엑셀에서 데이터 입력 양식 만드는 방법

대규모 Microsoft 엑셀 스프레드시트 작업을 해본 적이 있다면 시트에 직접 데이터를 입력하는 것이 얼마나 번거로운 일인지 잘 아실 것입니다. 가로세로로 계속 스크롤하다 보면 현재 위치를 놓치기 쉬워 작업 시간이 늘어나고 실수할 위험도 커집니다. 

다행히도 레코드를 더 빠르고 실수 없이 추가하거나 편집할 수 있는 방법이 있습니다. 엑셀에는 깔끔하게 레이블이 지정된 대화 상자를 통해 이 과정을 간소화해 주는 기본 데이터 입력 양식이 내장되어 있습니다. 이 글에서는 엑셀 데이터 입력 양식을 만드는 방법을 단계별로 안내해 드리겠습니다.

또한 대규모 워크시트나 공유 워크시트에서 자주 작업하여 더욱 강력한 데이터 입력 옵션이 필요한 분들을 위해, 고급 기능과 Microsoft 엑셀 직접 연동 기능을 갖춘 선도적인 양식 빌더인 Jform도 함께 소개해 드리겠습니다.

엑셀 데이터 입력 양식이란 무엇인가요?

Microsoft 엑셀의 데이터 입력 양식은 모든 열 필드를 포함하여 표의 데이터를 한 번에 한 행씩 표시해 주는 대화 상자입니다. 데이터 입력 상자는 데이터 분석가, 프로젝트 매니저, 인사 및 운영 팀, 소상공인 등이 주로 사용합니다. 

대규모 워크시트를 다룰 때 데이터 입력 양식을 사용하면 원하는 셀을 명확하고 쉽게 찾을 수 있어, 일반 셀 대신 레이블이 지정된 필드에 정보를 입력할 수 있습니다. 가로 및 세로 스크롤을 할 필요가 없으므로 입력하려는 데이터가 정확한 위치에 들어가도록 보장하여 오류와 오타를 최소화할 수 있습니다. 

데이터 입력 상자를 사용하면 다음과 같은 작업을 수행할 수 있습니다.

• 기존 데이터 편집
• 기존 데이터 삭제
• 행과 열 간 이동
• 워크시트 내 간단한 조건 기반 검색 수행

단, 데이터 입력 양식은 특정 버전의 Microsoft 엑셀(Excel 365, Excel 2019, Excel 2016, Excel 2010, Excel 2007)에서만 지원된다는 점에 유의하세요. 웹용 엑셀(Excel for the Web)을 사용하는 경우에는 데이터 입력 양식을 사용할 수 없습니다. 

아래 스크린샷에서 강조 표시된 엑셀 데이터 입력 양식 예시를 확인하실 수 있습니다.

엑셀에서 데이터 입력 양식을 활성화하는 방법

이 기능을 활성화하는 방법은 생각만큼 직관적이지 않습니다. 엑셀에서 데이터 입력 양식은 기본적으로 숨겨져 있으므로, 사용하려면 먼저 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)에 수동으로 추가해야 합니다. 

엑셀 데이터 입력 양식을 만드는 방법은 다음과 같습니다.

1. Microsoft 엑셀을 엽니다.
2. 왼쪽 상단 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar) 끝에 있는 드롭다운 화살표를 클릭합니다.

3. 기타 명령(More Commands)을 클릭합니다.

4. 명령 선택(Choose commands from) 아래에서 모든 명령(All Commands)을 선택합니다.

5. 아래로 스크롤하여 레코드 양식(Form)을 찾습니다. 추가(Add)를 클릭하여 도구 모음으로 이동합니다.

6. 확인(OK)을 클릭합니다. 이제 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)에 레코드 양식(Form) 버튼이 나타납니다.

데이터 입력 양식은 꽤 수준 높은 엑셀 기능이지만, 보다 기본적인 기능조차도 제대로 활용하려면 약간의 노하우가 필요합니다. 엑셀에서 양식을 만드는 방법, 엑셀에서 드롭다운을 만드는 방법 및 엑셀에서 체크박스를 삽입하는 방법에 관한 다른 아티클이 도움이 될 수 있습니다. 또한 전반적인 사용법을 익히는 데 도움이 되는 전체 Microsoft 엑셀 튜토리얼 도 준비되어 있습니다.

엑셀 데이터 입력 양식을 사용하여 레코드를 추가하고 편집하는 방법

이제 워크시트에서 엑셀 데이터 입력 양식을 활성화했으므로 사용하는 방법은 훨씬 간단합니다. 단, 엑셀 데이터 입력 양식은 빈 워크시트가 아닌 온전히 기능하는 엑셀 표(테이블)에서만 사용할 수 있다는 점에 유의하세요. 시작하려면 새 엑셀 표를 만들거나 기존 엑셀 표를 열어야 합니다. (도움이 필요한 경우 Microsoft에서 제공하는 엑셀 표 만들기 및 서식 지정에 대한 자세한 튜토리얼을 참고하세요).

