구글 설문지에서 양식 승인을 사용하는 방법

Google 설문지는 인기 있고 신뢰할 수 있는 온라인 양식 빌더이지만, 자체적으로 승인 워크플로우를 실행하고 추적하는 기능이 부족합니다. 하지만 승인 워크플로우는 현대적인 업무 운영을 간소화하는 데 필수적이며, 이것이 바로 많은 Google 설문지 사용자가 타사 도구의 도움을 구하는 이유입니다.

Form Approvals는 승인 워크플로우를 위한 최고의 Google 설문지 부가기능 중 하나로 꼽힙니다. 단 몇 단계만으로 기본 Google 설문지에 수신자 라우팅, 승인 역할, 조건, 이메일 알림, 서명, 문서 생성 및 요청 추적 기능을 추가할 수 있습니다.

이 가이드에서는 Form Approvals를 사용하여 Google 설문지 승인 워크플로우를 만드는 방법을 단계별로 설명하고(프로세스를 더욱 간소화할 수 있는 자체 승인 대안도 강조했습니다), 첫 번째 승인 워크플로우를 구성하고 테스트하는 방법을 안내해 드립니다.

양식을 Jform으로 이전할 준비가 되셨나요?

Jform으로 양식 이전하기

1. Google 설문지에 Form Approvals 설치하기

Form Approvals 사용을 시작하려면 먼저 이 부가기능을 Google 설문지 환경에 통합해야 합니다.

1. Google 설문지를 열고 내용 없는 양식을 클릭하여 새 양식을 시작합니다.

2. 새 양식의 오른쪽 상단에서 점 3개 메뉴를 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 부가기능 설치 옵션을 클릭합니다.

3. 상단 검색창에서 Form Approvals를 검색한 다음 Form Approvals 부가기능 아래의 설치를 클릭합니다.

4. Form Approvals를 설치할 때 원활한 실행을 위해 Google Workspace의 특정 데이터에 액세스할 수 있는 권한을 부여해야 합니다. 권한을 검토하고 승인하여 설치 과정을 완료합니다.

2. 승인을 위해 Google 설문지 준비하기

Form Approvals를 설치한 후에는 승인 프로세스에 맞게 Google 설문지의 형식을 지정해야 합니다. 즉, 요청자가 요청을 제출하고 승인자가 이를 수신 및 검토하는 데 필요한 관련 질문과 필드를 추가해야 합니다.

1. 양식의 제목을 지정하고 양식의 목적에 맞는 관련 질문을 추가합니다. 승인자의 이메일 주소가 포함될 필드를 반드시 추가하세요.

2. 승인 이메일 주소 필드에 대해 필수 옵션을 켭니다.

3. 수신자 추가 및 역할 할당하기

Form Approvals 부가기능에서 승인 워크플로우에 수신자를 추가하는 방법에는 동적 및 정적의 두 가지가 있습니다. 정적 수신자는 승인 워크플로우에 추가되는 특정 이메일 주소입니다. 동적 수신자는 Google 설문지의 특정 필드에 연결되어 해당 필드에 입력된 내용에 따라 변경됩니다.

아래에서 각각을 설정하는 방법을 다룹니다.

동적

1. 양식 상단의 퍼즐 조각 모양의 “부가기능” 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 Form Approvals를 선택합니다.

2. 동적 수신자 추가(Add Dynamic Recipient) 버튼을 선택합니다.

3. 동적 수신자로 설정할 필드를 선택하고 저장(Save)을 클릭합니다.

정적

1. 양식 상단의 퍼즐 조각 모양의 “부가기능” 버튼을 클릭하고 드롭다운 메뉴에서 Form Approvals를 선택합니다.

2. 정적 수신자 추가(Add Static Recipient) 버튼을 선택합니다.

3. 수신자의 이메일을 입력하고 저장(Save)을 클릭하여 추가합니다.

필요한 만큼 수신자를 추가할 수 있습니다. 그룹 수신자를 추가할 수도 있지만, 이 과정은 특정 그룹의 구성원이 응답해야 할 때만 필요합니다.

Google 설문지 승인 워크플로우에서 누가 양식을 수신할지에 대한 순서와 논리를 직접 관리해야 한다는 점을 명심하세요. 수신자를 많이 추가할수록 이 과정은 더 복잡해집니다.

4. 승인 순서 및 라우팅 조건 설정하기

원하는 수신자를 모두 추가했다면, 승인 워크플로우의 순서와 이 순서에 영향을 미칠 수 있는 추가적인 Google 설문지 조건부 승인 워크플로우를 결정해야 합니다.

