디지털 전환을 통해 비즈니스 프로세스 비용을 절감하는 3가지 방법

사업을 운영하는 데는 막대한 비용이 듭니다. 흔히 “돈을 벌려면 돈이 든다”라고 말합니다. 하지만 새로운 기술 솔루션을 활용하면 기업은 자금을 훨씬 더 효율적으로 사용할 수 있습니다.

기업 비용을 절감하는 점점 더 일반적인 방법 중 하나는 기존의 종이 기반 프로세스를 온라인으로 전환하는 것입니다. 이를 디지털 전환이라고 합니다.

디지털 전환은 효율성을 높이고, 종이 사용을 줄이며, 운영을 간소화함으로써 비용을 절감할 수 있는 가장 효과적인 방법입니다. 이 전자책에서는 디지털 전환을 성공적으로 이끌기 위한 주요 모범 사례를 소개하고, 기업 비용을 증가시키는 시장 및 환경 요인도 함께 살펴봅니다.

경제적, 환경적, 소비자 관련 다양한 외부 요인은 기업의 비용 구조에 큰 영향을 미칩니다. 이러한 요인들은 대부분 통제할 수 없지만, 기업의 비용 구조를 분석할 때 반드시 고려해야 할 중요한 요소입니다. 아래는 기업 비용에 영향을 미치는 주요 외부 요인들입니다.

외부 요인은 대부분 통제할 수 없지만, 내부적으로 기술을 활용해 비용을 절감할 수 있는 방법은 매우 다양합니다. 조직 내부에서 비용을 절감하는 가장 효과적인 방법 중 하나는 기존 프로세스를 디지털화하는 것입니다. 디지털 전환을 통해 비용을 줄이는 세 가지 방법을 살펴보겠습니다.

종이 프로세스의 디지털화

종이 양식과 프로세스를 디지털화하면 종이, 인쇄, 보관 비용을 즉시 제거할 수 있어 즉각적인 효과를 얻을 수 있습니다. 종이 기반 프로세스 유지는 시간도 오래 걸리고 비효율적이며 비용도 많이 듭니다. McKinsey에 따르면, 정보 중심 프로세스를 디지털화하면 비용을 최대 90%까지 절감할 수 있습니다.

디지털 전환이 가장 시급한 종이 기반 프로세스 중 하나는 양식 작성과 정보 수집입니다. 종이 양식은 레스토랑 예약부터 병원 환자 접수까지 모든 산업에서 널리 사용되고 있습니다. 조직의 양식을 디지털화하는 것은 비용을 줄이고 고객 데이터의 보안을 강화하는 가장 쉬운 방법입니다.

우수한 온라인 양식 빌더는 입력된 데이터가 암호화되어 종이 양식보다 훨씬 높은 보안을 제공해야 합니다. 또한 사용이 쉬워야 하며, 모바일 알림, 데이터 테이블, 각종 통합 기능 등을 통해 데이터에 즉시 접근할 수 있어야 합니다.

디지털 전환이 필요한 또 하나의 중요한 프로세스는 기록 관리입니다. Deloitte 보고서에 따르면 “데이터 복구(DR)를 위한 백업이 포함되더라도 전자 기록 관리 비용은 물리적 기록 관리 비용의 5분의 1 이하”입니다. 또한 전자 기록은 통합 데이터 관리 플랫폼에 저장될 경우 검색, 필터링, 보고가 훨씬 쉬워집니다.

기록 관리를 디지털화하여 최대 효과를 얻으려면 업계 최고 수준의 보안, 강력한 협업 도구, 그리고 이메일 알림, 자동 보고서, 일정 관리 옵션이 포함된 워크플로우 자동화 기능을 갖춘 솔루션을 선택해야 합니다.

비용을 절감할 수 있는 또 다른 방법은 서명 수집 프로세스를 디지털화하는 것입니다. 종이 계약서는 익숙하지만, 서명을 수집하는 과정은 비용이 많이 들고 비효율적인 경우가 많습니다. 전자 서명 솔루션은 종이 비용을 줄이고, 전달 과정을 간소화하며, 문서 상태를 추적할 수 있는 디지털 감사 기록을 제공함으로써 시간과 비용을 함께 절감할 수 있습니다. 펜과 종이를 이용한 서명보다 디지털 서명은 더 안전하고, 비용이 적으며, 수집도 훨씬 쉽습니다.

