하면 별도의 프로그램이나 추가 기능을 설치하지 않고도, 워드 문서의 양식 컨트롤을 활용해 기존 문서를 입력 가능한 양식으로 손쉽게 바꿀 수 있습니다.

개발 도구 탭과 양식 컨트롤을 사용해 워드에서 직접 입력 양식을 만드는 방법은 다음과 같습니다. 

1. 개발 도구 탭 표시하기

Microsoft Word의 양식 관련 도구들은 모두 ‘개발 도구’ 탭 안에 모여 있습니다. Windows PC에서 이 탭을 켜려면 상단 메뉴의 파일 > 옵션 > 리본 사용자 지정으로 들어가 오른쪽 기본 탭 목록에서 개발 도구 상자에 체크하고 확인을 누르세요. 이렇게 한 번만 설정해 두면 상단 리본 메뉴에 탭이 계속 표시됩니다. 

Mac을 사용 중이라면 Word > 환경설정 > 리본 및 도구 모음으로 이동해 개발 도구에 체크한 뒤 저장을 클릭하면 됩니다.

2. 문서에 입력 필드 추가하기

양식으로 바꿀 워드 문서를 열고 응답자가 내용을 입력할 위치를 정해 보세요. 만약 기존 문서에 ‘이름: ________’처럼 밑줄로 빈칸이 표시되어 있다면, 그 자리에 입력 필드가 들어갈 수 있도록 밑줄을 먼저 지워줍니다. 그런 다음 첫 번째 답변이 들어갈 위치를 클릭하고 개발 도구 탭을 열어 컨트롤 그룹에서 알맞은 항목을 고르면 됩니다.

• 이름이나 전화번호처럼 별도의 서식 없이 짧은 답변을 받을 때는 일반 텍스트 컨트롤이 적합합니다.
• 글자를 굵게 강조하거나 여러 문단에 걸친 긴 답변을 입력받아야 한다면 서식 있는 텍스트를 선택하세요.
• 예/아니요 질문이나 여러 항목을 체크해야 하는 문항에는 확인란을 넣으면 됩니다.
• 부서명이나 티셔츠 사이즈처럼 정해진 보기 중에서 하나를 고르게 할 때는 드롭다운 목록을 활용합니다.
• 달력에서 날짜를 직접 선택하게 하려면 날짜 선택 컨트롤을 추가해 주세요.

필요한 모든 입력란에 똑같은 작업을 반복해 줍니다. 만약 실수로 컨트롤을 잘못 넣었다면 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭한 뒤 콘텐츠 컨트롤 제거를 선택해 지울 수 있습니다.

Mac용 워드에서는 개발 도구 탭에서 텍스트 상자, 확인란, 콤보 상자 옵션을 제공합니다. 텍스트 상자를 날짜나 숫자 전용 입력란으로 바꾸는 방법은 바로 다음 단계에서 살펴보겠습니다.

3. 각 필드의 세부 옵션 설정하기

대부분의 필드는 추가하는 즉시 바로 작동하지만, 드롭다운 목록만큼은 사용자가 고를 수 있는 선택지를 미리 넣어두어야 합니다. 해당 컨트롤을 선택한 상태에서 개발 도구 탭의 속성을 클릭한 다음, 추가 버튼을 누르고 표시 이름 칸에 각 선택지(예: 정규직, 파트타임, 계약직)를 입력해 주세요. 이 속성 창에서는 각 필드에 제목을 붙이거나 날짜 선택 컨트롤의 날짜 표시 형식을 지정할 수도 있습니다.

이때 드롭다운 목록에서 내용을 편집할 수 없음 항목은 체크하지 않고 비워 두어야 합니다. 여기에 체크하면 응답자가 목록에서 항목을 아예 선택할 수 없게 되거든요. 만약 목록에서 고르는 것뿐만 아니라 응답자가 직접 답변을 입력하는 것도 허용하고 싶다면, 드롭다운 목록 대신 콤보 상자를 선택하세요.

Mac에서는 필드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 속성을 선택하면 됩니다. 여기서 텍스트 상자의 유형(예: 일반 텍스트, 숫자, 날짜)을 지정하거나 콤보 상자에 들어갈 선택지 목록을 추가할 수 있습니다.

4. 편집 제한 설정 후 저장하기

파일 보호 설정을 해두지 않으면 양식을 작성하는 사람이 실수로 질문 내용이나 항목 이름, 전체 레이아웃을 마음대로 바꿀 수 있습니다. 양식을 안전하게 잠그려면 개발 도구 > 편집 제한으로 이동해 문서에서 이 유형의 편집만 허용에 체크하고, 드롭다운 메뉴에서 양식 채우기를 선택하세요. 이어서 예, 보호를 적용합니다를 클릭하고, 다른 사람이 임의로 보호 설정을 풀지 못하도록 비밀번호를 지정해 줍니다.

문서를 저장한 뒤에는 직접 내용을 입력해 보면서 모든 필드가 제대로 작동하는지 확인해 보세요. 나중에 양식을 수정해야 할 때는 편집 제한 창을 다시 열고 보호 중지를 누르면 됩니다.

Mac에서 이 작업을 하려면 개발 도구 탭의 양식 보호를 클릭해 문서를 잠그면 되고, 수정이 필요할 때 같은 버튼을 한 번 더 누르면 잠금이 풀립니다. 비밀번호를 걸어두고 싶다면 상단 메뉴의 검토 > 문서 보호로 들어가 비밀번호를 입력해 주세요.

워드를 온라인 양식 대용으로 쓸 때 알아두어야 할 단점

워드에서 양식 틀을 만드는 것 자체는 어렵지 않지만, 진짜 문제는 응답을 거두어들일 때부터 시작됩니다. 특히 양식을 보내야 할 대상이 몇 명 이상으로 늘어나면 다음과 같은 한계에 부딪히기 쉽습니다.

