Smartsheet에서 양식 만드는 방법

Smartsheet는 프로젝트를 계획하고 관리하며 분석할 수 있게 해주는 클라우드 기반 업무 관리 플랫폼입니다. AI 기반 스프레드시트 기능뿐만 아니라 요청 수집, 데이터 접수, 업데이트 처리 등에 활용할 수 있는 양식 기능도 제공합니다. 

이 글에서는 Smartsheet에서 양식을 만드는 방법을 단계별로 안내해 드리겠습니다. 양식 응답이 연결된 스프레드시트로 바로 전송되고 양식 구조가 시트의 열과 밀접하게 연결되어 있어 과정이 다소 까다로울 수 있습니다. 하지만 양식을 정확하게 설정하는 방법은 물론, Smartsheet 양식을 편집하고 공유하는 방법까지 자세히 알아보겠습니다. 

또한 Smartsheet의 양식 기능이 제한적이라고 느껴지신다면, Jform을 소개해 드립니다. Jform은 Smartsheet와 직접 연동되는 고급 기능을 갖춘 선도적인 양식 빌더입니다. 

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How to Build and Customize Forms in Smartsheet

Smartsheet에서 양식을 만드는 방법

Smartsheet에서 양식 만들기를 시작하기 전에, 양식 기능을 둘러볼 수 있는 무료 체험판을 제공하긴 하지만 기본적으로 유료 도구라는 점을 알아두셔야 합니다. 무료 체험 기간 이후에도 Smartsheet의 양식 기능을 계속 사용하려면 비즈니스(Business), 엔터프라이즈(Enterprise) 또는 고급 업무 관리(Advanced Work Management) 요금제를 이용해야 합니다.

계정 설정이 완료되었다면 다음 단계에 따라 Smartsheet에서 양식을 만들어 보세요.

1. Smartsheet에서 양식을 연결할 시트를 엽니다.

2. 상단 메뉴에서 양식(Form) 아이콘을 클릭한 후, 양식 만들기(Create form)를 선택합니다.

3. Smartsheet에서 해당 시트와 연결된 양식을 열며, 시트의 열을 기반으로 자동 생성된 필드가 표시됩니다.

몇 가지 알아두어야 할 중요한 사항은 다음과 같습니다. 

• 양식의 제목은 시트의 제목과 동일하게 설정됩니다. 제목과 설명을 클릭하여 수정할 수 있습니다.
• Smartsheet 양식 빌더에서 양식 필드를 추가, 제거 또는 재배열할 수 있습니다. 양식에 필드를 추가하면 시트에도 자동으로 열이 추가됩니다.
• 양식에서 필드를 삭제하더라도 시트에서 해당 열이 자동으로 삭제되지는 않으므로, 시트에서 수동으로 직접 삭제해야 합니다.

4. 양식에 원하는 변경 사항을 모두 적용했다면 오른쪽 상단의 저장(Save)을 클릭합니다.

5. 양식을 미리 보려면 양식 열기(Open Form)를 클릭합니다.

6. 양식을 다른 사람과 공유하려면 양식 공유(Share Form)를 클릭합니다. 그런 다음 양식을 공유할 사람들의 이메일 주소를 입력할 수 있습니다. 양식 링크나 임베드 코드를 가져오는 옵션도 제공됩니다.

Smartsheet 양식을 편집하고 맞춤 설정하는 방법

때로는 마지막 순간에 변경 사항이 생겨 이미 공유한 Smartsheet 양식을 수정해야 할 수도 있습니다. 이는 충분히 가능하지만, 양식 구조가 여전히 해당 시트와 연결되어 있다는 점을 기억해야 합니다. 즉, 양식에 필드를 추가하면 시트에도 함께 추가되지만, 양식에서 필드를 삭제하더라도 시트에서는 삭제되지 않습니다.

Smartsheet 양식 빌더에서 양식을 찾아 열고, 편집 및 맞춤 설정하려면 다음 안내를 따르세요.

1. 편집하려는 양식과 연결된 시트를 엽니다.
2. 양식(Form) 아이콘을 클릭한 후, 양식 관리(Manage forms)를 선택합니다.

3. Smartsheet에서 연결된 양식 목록이 있는 대화 상자를 엽니다. 편집 및 맞춤 설정하려는 양식을 클릭합니다.

4. 오른쪽 상단의 편집(Edit)을 클릭합니다.

5. Smartsheet에서 Smartsheet 양식 빌더로 해당 양식을 엽니다.

여기에서 필드(Field) 메뉴를 사용하여 필드를 추가, 제거 또는 재배열할 수 있습니다. 또한 필드 순서와 표시 여부를 조정할 수 있을 뿐만 아니라 양식의 디자인과 레이블을 업데이트할 수도 있습니다. 

참고: 필드를 추가하면 시트에도 해당 열이 추가되지만, 필드를 제거하더라도 시트에서 해당 열이 자동으로 제거되지는 않습니다. 열 삭제는 여전히 수동으로 직접 진행해야 합니다.

6. 편집 및 맞춤 설정을 모두 완료했다면 저장(Save)을 클릭합니다.

