Google Forms에서 구매 주문서 작성하기

단계별 상호작용 튜토리얼

워드 프로세서에서 줄별로 양식을 번거롭게 편집하거나 스프레드시트 템플릿에서 복잡한 셀을 합치고 풀어놓는 시대는 지났습니다.

특히 구매 주문서와 같은 법적 효력이 있는 귀사의 양식은 쉽게 접근할 수 있고, 세련되며 현대적이어야 합니다. 다행히도, Google Forms와 같은 양식 빌더를 통해 이제 비즈니스 소유자는 Excel 시트를 다시 서식화하거나 Adobe Acrobat을 배우거나 복잡한 코딩을 마스터할 필요 없이 디지털 서류를 빠르고 효율적으로 설계할 수 있습니다.

Google Forms는 갓 시작하는 비즈니스 소유자들에게 가볍고 유연한 솔루션을 제공하여 일상적인 비즈니스 프로세스를 관리하는 데 유용합니다. 실제로 Google Forms로 구매 주문서를 만드는 것은 구매와 조달 과정을 간소화하고, 구매 주문 승인 워크플로우의 견고한 기초를 마련하는 쉽고 간단한 방법입니다.

Google Forms의 최적 대안을 찾고 계신가요?

Jform의 기능이 풍부한 양식 생성 솔루션은 모바일 친화적이며 업계에서 가장 많은 통합 기능을 제공합니다. 결제 수집, 워크플로우 자동화, 리드 수집 등에 활용해 보세요.

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구매 주문서란 무엇일까요?

구매자는 구매하고자 하는 제품의 수량과 선호 가격을 포함하여 판매자에게 구매 의사를 알리기 위해 구매 주문서를 작성합니다. 공급자가 판매 조건에 동의하면 문서에 서명하여 법적 구속력을 갖게 됩니다. 그 이후 구매 주문서는 양측이 동의한 조건을 보여주는 기록이자 계약서로 작용합니다.

구매 주문서는 송장의 전단계로 볼 수도 있습니다. 비즈니스는 판매 조건을 정하기 위해 바로 제품을 구매하든, 미래에 구매하든 관계없이 공급업체와 공급자에게 구매 주문서를 보냅니다. 구매 주문의 조건이 충족되면 공급자가 송장을 발행합니다.

구매 주문서를 공급자에게 보내기 전에, 여러 이해관계자가 이를 검토해야 합니다. 예를 들어, 회계 또는 구매 부서의 관리자가 검토해야 하고, 가격이 특히 높은 경우에는 최고 재무 책임자도 검토해야 합니다.

효율적인 승인 프로세스는 필요한 구매에 충분한 자금이 마련되도록 하고 각 부서가 비용에 대한 책임을 지게 하여 현금 흐름 문제를 방지합니다. 이 승인 프로세스를 자동화할 수 있는 다양한 소프트웨어 옵션이 있으며, 이를 통해 종이를 절약하고 여러 이메일을 보내는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.

하지만 물론, 양식을 승인하기 전에 양식을 먼저 만들어야 합니다.

Google Forms 구매 주문서 만들기

Google Forms를 시작하려면 Google 계정이 필요합니다. 계정을 만들면 Google Forms 구매 주문서를 작성할 준비가 된 것입니다.

다음 단계를 따르세요:

1. docs.google.com/forms로 이동하세요.
2. 템플릿을 선택하세요. 이 단계는 선택 사항이지만, 처음부터 양식을 생성할 수도 있습니다. 온라인에서 유용한 무료 템플릿을 찾을 수 있으며, Google Forms는 수정 가능한 무료 템플릿을 제공합니다.

3. 양식 만들기. 템플릿 사용에 관심이 없다면 Google Forms에서 빈 양식 버튼을 클릭하여 새로운 빈 양식을 생성하세요.

4. 필요한 필드를 추가하세요. 다양한 질문 유형을 실험해보며 다양한 정보를 수집하기에 가장 적합한 유형을 찾아보세요. 아마도 단답형 및 객관식 형식을 가장 자주 사용하게 될 것입니다. 예를 들어, 신용카드 번호에는 단답형을, 결제 유형 선택에는 객관식을 사용할 수 있습니다. 

공급업체가 제품이나 자재를 식별하고 송장을 발행하는 데 필요한 모든 세부 정보를 포함시켜야 합니다.

다음은 포함해야 할 일반적인 필드입니다:

• 구매 주문 번호
• 배송 날짜 및 장소
• 귀사와 공급업체의 청구 주소
• 지불 조건
• 제품의 이름, 모델 번호, 수량
• 세금, 할인, 수수료, 총 가격

Pro Tip

관련 필드를 지불 형태와 마감일과 같이 섹션으로 그룹화하세요.

5. 양식을 맞춤 설정하세요. Google Forms에 사진을 추가하고 색상과 글꼴을 변경할 수 있습니다. 회사 로고를 추가하면 양식이 보다 전문적인 외관을 갖출 수 있습니다. 작업하면서 어떻게 보이는지 확인하기 위해 미리보기 옵션을 클릭할 수 있습니다.

6. 양식을 테스트하세요. 구매 주문 승인에 관련된 사람들, 특히 회사 내부의 몇몇 사람들에게 양식을 보내 개선 제안을 받아보세요. 가능한 한 양식 작성 과정에서의 마찰을 최소화하세요. 그러면 공급업체가 이를 고마워할 것입니다.

7. 전송 시작. Google Forms 구매 주문서를 바로 승인자에게 보내거나 이메일 또는 공유 가능한 링크를 통해 공급업체에게 보낼 수 있습니다.

Jform을 사용하여 구매 주문서 만들기

Google Forms 구매 주문서는 공급업체에게 익숙한 형식이고 사용하기 쉬워서 소규모 비즈니스에 유용합니다. 하지만 Google Forms는 귀사의 구매 과정을 더욱 간소화할 수 있는 기능이 부족합니다. 

예를 들어, 공급업체가 Google Forms 구매 주문을 승인하기 위해 전자 서명을 추가할 수 있는 간단한 방법이 없습니다. 또한, 양식을 원하는 대로 구성하는 데 시간이 걸릴 수 있으며, 이는 다른 작업에 할애할 수 있는 시간입니다.

속도를 높이기 위해 Jform의 다양한 구매 주문서 템플릿 중 하나를 사용해 보세요. 이러한 템플릿은 양식 빌더에서 수정할 수 있으며, 파일 첨부, 전자 서명 추가 또는 다른 작업 관리 프로그램과 연결하는 등 양식의 기능을 확장하는 다양한 통합 기능을 추가할 수 있습니다.

구성을 마치면 Jform Approvals로 양식의 기능을 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다. 이 워크플로우 플랫폼에서 귀사의 구매 주문서는 드래그앤드롭 인터페이스를 통해 사용자 정의할 수 있는 승인 프로세스의 기초가 됩니다. 승인자, 조건, 알림을 추가하여 원활한 승인 프로세스를 설정할 수 있습니다. 

Jform의 양식 할당 기능을 사용하면 팀원들에게 양식을 위임할 수 있으며, 내장된 알림 및 조건은 모든 사람이 일정에 맞춰 작업할 수 있도록 도와줍니다. Jform Mobile Forms 앱을 통해 어떤 장치에서도 각 단계를 감독할 수 있습니다.

구매 주문을 하나의 플랫폼으로 관리하면 구매 과정을 간소화할 수 있으며, 이는 공급업체와의 좋은 관계로 이어질 것입니다.

자세한 내용은 Jform의 가이드를 참조하세요: Google Forms