엑셀 데이터 입력 양식을 사용하는 방법은 다음과 같습니다.

1. 해당 표가 있는 Microsoft 워크시트를 엽니다.

2. 서식이 지정된 엑셀 표 또는 데이터 범위 내의 아무 셀이나 클릭합니다.
3. 빠른 실행 도구 모음(Quick Access Toolbar)에서 레코드 양식(Form) 버튼을 클릭합니다. 데이터 입력 양식 대화 상자가 열리고 각 열이 한 번에 한 행씩 레이블이 지정된 필드로 표시됩니다.

4. 빈 데이터 레코드를 추가하려면 새로 만들기(New)를 클릭합니다. 필드에 내용을 입력하고 Enter 키를 누릅니다.

5. 데이터를 찾으려면 이전 찾기(Find Prev) 또는 다음 찾기(Find Next)를 클릭하여 기존 레코드를 탐색합니다. 특정 필드 값을 검색하려면 조건(Criteria)을 클릭할 수도 있습니다.

6. 레코드를 삭제하려면 삭제(Delete)를 클릭합니다.

7. 데이터 추가가 끝나면 닫기(Close)를 클릭합니다. 입력한 모든 데이터는 엑셀 표에 직접 저장됩니다.

엑셀 데이터 입력 양식이 본격적인 데이터 수집에 부족한 이유

데이터 입력을 위해 엑셀에서 양식을 만드는 것은 쉽지만, 이 도구를 사용하는 데에는 몇 가지 단점이 있습니다. Microsoft 엑셀은 데이터 관리에 집중하는 많은 사용자가 요구하는 기준을 온전히 충족하지 못합니다. 고려해야 할 몇 가지 한계점은 다음과 같습니다.

• 작성 가능한 엑셀 양식 상자는 텍스트 필드만 지원합니다: 드롭다운, 체크박스 또는 날짜 선택기 옵션이 없기 때문에 수집해야 하는 데이터 유형에 따라 문제가 될 수 있습니다.
• 엑셀 데이터 입력 양식은 양식당 32개 필드로 제한됩니다: 열이 32개를 초과하는 경우 이 기능을 사용할 수 없습니다.
• 엑셀 워크시트는 실시간 협업에 적합하지 않습니다: 다른 사용자와 스프레드시트 작업을 자주 함께 한다면 Microsoft 엑셀은 좋은 선택이 아닙니다. 로컬에서 파일을 연 한 사람만 한 번에 작업할 수 있습니다.
• 웹용 엑셀에서는 엑셀 데이터 입력 양식을 사용할 수 없습니다: 엑셀의 웹 버전을 사용하는 경우, 온라인 버전에서는 데이터 입력 양식 기능을 지원하지 않으므로 방대한 워크시트를 수동으로 스크롤해야 합니다.
• Microsoft 엑셀에는 내장된 알림 기능이 없습니다: 사용자가 스프레드시트를 작성할 때 알림이나 확인 메시지를 받을 수 있는 옵션이 없습니다. 이는 협업하는 팀에게 문제가 될 수 있습니다.

Microsoft 엑셀과 데이터 입력 양식은 일부 사용 사례에는 적합할 수 있지만, 여러 사용자로부터 데이터를 수집해야 하는 팀에 속해 있거나 링크를 통해 다른 사람과 쉽게 공유할 수 있는 양식을 원한다면 보다 강력한 옵션이 필요합니다. 

Jform 제출 데이터를 엑셀로 바로 전송하기

별도의 데이터 입력 작업 없이 양식 제출 데이터가 엑셀 파일로 직접 전달되게 할 수 있다면 어떨까요? Jform을 사용하면 가능합니다. 

Jform은 Microsoft 엑셀과 기본 연동되는 무료 노코드 양식 빌더로, Jform을 통해 수집된 데이터를 엑셀 파일로 자동 전송할 수 있게 해줍니다. 이 선도적인 양식 빌더를 사용하면 체계적이고 쉽게 접근할 수 있는 방식으로 데이터를 추적, 정리 및 분석할 수 있으며, 동시에 여러 내부 또는 외부 사용자로부터 손쉽게 데이터를 수집할 수 있습니다.

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How to Integrate Jform with Microsoft Excel

필요한 데이터를 수집하기 위해 Jform에서 양식을 만들고 사용자와 링크를 공유하기만 하면, 모든 양식 제출 데이터가 연결된 엑셀 스프레드시트에 자동으로 채워집니다. 수동으로 가져오거나, CSV를 업로드하거나, 복사하여 붙여넣을 필요가 없습니다.

