필드 서비스 관리 솔루션이 안전하고 지속 가능한 운영을 만드는 방법

현장 서비스 관리자와 작업자에게 수동적이고 구식인 프로세스는 성공을 가로막는 장애물입니다. 이러한 프로세스는 시간이 많이 들고 번거로워 공급망 문제에 유연하게 대응하거나 자동화를 활용하고, 결과를 예측하며, 최상의 고객 경험을 제공하는 데 방해가 됩니다. 종이 기반의 수동 방식은 고객 이탈, 비용이 많이 드는 실수, 심지어 작업자 부상으로 이어질 수 있습니다.

디지털 도구는 관리자들이 고객 요구에 대응하고, 가치를 제공하며, 직원들을 보호하고, 생산성과 고객 만족도를 동시에 향상시켜 지속적인 성장을 실현하도록 돕습니다. 또한 운전기사와 배송이 안전하고 정시에 도착하도록 보장하고, 원격 장소와 외부 재고를 관리하며, 운영을 더욱 지속 가능하게 만드는 데 기여합니다.

다음 장에서는 모바일 필드 서비스 관리 솔루션이 지연 최소화, 비용 절감, 안전 및 규정 준수 개선, 데이터 수집 간소화, 지속 가능성 강화에 어떻게 기여하는지 구체적으로 살펴봅니다.

통신, 물류, 건설 등 어떤 분야에서 일하든 효과적인 필드 서비스 관리의 기반은 운전자 안전과 전문적이며 정시적인 서비스입니다.

많은 고객은 수리 작업이나 유지보수 약속을 위해 근무 시간을 조정합니다. 따라서 고객의 소중한 시간을 존중하는 것이 중요합니다. 운전자가 안전하고 제시간에 도착하지 못하면 불만을 가진 고객은 다른 서비스를 찾게 됩니다.

수동 프로세스는 정시성과 생산성을 떨어뜨립니다. 기술자가 일일 경로, 특정 작업, 차량 점검과 관련해 관리자에게 계속 확인해야 할수록 업무 효율은 낮아집니다. 기술자가 도로에 나서기 전에 최신 회사 및 고객 정보에 빠르고 쉽게 접근할 수 있어야 합니다.

다행히 적절한 필드 서비스 관리 솔루션을 사용하면 서비스 품질을 저하시키지 않으면서 기술자를 필요한 장소에, 필요한 시간에 정확히 배치할 수 있습니다. 다음은 모바일 필드 서비스 관리 솔루션을 활용해 운전자 안전과 배송 프로세스를 간소화하는 몇 가지 예입니다.

운전자 근무 시간 기록하기

운전자 안전과 배송 품질을 최적화하기 위해 현장 서비스 관리자는 온라인 운전자 로그 시트를 활용할 수 있습니다. 이 사용자 정의 템플릿에는 운전자 연락처, 차량 등록 정보, 이동 거리 통계, 휴무 요청, 주간 근무 시간표 등이 포함될 수 있어 모든 운전자 데이터를 한곳에서 관리할 수 있습니다. 모바일 운전자 로그 시트를 포함한 시스템을 사용하면 현장 기술자와 관리자가 이동 중에도 운행 정보를 신속하게 공유할 수 있습니다. 이메일을 작성하는 대신 버튼 한 번으로 운행 업데이트를 전송하면 관리자는 즉시 승인 대기 목록에서 이를 확인할 수 있습니다.

학생 및 승객 안전 관리하기

운전자 평가 양식만큼 중요한 운전자 관리 도구는 많지 않습니다. 예를 들어 시내버스나 스쿨버스 운전자를 감독하는 경우, 가장 중요한 책임은 승객 안전입니다. 이러한 양식은 회전, 버스 문 조작, 정지선 완전 정지, 주차, 타인과의 상호작용 등 운전자의 인지적·신체적 능력을 평가해 통근자와 학생의 안전을 보장하도록 돕습니다.

이러한 양식은 버스 운전자 교육과 모니터링뿐만 아니라 장기적인 안전 기록 유지에도 도움이 됩니다. 운전자 강점과 약점 등의 데이터를 자동으로 수집·정리·보관하는 필드 서비스 관리 시스템을 사용하면 분기별 또는 연간 감사 시 항상 최신 데이터를 확인할 수 있습니다.