• 워드 문서는 페이지 레이아웃이 고정되어 있어서 스마트폰에서는 양식을 작성하기가 무척 불편합니다. 작은 화면에서 일일이 화면을 확대하고 이리저리 스크롤하며 입력란을 찾아야 하는 데다, 날짜 선택이나 드롭다운 메뉴 같은 상당수의 양식 필드는 워드 모바일 앱에서 아예 작동하지도 않습니다.
• 웹용 워드(Word for the web)에서는 양식 필드를 만들 수 없고 편집 제한으로 잠근 문서도 대부분 수정할 수 없기 때문에, 응답자 컴퓨터에 데스크톱 버전의 워드가 반드시 설치되어 있어야 합니다. 웹 브라우저로 양식을 열면 아예 글자를 입력하지 못할 수도 있습니다.
• 양식을 50명에게 보내면 응답마다 개별 파일이 생성되어 결국 50개의 첨부파일을 따로 받게 됩니다. 결국 파일을 하나씩 열어서 내용을 읽고 스프레드시트에 수동으로 복사해 옮겨야 하며, 이 과정에서 오타가 나거나 빈칸이 누락되고 파일 버전이 뒤섞이는 골치 아픈 문제가 끊이지 않습니다.
• 워드 자체 기능만으로는 결제를 받거나 조건부 로직 및 필수 서명을 양식에 넣을 수 없습니다. 결제 기능을 연동하거나 응답자에게 해당하지 않는 문항을 숨기는 것이 불가능하며, 계약서나 동의서를 보낼 때 꼭 필요한 서명을 필수로 받도록 강제할 방법도 없습니다.
• 누구나 열 수 있는 PDF로 보내면 해결될 것 같지만, 워드 양식을 PDF로 저장하면 입력 필드가 모두 사라집니다. 워드의 양식 필드를 그대로 살려서 입력 가능한 PDF로 변환하는 기능은 없거든요. 결국 문서를 PDF로 저장하면 레이아웃만 남고 입력 기능은 빠져버려서, 문서를 받는 사람이 종이로 인쇄해 손으로 직접 쓴 뒤 다시 스캔해서 보내야 합니다.

워드 문서 대신 Jform 양식으로 전환해야 하는 이유

정적인 파일을 이메일로 보내놓고 서식이 깨지지 않기를 바라는 대신, Jform을 활용해 워드 문서를 어떤 기기에서든 작성할 수 있는 온라인 양식으로 바꿔 보세요. 원본 문서의 레이아웃을 얼마나 그대로 유지하고 싶은지에 따라 두 가지 방법 중 하나를 선택하면 됩니다.

1. 몇 분 만에 반응형 웹 양식 새로 만들기

워드 문서의 겉모습보다 질문 내용 자체가 더 중요하다면, Jform 양식 빌더에서 양식을 새로 만들어 보세요. 텍스트 상자나 드롭다운 메뉴, 파일 업로드 필드를 페이지로 끌어다 놓기만 하면 됩니다. 여기에 안전한 결제 필드나 응답자의 이전 답변에 따라 불필요한 질문을 숨겨주는 조건부 로직, 그리고 전자서명을 수집할 수 있는 서명 필드처럼 워드에서는 쓸 수 없던 기능까지 자유롭게 추가할 수 있습니다.

이렇게 만든 양식은 스마트폰, 태블릿, 데스크톱 화면에 맞춰 자동으로 최적화되며, 제출된 모든 응답은 검색 가능한 스프레드시트 형태의 작업 공간인 jform 테이블로 곧바로 모입니다. 50개의 첨부파일에서 답변을 일일이 복사해 옮길 필요 없이, 모든 응답이 이미 깔끔하게 정리된 표 하나만 열어보면 됩니다.

2. Jform 스마트 pdf 양식으로 원본 레이아웃 그대로 살리기

계약서나 공식 서류처럼 기존 문서의 모양을 토씨 하나 틀리지 않고 그대로 유지해야 한다면, 먼저 워드 파일을 PDF로 저장해 주세요. 워드 안에서 파일 > 다른 이름으로 저장을 눌러 바로 변환할 수도 있고, 작업 환경에 맞는 워드-PDF 변환 도구를 사용해도 좋습니다. 그런 다음 Jform에서 양식 만들기를 클릭하고 양식 가져오기 > PDF 양식 가져오기를 차례대로 선택해 파일을 업로드하세요.

그러면 Jform이 해당 PDF를 모바일 친화적인 온라인 양식으로 자동 변환해 주며, 온라인 입력 필드를 원본 문서의 각 위치에 똑똑하게 연결해 줍니다. 혹시 자동으로 인식되지 않은 빈칸이 있더라도 직접 필드를 추가해 넣을 수 있습니다. 응답자는 파일을 따로 다운로드하거나 인쇄할 필요 없이, 스마트폰에서 온라인 버전에 내용을 입력해 간편하게 온라인으로 PDF 양식을 제출하면 됩니다. 제출이 끝나면 Jform이 원본 레이아웃 그대로 작성된 완성본 PDF를 만들어 주며, 이 파일을 이메일로 자동 발송하거나 Google 드라이브, Dropbox, Box와 연동해 바로 저장할 수도 있습니다.

응답이 들어올 때마다 끝없이 쌓이는 개별 파일 더미에 파묻히는 대신, 단 하나의 링크만 공유하고 모든 답변을 한곳에서 깔끔하게 모아보세요. 지금 바로 Jform에서 무료로 첫 양식을 만들고 양식 업무를 훨씬 간편하게 줄여보세요.