Jform에서 Microsoft 엑셀 연동을 사용하는 방법

Jform의 Microsoft 엑셀 연동을 사용하는 방법은 다음과 같이 간단합니다.

1. Jform 양식 빌더에서 양식을 열고 설정(Settings)을 클릭합니다.
2. 연동(Integrations)을 클릭합니다.
3. Microsoft Excel을 검색하여 클릭합니다.

4. 작업 선택(Choose an action) 아래에서 필요한 항목을 선택합니다. 다음 중에서 선택할 수 있습니다.

• 새 통합 문서에 행 추가(Add Row to New Workbook): 새 엑셀 통합 문서를 만들고 각 양식 제출의 레코드를 새 행으로 추가하려는 경우 이 옵션을 선택합니다.
• 기존 통합 문서에 행 추가(Add Row to Existing Workbook): 기존 통합 문서에 각 양식 제출 데이터를 새 행으로 추가하려는 경우 이 옵션을 선택합니다.
• 새 표에 행 추가(Add Row to New Table): 새 엑셀 표를 만들고 각 새 양식 제출의 레코드를 새 행으로 추가하려는 경우 이 옵션을 선택합니다.
• 기존 표에 행 추가(Add Row to Existing Table): 기존 엑셀 표에 각 양식 제출 데이터를 새 항목으로 추가하려는 경우 이 옵션을 선택합니다.

5. 다음(Next)을 클릭합니다.

6. 인증(Authenticate)을 클릭합니다. Microsoft 계정에 로그인합니다.

Jform 양식을 Microsoft 엑셀에 연결하는 것은 이처럼 간단합니다. 기본 연동을 활성화한 후에는 4단계에서 선택한 작업에 대한 설정을 지정할 수 있습니다(자세한 방법은 여기에서 확인하세요).

설정을 완료하면 Jform의 모든 단일 양식 제출 데이터가 연결된 엑셀 스프레드시트에 실시간으로 표시됩니다. 모든 응답은 Jform의 제출 수신함(인박스)에도 저장되므로 필요할 때마다 언제든지 쉽게 검토하고 접근할 수 있습니다.

수동 데이터 입력을 멈추고 Jform에 맡기세요

엑셀 양식을 사용하면 결국 많은 수동 데이터 입력 작업을 하게 됩니다. 데이터 입력 양식 대화 상자를 사용하든 사용하지 않든, 오타를 내거나 잘못된 셀에 데이터를 입력하는 등의 실수를 하기 마련입니다. 다행히도 수동 데이터 입력만이 유일한 선택지는 아닙니다…

Jform을 사용하면 양식 제출 데이터가 연결된 엑셀 워크시트로 자동 이동하므로 직접 타이핑하거나 복사하여 붙여넣을 필요가 없습니다. 데이터가 정확하게 입력되도록 보장할 수 있으며 스프레드시트에 잘못된 데이터가 들어갈까 봐 걱정할 필요가 없습니다.

Jform의 기본 Microsoft 엑셀 연동을 사용하면 데이터를 올바른 위치로 쉽게 보낼 수 있지만, 이 양식 빌더를 선택해야 하는 이유는 그 밖에도 많습니다.

• Jform 입력 양식 템플릿: Jform에서 처음부터 양식을 만들 필요가 없습니다. 주문 양식, 접수 양식, 설문조사, 인사 관리 양식 등 생각할 수 있는 모든 사용 사례를 아우르는 20,000개 이상의 기성 템플릿이 제공됩니다. 템플릿을 선택하고 직관적인 양식 빌더에서 맞춤 설정하기만 하면 됩니다.
• 협업 가능한 스프레드시트 스타일의 작업 공간: Jform에는 엑셀의 훌륭한 대안이 되는 Jform 테이블이라는 자체 데이터 관리 도구가 있습니다. 양식 제출 데이터를 바로 수집하므로 양식을 다른 도구로 내보내거나 동기화할 필요가 없습니다. 게다가 Microsoft 엑셀과 달리 여러 사용자가 작업 공간 내에서 함께 협업할 수 있습니다.
• 수십 가지의 데이터 관리 연동: Jform은 Google 시트, OneDrive, Oracle Export 등 다른 도구와의 70개 이상의 데이터 관리 연동을 제공하므로 양식 제출 데이터를 다른 워크플로로 라우팅하고 수동 데이터 입력을 최소화할 수 있습니다.

무엇보다도 Jform은 무료 요금제를 제공하므로 지금 바로 시작할 수 있습니다. 양식 템플릿을 선택하고 필요에 맞게 맞춤 설정한 다음 기본 연동을 통해 Microsoft 엑셀에 연결하기만 하면 됩니다. 오늘 바로 Jform을 사용해 보세요.