정기 차량 점검 문서화하기

적절한 차량 점검이 이루어지지 않으면 현장 업무 실패, 긴급 수리, 차량 관리 소홀에 따른 법적 책임으로 이어질 수 있으며, 이는 시간 손실과 비용 증가를 초래합니다. 수동 점검도 가능하지만, 손안에서 점검을 수행·관리·보관할 수 있는 모바일 필드 서비스 관리 솔루션을 사용하는 것이 훨씬 효율적입니다. 차량 점검 프로세스를 디지털화하면 차량 데이터베이스를 빠르게 검색할 수도 있습니다. 예를 들어 번호판, 제조사 또는 모델, 점검 날짜로 주행 거리나 보험 갱신일과 같은 정보를 조회할 수 있습니다.

양식 필드를 사용자 정의하고 직원이 제안한 새 항목을 추가하면 브레이크등부터 도어 잠금장치까지 모든 차량 시스템이 정상적으로 작동하는지 확인할 수 있습니다. 다양한 질문 형식을 활용해 차량 정보, 점검 체크리스트, 추가 메모용 텍스트 박스, 사진, 그리고 점검을 인증하기 위한 검사자 및 운전자 서명 공간까지 포함할 수 있습니다. 이는 Jform 서명과 같은 전자 서명 도구를 통해 가능하며, 점검에 대한 공식 기록을 제공하고 법적 효력을 보장합니다.

운송 중 배송 추적하기

배송 추적 양식을 화물 배송 앱과 연결하면 현장 서비스 관리자는 고객 이름과 주소, 상품 또는 서비스 설명, 서비스 날짜를 포함해 배송 전 과정을 처음부터 끝까지 추적할 수 있습니다. 이러한 내부 추적 프로세스의 디지털화는 배송 일정, 지연, 파손에 대한 현장 업데이트를 가능하게 하여 필요 시 고객에게 안내하고 즉각적인 조치를 취할 수 있도록 합니다.

필요한 차량 수리 및 안전 점검 보고 받기

아무리 안전하고 숙련된 운전자라도 사고는 발생할 수 있습니다. 또한 수십 명 또는 수백 명의 운전자를 고용하는 조직이라면 차량 고장은 피할 수 없습니다. 이동 중에도 양식을 주고받을 수 있는 시스템은 직원이 내부적으로 또는 외부 계약업체를 통해 즉시 문제를 해결할 수 있도록 지원합니다.

차량 추적 양식이나 교통사고 보고 양식을 사용하면 운전자는 위치와 상황을 포함한 차량 또는 운전자 문제를 즉시 알릴 수 있습니다. 관리자는 완료된 양식에 대해 문자, 이메일 또는 모바일 알림을 받아 신속하게 적절한 지원(예: 대체 운전자, 대체 차량, 견인 서비스 제공)을 수행할 수 있으며, 배송 지연을 최소화하고 배송 거리 기준으로 작업 우선순위를 정할 수 있습니다.

배송 관리 워크플로우 자동화

우수한 필드 서비스 관리 솔루션은 사용자 정의 양식을 만들고 저장하는 기능을 제공합니다. 하지만 최고의 솔루션은 제출된 양식과 데이터를 적절한 담당자에게 자동으로 전달해 효율성을 극대화합니다. 자동화된 워크플로는 오류를 줄이고 협업을 개선하며, 문제가 발생하면 즉시 관리자에게 알립니다. 완전한 디지털 승인 프로세스는 수동 이메일을 줄이고 직원이 핵심 업무에 집중하도록 돕습니다.

운전자 스케줄 자동화

현장 서비스 관리자에게 가장 시간 소모가 큰 필수 업무 중 하나는 근무자 일정 조정입니다. 그러나 자동 스케줄링 기능을 갖춘 필드 서비스 관리 소프트웨어를 활용하면 시간을 절약하면서 생산성, 이동 경로, 자원 배치를 모두 개선할 수 있습니다.

현장 서비스 관리자는 한 곳에 집중되지 않은 여러 요소들을 관리해야 합니다. 우선, 작업자들은 수 마일에 걸쳐 흩어져 있을 수 있습니다. 또한, 현장 서비스 회사는 차량과 창고에 수백, 심지어 수천 대의 장비를 보유하고 있습니다. 이러한 자원을 효율적으로 관리할수록 기술자들이 작업을 제대로 효율적으로 완료하는 데 필요한 장비를 갖출 가능성이 높아집니다.