이와 같은 종이 기반 프로세스를 위한 벤더를 평가할 때는 단일 서비스 제공업체와 통합 솔루션의 장단점을 반드시 비교해야 합니다. 전문 서비스는 장점도 있지만, 기능별로 여러 솔루션을 사용하게 되면 비용과 복잡성이 크게 증가할 수 있습니다. 조직의 성장과 확장을 지속적으로 지원할 수 있는 유연하면서도 혁신적인 솔루션을 선택하는 것이 중요합니다.

종이 사용을 줄이기 위해 디지털 전환을 추진하는 것은 조직의 수익 구조뿐만 아니라 환경에도 긍정적인 영향을 줍니다. 미국의 평균 근로자는 매년 약 10,000장의 사무용 종이를 사용합니다. 기존의 종이 기반 시스템으로 인해 제지 산업은 전 세계 온실가스 배출량의 약 5%, 에너지 사용량의 약 4%를 차지합니다. 조직의 종이 사용을 가장 빠르고 쉽게 줄이는 방법은 종이 양식을 디지털화하는 것입니다.

효율성 극대화

디지털 전환을 통해 비용을 절감하는 또 다른 방법은 디지털 자동화 솔루션으로 조직의 운영 효율을 높이는 것입니다. 자동화는 반복 업무를 줄이고 워크플로우를 간소화하여 시간을 절약해 줍니다. 디지털 전환이 제공할 수 있는 최고의 시간 절감 솔루션을 살펴보겠습니다.

조직의 프로세스를 디지털로 전환할 때는 기술적 복잡성을 최소화하는 것이 중요합니다. 단일 기능 서비스 제공업체를 대체하면서도 자연스럽게 통합되는 다기능 솔루션을 선택하세요. 종이 양식과 데이터 관리를 디지털화하고, 전자 서명 및 결제를 수집하며, 수동 작업과 워크플로우를 자동화할 수 있는 솔루션을 찾아야 합니다.

기술 복잡성 최소화

여러 단일 기능 서비스 제공업체 대신 강력한 노코드 플랫폼 하나를 사용하는 것은 IT 갱신, 유지보수, 교육 비용을 절감하는 데 큰 도움이 됩니다. 또한 조직 내 사일로를 제거하고 사용자 채택률을 높여 보다 협업적이고 정확한 의사 결정을 가능하게 합니다. 기술 복잡성을 줄이기 위해 고려할 수 있는 다른 요소들도 함께 살펴보세요.

온라인 양식 빌더, 결제 게이트웨이, 전자 서명 플랫폼은 조직의 효율을 극대화하는 데 매우 효과적인 솔루션입니다. 평균적으로 디지털 양식은 주당 11시간의 업무 시간을 절약해 줍니다. 운영 효율성 향상뿐만 아니라 온라인 양식은 조직의 업무 부담도 크게 줄여 줍니다. 종이 기반 프로세스를 기술로 전환해 얻는 효율성은 운영 비용을 최대 25%까지 절감할 수 있습니다.

조직 효율을 극대화하는 또 다른 방법은 자동 승인 흐름입니다. 최상의 승인 흐름 솔루션은 이메일 알림, 전자 서명 수집을 포함한 내부 승인 프로세스를 대규모로 자동화합니다. 내부 승인 절차를 온라인으로 이전하는 것은 진정한 디지털 전환의 핵심 요소이며, 매주 수많은 시간을 절약하고 업무 정리 효율도 크게 향상시킵니다.

예를 들어 승인 흐름을 통해 이벤트 기획 절차를 살펴보겠습니다. 행사 기획자는 양식을 통해 행사 장소를 요청하고, 이 요청은 내부 관계자에게 자동으로 승인 요청이 전달됩니다. 모든 승인자가 승인하면 요청자는 승인 완료 안내 이메일을 자동으로 받게 됩니다. 만약 승인되지 않을 경우에는 자동으로 거절 이메일이 발송되며, 새로운 승인 흐름이 다시 시작됩니다.