Smartsheet에서 직접 양식을 만들 때의 3가지 한계점

Smartsheet 양식을 사용해 데이터를 수집할 수는 있지만, 사용하기 까다로울 수 있으며 필요한 기능을 모두 제공하지 못할 수도 있습니다. Smartsheet 양식을 사용할 때는 다음과 같은 단점을 염두에 두세요.

• 양식이 시트 구조에 엄격하게 종속됩니다: Smartsheet 양식은 연결된 시트 내의 필드를 기반으로 하며 시트 없이는 존재할 수 없습니다. 이러한 연결을 원치 않거나 연결된 시트와 다른 필드로 양식을 구성하고 싶을 때 문제가 될 수 있습니다.
• 디자인 유연성이 제한적입니다. 비즈니스에 맞게 Smartsheet 양식의 전체적인 디자인과 분위기를 완벽하게 맞춤 설정하려고 하면 한계에 부딪히게 됩니다. Smartsheet는 전문 양식 빌더들이 제공하는 고급 디자인 및 브랜딩 맞춤 설정 기능을 지원하지 않습니다.
• 고급 양식 환경을 구현할 수 없습니다. Smartsheet가 조건부 로직 같은 일부 고급 기능을 제공하긴 하지만, 결제 수락처럼 원하는 양식 환경을 구축하는 데 필요한 다른 기능들이 부족할 수 있습니다. 결국 양식 제작 전용 도구가 아니기 때문입니다.

주요 목표가 단순히 기본 데이터를 Smartsheet로 가져오는 것이라면 Smartsheet 자체 양식 빌더만으로도 충분할 수 있습니다. 하지만 보다 유연한 양식 환경을 원한다면 정교한 양식 빌더에서 양식을 제작한 후 데이터를 Smartsheet와 동기화하는 방식이 더 나을 수 있습니다. 

이렇게 하면 데이터를 수집하기 위한 매력적이고 시선을 사로잡는 양식과 이를 관리하기 위한 강력한 플랫폼이라는 두 가지 장점을 모두 누릴 수 있습니다. 때로는 하나의 도구만 고집하는 것보다 두 가지 도구를 함께 사용하는 것이 더 나은 결과를 가져옵니다.

더 나은 프런트엔드 양식 환경: Jform과 Smartsheet의 연동

보다 강력한 양식 환경을 원하는 사용자에게는 Jform이 있습니다. 대표적인 양식 빌더이자 Smartsheet 양식의 대안인 Jform을 사용하면 고급 기능을 갖춘 맞춤형 양식을 제작하여 필요한 데이터를 손쉽게 수집할 수 있습니다. 게다가 Jform은 Smartsheet와의 직접 연동 기능을 제공합니다. 즉, 양식 제출 데이터를 Smartsheet로 바로 전송하여 데이터를 관리하고 추적할 수 있습니다.

Jform과 Smartsheet를 함께 사용하는 방법은 다음과 같이 매우 간단합니다.

1. Jform에서 양식 제작하기: Jform에서 제공하는 20,000개 이상의 무료 양식 템플릿을 활용하면 처음부터 양식을 직접 만들 필요가 없습니다. 문의 양식, 직원 온보딩 설문조사 또는 접수 양식 등 사용 목적에 맞는 템플릿을 선택하고 Jform의 직관적인 양식 빌더로 맞춤 설정하기만 하면 됩니다.

2. Jform의 Smartsheet 연동 기능 사용하기: 기본 제공되는 Smartsheet 연동 기능은 별도의 코딩이나 타사 도구 없이도 몇 분 만에 설정할 수 있습니다. 또한 Jform은 HubSpot 및 Google 드라이브와 같이 사용 중인 기술 스택의 다른 도구들과도 150개 이상의 연동을 지원하므로 여러 앱에 걸쳐 양식 데이터를 공유할 수 있습니다. (단계별 안내는 양식을 Smartsheet와 연동하는 방법 문서를 참조하세요.)
3. 각 양식 제출 내역이 Smartsheet에 새로운 행으로 표시됩니다: 시트를 선택하고 열 필드를 양식과 매칭할 수 있습니다.
4. 양식 환경은 Jform으로 구현하고 데이터 저장소로는 Smartsheet 유지하기: Jform과 Smartsheet를 함께 사용하여 두 도구의 장점을 모두 누려보세요. 정보를 수집하고 제출 데이터를 관리하기에 아주 훌륭한 워크플로우입니다.

Jform으로 Smartsheet 워크플로우 개선하기

이제 Smartsheet에서 양식을 만드는 방법을 알게 되었지만, 데이터 수집을 위한 선택지가 이것만 있는 것은 아닙니다. 

시트에 직접 연결되어 단순하고 구조화된 데이터를 수집하는 기본 양식이 필요할 때는 Smartsheet 양식만으로도 충분합니다. 하지만 보다 정교한 프런트엔드 양식 환경을 원한다면 Jform이 필요합니다. 이 고급 양식 빌더는 고도로 맞춤화된 양식 제작을 지원하며, 양식 제출 데이터를 바로 전송할 수 있도록 Smartsheet와 직접 연동됩니다. 두 가지 뛰어난 도구를 함께 활용하면 프런트엔드와 백엔드 모두에서 원하는 최상의 결과를 얻을 수 있습니다.

양식 빌더에 대한 모든 것을 알아보고 지금 바로 무료로 체험하며 Jform이 제공하는 다양한 기능을 살펴보세요.