최고의 모바일 필드 서비스 관리 솔루션은 재고 관리, 원격 관리, 기술자 지원, 고객 서비스 향상을 위해 다양한 데이터를 수집·분석·보관합니다. 온라인 양식, 앱, QR 코드, 자동 보고서 및 워크플로를 통해 현장 관리자, 팀, 데이터를 유기적으로 연결합니다.

다음은 디지털 솔루션을 활용하여 원격 환경과 다양한 작업을 더 효과적으로 관리하는 구체적인 방법들입니다.

중요한 양식을 디지털화하여 효율성과 정확성 향상하기

온라인 현장 안전 보고서, 고객 피드백 설문조사, 재고 체크리스트, 차량 점검 양식 등 다양한 문서를 중앙 온라인 공간에서 정리·보관할 수 있어 원격 운영 관리가 훨씬 쉬워집니다. 또한 조건부 로직 및 자동 입력 기능 덕분에 디지털 양식은 직원들이 양식을 더 빠르고 정확하게 완료할 가능성을 높입니다.

예를 들어, 현장 기술자가 새로운 장비가 필요할 때 즉시 양식을 제출할 수 있고, 재고 관리자가 이를 바로 승인해 구매 시간을 단축할 수 있습니다. 이러한 효율성은 종이 양식으로는 불가능합니다.

산업 표준 준수하기

적절한 필드 서비스 관리 시스템을 갖추면 교통부(DOT), 산업안전보건청(OSHA), 위해물질관리(HAZMAT) 규정 준수를 위한 정확한 기록을 보관하는 데 도움이 됩니다.

이러한 솔루션, 특히 전자 서명 기능을 갖춘 솔루션은 데이터와 커뮤니케이션을 중앙 집중화하고 투명하게 유지하여 감사를 더욱 쉽게 만듭니다. 적절한 소프트웨어는 현장 서비스 관리자와 작업자가 다음과 같은 표준을 준수하는 데에도 도움이 될 수 있습니다.

공급업체 및 벤더와 실시간 커뮤니케이션 개선하기

자재 가격 상승, 공급 부족, 납품 지연 등으로 조달 업계는 지난 몇 년간 많은 혼란을 겪었습니다. 비용 절감에서 보다 민첩한 공급망 관리 더 나은 공급업체 관계로 초점이 옮겨감에 따라, 현장 서비스 관리자들은 지원을 위해 디지털 시스템을 활용하고 있습니다. 현장 서비스 관리자들이 공급업체와의 관계를 강화하면, 공급업체와 함께 더 많은 기회를 창출할 수 있으며, 이는 오랜 문제 또는 새로운 문제에 대한 혁신적인 해결책으로 이어질 수 있습니다. 공급업체 및 벤더와의 관계가 개선되면, 현장 서비스 관리자들은 고객에게 전가되는 가격 인상의 부담을 완화할 수 있습니다.

궁극적으로 모바일 필드 서비스 관리 시스템은 서드파티 공급업체와의 커뮤니케이션과 협업을 강화하여 프로세스를 간소화하고, 자재 대체를 용이하게 하며, 더 큰 가치를 창출합니다.

재고 처리 속도 향상 및 상태 업데이트

공급망의 핵심 요소인 강력한 재고 관리 시스템은 제품 보관, 배송, 추적, 주문 및 재주문 시기 파악, 고객 경험 개선을 가능하게 합니다. 자동화된 재고 관리는 수동 방식보다 시간과 비용이 덜 들며, 여러 창고 및 현장에서 실시간으로 소통하고 필요한 정보를 즉시 확인하여 의사결정을 개선할 수 있습니다.

예를 들어, 27,000에이커에 걸친 지역에서 업무를 수행하는 미네소타의 Three Rivers Park District의 현장 및 유지보수 직원들은 디지털 업무 생산성과 온라인 앱 빌더인 Jform을 사용했습니다. 이 플랫폼은 직원들이 직접 앱을 구축하여 중요한 데이터를 수집하고, 일일 점검을 수행 및 기록하고, 실행 가능한 보고서를 생성하고, 워크플로를 만들고, 온라인과 오프라인 모든 환경에서 즉시 푸시 알림을 받을 수 있도록 지원했습니다.

Three Rivers Park District는 자산 관리 시스템에서 시간과 노력이 많이 드는 수동 컴퓨터 재고 관리 프로세스를 자동화하여 업무 흐름을 간소화하고 자산 가시성을 향상했습니다. 이러한 디지털화는 시간과 비용을 절약할 뿐 아니라, 주문 정확성, 업무 생산성, 고객 만족도를 개선합니다.