생산성 향상 및 직원 역량 강화

디지털 전환을 통해 비용을 절감하는 마지막 방법은 직원들이 노코드 솔루션을 직접 활용하도록 지원하는 것입니다. 노코드 솔루션은 코딩 없이 다양한 솔루션을 구축할 수 있는 애플리케이션이며, 사용자 친화적인 드래그 앤 드롭 인터페이스를 통해 누구나 쉽게 제작할 수 있습니다.

이 기술은 조직의 시간, 비용, IT 리소스를 절감해 주며, 이러한 장점 덕분에 최근 몇 년간 노코드 솔루션의 수요는 빠르게 증가하고 있습니다. Gartner에 따르면, 2024년까지 전체 기술 제품 및 서비스의 80%는 비전문가에 의해 만들어질 것으로 전망됩니다.

시간과 비용 절감뿐 아니라, 노코드 솔루션은 직원들이 업무에 더 큰 주인의식을 갖도록 도와줍니다. 특정 작업을 개발팀에 자동으로 넘기는 대신, 직원 스스로 솔루션을 직접 만들고 설계할 수 있기 때문입니다.

직원에게 권한을 부여하는 조직 문화는 성과 목표를 초과 달성했다고 보고할 확률이 1.3배 더 높습니다. 또한 직원의 자율성을 보장하면 사기가 향상되고 업무 몰입도가 높아지며, 이는 직원의 32%가 업무에 몰입하지 않고 있는 현재 시장 환경에서 매우 중요한 자산이 됩니다.

생산성과 자율성을 높이는 것뿐만 아니라, 노코드 솔루션은 직원의 반복 업무를 줄여 시간을 절약해 줍니다. 승인 흐름은 번거로운 행정 업무에 소요되는 시간을 대폭 줄여줍니다. 드래그 앤 드롭 방식의 솔루션 구축은 개발자의 반복 업무도 줄여 주며, 개발자는 평균적으로 주당 17시간 이상을 유지보수에 사용하고 있습니다.

자동화 기술은 이제 새로운 업무 표준이 되었으며, 직원의 77%가 반복 업무를 더 쉽게 처리할 수 있기를 기대하고 있습니다. 데이터 관리와 자동화를 위한 통합 솔루션은 운영 전반에서 시간을 절약하고 직원 만족도를 높이는 데 기여합니다.

번거로운 작업을 자동화하면 새로운 혁신 프로젝트에 더 많은 시간을 투자할 수 있습니다. 시간과 비용 절감 외에도 직원들이 단순 반복 업무를 자동화할 수 있도록 하면 다양한 추가적인 이점이 발생합니다.

노코드 도구가 큰 시간 절약 효과를 만들어내는 대표적인 방식 중 하나는 자동 보고서 생성입니다. 데이터 테이블과 연동되는 보고서 생성 솔루션은 즉각적인 자동 보고를 가능하게 합니다. 즉각적인 보고서 생성은 빠른 의사 결정과 주요 이해관계자와의 커뮤니케이션에 매우 중요한 도구가 됩니다. 예를 들어 의료 제공업체 One to One Health는 노코드 자동 보고서를 사용해 몇 초 만에 보고서를 생성하고 있으며, 이는 수작업으로는 몇 시간이 걸리던 작업입니다.

디지털 전환

디지털 전환은 조직의 성장과 장기적인 번영을 촉진하는 가장 효과적인 방법 중 하나입니다. 비용을 절감할 뿐만 아니라 효율성을 높이고, 데이터 보안을 강화하며, 직원의 역량을 극대화합니다. 최근 노코드 소프트웨어 솔루션의 확산과 함께 더 많은 기업이 종이 기반 업무에서 벗어나고 있는 지금, 분명한 것은 하나입니다. 디지털 전환은 선택이 아닌 필수입니다.