1. Form Approvals 부가기능에서 수신 순서 설정(Set receiving order) 버튼을 클릭합니다.

2. 각 동적 또는 정적 수신자의 왼쪽에 있는 숫자를 변경하여 순서를 조정합니다. 이는 양식이 승인되어야 하는 순서를 결정하므로 회사 직급 및 역할과 같은 요소를 고려하세요.

3. 순서가 설정되면 오른쪽의 점 3개 “더보기” 버튼을 클릭하고 수신자 논리(Recipient logic)를 선택합니다.

4. 특정 필드의 입력 내용에 따라 특정 양식을 특정 수신자에게 보내도록 수신자 논리를 설정합니다. 예를 들어, 특정 직원의 이름을 기준으로 Google 설문지 승인 라우팅 논리를 설정하여 해당 직원의 양식이 직속 관리자에게 전송되도록 할 수 있습니다.

간단한 워크플로우에는 수신자 논리나 순서 지정이 필요하지 않을 수 있습니다. 하지만 이러한 고급 설정을 사용하면 다양한 이해관계자가 있는 복잡한 조직을 위해 Google 설문지에서 다단계 승인을 실행하는 데 도움이 될 수 있습니다.

5. 알림 및 워크플로우 설정 맞춤화하기

Form Approvals 워크플로우의 설정을 업데이트하려면 부가기능 상단의 설정(Settings) 탭을 클릭하세요. 여기에서 다음을 포함한 설정을 켜고 끌 수 있습니다.

• 완료 시 수신자에게 알림
• 조기 종료 시 수신자에게 알림
• 편집 시 워크플로우 다시 시작
• 편집 시 워크플로우 재평가
• 중복 수신자 제거
• 원클릭 응답 링크 비활성화

이러한 설정은 승인 설정을 개선하기 위해 언제든지 변경할 수 있습니다.

서명 또는 생성된 문서 추가하기

Form Approvals 검토 과정에서 Google 설문지의 승인을 인가하기 위해 팀원의 특정 문서에 대한 서명이 필요하거나 검토를 거쳐야 할 수 있습니다. 워크플로우에 이러한 작업을 추가하는 방법은 다음과 같습니다.

서명

1. 수신자 목록에서 서명해야 하는 수신자 옆에 있는 점 3개 “더보기” 버튼을 클릭합니다. 그런 다음 기타 수신자 설정(Other recipient settings)을 클릭합니다.

2. 수신자 역할(Recipient role) 드롭다운 메뉴에서 서명 필요(Needs to Sign)를 선택하고 닫기(Close)를 클릭합니다.

파일

1. Form Approvals의 설정(Settings) 메뉴로 이동하여 이메일 편집기(Email Editor) 버튼을 클릭합니다.

2. 이메일 편집기(Email Editor) 왼쪽의 기타(Other) 버튼을 클릭합니다.

3. “알림에 파일 첨부(Attach files to notifications)” 아래에서 + 첨부파일 추가(+ add attachment)를 클릭합니다.

4. 파일을 첨부할 이메일 알림을 선택한 다음, 템플릿 선택(Select Template)을 클릭하여 첨부할 파일을 고릅니다. 완료되면 저장 및 닫기(Save & close)를 클릭합니다.

6. 승인 워크플로우 활성화 및 테스트하기

모든 설정을 마쳤다면 변경 사항을 저장합니다. 이제 승인 워크플로우가 제대로 작동하는지 테스트할 차례입니다. 양식을 게시하고 응답자 링크를 복사하세요. 그런 다음 양식을 작성하고 워크플로우가 올바른 수신자에게 알림을 보내는지 확인합니다.

워크플로우가 의도한 대로 이메일을 보내지 않는 경우 수신자 이메일 주소가 올바르게 입력되었는지, 그리고 동적 수신자로 연결된 필드가 맞는지 확인하세요.

7. 승인 요청 추적 및 관리하기

승인 요청이 들어오면 Form Approvals 대시보드 내에서 모두 관리할 수 있습니다.

1. Form Approvals의 설정(Settings) 메뉴를 연 다음, 하단의 대시보드(Dashboard) 버튼을 클릭합니다.

2. 대시보드의 내 양식(My Forms) 탭으로 이동하여 개별 양식과 관련 데이터를 확인합니다.

이 대시보드에서는 양식의 전반적인 상태는 물론 이 부가기능의 총 사용량을 확인할 수 있습니다.

Form Approvals 팁 및 제한 사항

Form Approvals가 Google 설문지에 승인을 추가하는 쉬운 해결책이 될 수 있지만, 이 도구의 효과는 어떻게 사용하느냐에 달려 있습니다. Form Approvals를 구현할 때 흔히 발생하는 오류를 피하기 위해 아래의 팁을 따르면 워크플로우를 크게 개선할 수 있습니다.