원격 지역에서 정보 수집하기

모바일 양식(예: 검사 양식, 사고 보고서 등)과 모바일 앱을 함께 사용하면 데이터 수집이 향상되고, 전자 서명이 가능해지며, 제출 내용을 즉시 추적, 조회 및 저장할 수 있어 생산성과 협업이 향상됩니다. 예를 들어, 양식에 QR 코드를 추가하거나 물리적 자산에 부착하면 직원들이 제품 보관 위치나 재고량과 같은 최신 정보를 편리하게 확인할 수 있습니다. QR 코드는 우체국에서 택배사 간 소포 추적, 공급업체 물품 수령 확인, 건설 현장 안전 점검 및 도착 확인에도 도움이 될 수 있습니다.

그럼에도 불구하고 현장 작업자는 항상 즉각적인 인터넷 접근이 가능한 것은 아닙니다. Jform Enterprise Mobile과 같은 모바일 필드 서비스 관리 도구를 사용하면 오프라인 환경에서도 언제 어디서나 양식 응답을 수집할 수 있습니다. 응답은 모바일 기기에 저장되었다가 연결이 복구되면 자동으로 서버와 동기화됩니다. 파일 업로드, 전자 서명 수집, 안전 점검 수행, 승인 요청 공유, 데이터 제출 시 즉시 알림 수신 등 모든 기능을 원격 지역과 와이파이 음영지역에서도 사용할 수 있습니다.

수요 예측 개선하기

지난 몇 년간 공급망 차질로 인해 물가 상승, 물자 부족, 공장 폐쇄가 발생했습니다. 하지만 재고 관리 기능이 내장된 현장 서비스 관리 솔루션을 사용한 일부 기업은 다른 기업보다 더 나은 성과를 거두었습니다. 데이터 기록 및 재고 관리 기능을 결합하면 기업은 비용을 절감하고, 재고 부족 방지, 재주문 자동화, 인력 및 재고 비용 절감, 제품 낭비 방지 등의 이점을 누릴 수 있습니다.

직원과 고객을 유치하는 것뿐 아니라, 지속 가능성 개선은 브랜드 이미지 향상, 세금 혜택 확보, 자원 절약, 폐기물 감소 등에도 기여합니다.

강력한 모바일 필드 서비스 관리 시스템을 활용하면 고객의 니즈를 충족하면서도 조직의 지속 가능성 목표를 추구하는 균형을 맞출 수 있습니다.

탄소 배출량 줄이기

필드 서비스 관리 솔루션 도입은 운영의 환경 영향을 줄이기 위해 취할 수 있는 가장 현명한 결정 중 하나입니다. 종이에서 온라인 양식과 보고서, 기록으로 전환하는 것은 단순히 나무를 아끼는 것을 넘어 훨씬 더 큰 환경적 이점을 제공합니다. 종이 제조는 많은 화학물질과 물을 사용하고, 탄소 배출과 폐기물 처리로 인해 오염에도 기여하기 때문입니다.

운전자 로그, 경로 추적기 등 원격 작업을 단순화하는 기능을 통해 모바일 필드 서비스 관리 플랫폼은 모든 문서의 종이 사용을 대체하여, 일상적인 낭비와 사무용품 비용을 줄여줍니다.

연비 극대화 및 차량 수리 비용 절감하기

연료비 상승과 기록적인 인플레이션 상황에서는 가능한 모든 비용을 절감해야 합니다. 필드 서비스 관리 솔루션은 연료비와 정비 비용을 절감하고 스트레스를 줄이는 데이터 기반 인사이트를 제공합니다.

예를 들어, 운전자 로그에서 평소와 같은 경로를 운행했는데도 연료 사용량이 비정상적으로 높게 나타난다면, 여름철 에어컨 사용 증가와 같은 간과한 요인을 파악할 수 있습니다. 이를 통해 여름 예산을 조정하거나 운행 경로를 최적화하여 연료 사용을 최대한 효율적으로 만들 수 있습니다.

디지털 문서화된 차량 점검 기록은 각 트럭이 정비가 필요하기 전까지 얼마나 운행할 수 있는지, 고장은 얼마나 자주 발생하는지 등 중요한 정보를 제공합니다. 많은 모바일 필드 서비스 관리 솔루션은 이러한 데이터를 추적·저장·분석하여 주요 수리 비용을 줄이고 차량 수명을 최적화할 수 있도록 돕습니다.