• 설정 시 단일 Google 계정 사용: Form Approvals는 데이터를 가져오고 파일을 저장하기 위해 계정에 대한 액세스 권한이 필요합니다. 설정을 단일 계정으로 제한하면 양식 액세스에 대한 혼란을 피하고 보안 문제를 줄일 수 있습니다.
• 조직 관리자 계정 사용: 관리자 계정은 여러 사용자에게 액세스 권한을 부여하므로, 가용성을 떨어뜨리지 않으면서 단일 이메일 아래에 파일을 통합할 수 있습니다.
• 모든 승인 경로 테스트: 승인 워크플로우가 자동으로 작동할 것이라고 맹신하지 마세요. 경로를 테스트하면 나중에 관리상의 골칫거리가 될 수 있는 끊어진 연결 고리가 없도록 확실히 할 수 있습니다.
• 동적 수신자 이메일 확인: 동적 수신자 필드에 어떤 이메일이 입력되는지 제어할 수 없으므로, 양식이 올바른 사람에게 전달되도록 이러한 수신자의 정당성을 확인해야 합니다.
• 연결된 Google 스프레드시트 보호: 연결된 Google 스프레드시트를 편집하면 승인 상태에 대한 오해가 생길 수 있습니다. 이 시트에 액세스할 수 있는 주체를 제한하고 엄격한 버전 관리를 사용하여 데이터 무결성을 유지하세요.
• 요금제 한도 및 팀 전용 기능 확인: Form Approvals에서 무료 버전을 제공할 수도 있지만 월별 양식 제출 횟수가 20회로 제한됩니다. 이러한 제한으로 인해 월별 워크플로우 요구 사항이 높은 사용자에게는 이 옵션이 적합하지 않을 수 있습니다.

Form Approvals 부가기능은 Google 설문지에서 유용한 대안이 될 수 있지만, 설정이 지나치게 복잡하고 관리하기 어렵습니다. 온라인 양식을 위한 진정으로 효과적인 워크플로우 관리를 원한다면 네이티브 대안을 사용하는 것을 고려해 보세요.

Google 설문지에 억지로 승인 워크플로우를 덧붙이지 마세요. 대신 Jform을 사용하세요.

온라인 양식에서 승인 워크플로우를 사용하기 위해 Google 설문지, Form Approvals 부가기능, 연결된 Google 스프레드시트, 워크플로우 관리자 계정, 그리고 별도의 워크플로우 설정을 모두 관리할 필요는 없습니다. Jform Workflows를 사용하면 승인 워크플로우를 단일 네이티브 솔루션으로 중앙 집중화할 수 있습니다.

Jform Workflows는 다음과 같은 다양하고 사용자 친화적인 고급 기능 제품군을 제공합니다.

• 시각적인 드래그 앤 드롭 워크플로우 빌더
• 순차, 병렬, 개별 및 그룹 승인
• 조건부 라우팅, 작업, 알림 및 마감일
• Jform 서명을 사용한 전자 서명 수집
• Jform 결제 요청
• PDF 생성 및 실시간 워크플로우 추적
• 특정 승인 워크플로우 템플릿을 포함한 200개 이상의 워크플로우 템플릿
• 30개 이상의 워크플로우 친화적인 연동

또한 조직의 요구 사항에 맞게 승인 규칙을 맞춤 설정할 수도 있습니다. 규칙은 하나의 응답, 다수결, 설정된 수 또는 그룹 내 모든 사람을 기반으로 할 수 있습니다. Jform은 인사, 재무, IT, 조달, 교육 등을 위해 만들어진 산업별 템플릿도 제공합니다.

처음부터 다시 시작하는 것이 걱정되는 Google 설문지 사용자라도 안심하세요. Jform이 해결해 드립니다. 세 가지 간단한 단계를 따라 몇 초 만에 Google 설문지를 Jform으로 마이그레이션할 수 있습니다. 가져오기가 완료되면 양식을 시각적인 워크플로우에 연결하고, 승인 단계와 조건을 추가하고, 작업을 할당하고, 서명이나 결제를 요청하고, Jform 계정에서 전체 프로세스를 추적할 수 있습니다. 이 모든 것이 무료입니다.

Form Approvals를 사용하여 Google 설문지의 한계를 극복해 볼 수도 있지만, 승인을 조율하는 과정이 복잡할 필요는 없습니다. Jform Workflows로 전환하여 승인 프로세스를 간소화할 무제한 네이티브 워크플로우를 실행해 보세요.