더 지속 가능한 공급망 구축하기

많은 현장 서비스 관리 시스템에는 양식 분석 기능이 포함되어 있어 공급업체를 비교하고, 지속 가능성 노력을 평가하고, 개선 기회를 파악하고, 궁극적으로 목표에 부합하는 공급업체를 선택하는 데 도움이 될 수 있습니다. 이러한 모바일 현장 서비스 관리 솔루션을 사용하여 여러 공급업체의 여러 위치로의 배송을 통합하거나, 공급업체가 원자재를 추출 또는 생산하는 방식을 정확하게 파악할 수 있습니다. 완벽한 데이터 가시성을 확보하면 사소한 데이터 포인트조차도 자산을 더욱 효율적으로 사용하고, 수요를 더 잘 예측하고, 배송 경로를 최적화하고, 기후 변화, 야생 동물 및 기타 환경 요인의 영향을 고려하여 계획을 수립하는 데 도움이 될 수 있습니다.

공급망 지속 가능성에 대한 노력은 기업의 평판 향상에도 기여합니다. 스타벅스, 나이키, 애플, 마이크로소프트와 같은 글로벌 브랜드들은 지속 가능한 미래를 위해 적극적으로 노력하며 환경적 책임의 중요성을 보여주고, 이를 통해 브랜드 가치를 높이고 있습니다. 예를 들어 나이키는 디자인뿐만 아니라 유통과 판매 전반에 지속 가능성 문화를 내재화했으며, 전 세계 제품 생산 위치를 투명하게 공개하는 제조 지도도 공개했습니다.

의사결정 및 전략적 계획 수립 최적화하기

강력한 필드 서비스 관리 시스템은 모든 실시간 데이터를 한곳에서 안전하게 수집, 관리, 저장, 분석합니다. 그 결과 데이터는 이해하기 쉽고 접근이 용이하며 기계 판독이 가능하고 감사도 쉽습니다. 실제로 데이터가 많을수록 기업의 강점과 약점을 더 명확하게 파악할 수 있습니다. 전반적으로 데이터는 더 나은 기준선을 설정하고, 데이터 조정 시간을 줄이며, 결과 예측을 개선하고, 공급망 운영을 최적화하며, 비용을 절감하도록 돕습니다.

데이터 센터의 효율성을 개선하세요.

데이터 센터는 강력한 필드 서비스 관리 플랫폼이 온·오프라인, 현장·비현장, 모든 규모의 운영에서 작동할 수 있도록 지원하는 핵심 요소입니다.

다양한 IT 장비와 컴퓨터 시스템을 갖춘 데이터 센터 시설은 동일한 규모의 사무실보다 100배 이상의 에너지를 소비합니다. 이러한 높은 전력 사용량은 에너지 소모가 클 뿐만 아니라 비용 부담도 큽니다. 에너지를 절약하기 위해 HVAC 공급 공기 온도를 높여 서버가 더 오래 온라인 상태를 유지하고 하드웨어 수명을 연장하는 등의 모범 사례를 적용할 수 있습니다. 또한 전자 제품을 재활용하거나 기부할 수도 있습니다.

데이터를 지속적으로 안전하게 유지하는 가장 좋은 방법은 데이터가 전용 인스턴스에 저장되는 클라우드 기반 필드 관리 솔루션을 사용하는 것입니다. 데이터 호스팅 유지 관리에 신경 쓰지 않고 업무 개선에 집중할 수 있습니다.

필드 서비스 관리 운영을 업그레이드할 때, 스마트 노코드 필드 서비스 관리 솔루션은 운전자 안전과 배송 성공을 보장하고, 원격으로 작업장과 재고를 관리하며, 더욱 지속 가능한 운영을 가능하게 합니다. 이러한 도구는 프로그래밍 기술이 있든 없든 누구나 쉽게 사용할 수 있어 운영의 기동성과 유연성이 즉시 향상됩니다. 팀을 재교육하거나 IT 전문가가 몇 달 동안 솔루션을 워크플로에 맞게 조정하도록 의존할 필요가 없습니다.

디지털 전환을 수용한 필드 서비스 기업은 현장에서 데이터를 효과적으로 수집·관리하고 생산성과 수익성을 높여 운영을 확장할 수 있습니다. 궁극적으로 필드 서비스 관리 운영의 모든 영역을 디지털화하면 비용을 절감하고 오류를 줄이며 자원 비용을 낮추고 커뮤니케이션을 개선할 수 있습니다. 기술자의 배치 위치와 관계없이 가능합니다.