Google Forms에서 구매 주문서를 만드는 방법

단계별 대화형 튜토리얼

워드 프로세서에서 줄마다 양식을 지루하게 편집하거나 스프레드시트 템플릿에서 다루기 힘든 셀을 병합하고 병합 해제하는 시대는 지났습니다.

회사의 양식, 특히 구매 주문서처럼 법적 구속력이 있는 양식은 쉽게 접근 가능하고, 세련되고, 현대적이어야 합니다. 다행히 Google Forms 와 같은 양식 작성 도구를 사용하면 기업 소유주가 Excel 시트를 다시 포맷하거나 Adobe Acrobat을 배우거나 복잡한 코딩을 마스터하지 않고도 디지털 문서를 빠르고 효율적으로 디자인할 수 있습니다.

Google Forms는 이제 막 사업을 시작하고 일상적인 비즈니스 프로세스를 위한 가볍고 유연한 솔루션이 필요한 사업주에게 유용합니다. 실제로 Google Forms에서 구매 주문을 작성하면 조달 및 구매 과정을 간소화하고 구매 주문 승인 워크플로의 탄탄한 기반을 마련할 수 있습니다.

Google Forms의 최적 대안을 찾고 계신가요?

Jform의 기능이 풍부한 양식 생성 솔루션은 모바일 친화적이며 업계에서 가장 많은 통합 기능을 제공합니다. 결제 수집, 워크플로우 자동화, 리드 수집 등에 활용해 보세요.

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구매 주문서란 무엇일까요?

구매자는 구매하고자 하는 제품의 수량과 선호 가격을 포함하여 판매자에게 구매 의사를 알리기 위해 구매 주문서를 작성합니다. 공급자가 판매 조건에 동의하면 문서에 서명하여 법적 구속력을 갖게 됩니다. 그 이후 구매 주문서는 양측이 동의한 조건을 보여주는 기록이자 계약서로 작용합니다.

구매 주문서는 송장의 전단계로 볼 수도 있습니다. 비즈니스는 판매 조건을 정하기 위해 바로 제품을 구매하든, 미래에 구매하든 관계없이 공급업체와 공급자에게 구매 주문서를 보냅니다. 구매 주문의 조건이 충족되면 공급자가 송장을 발행합니다.

구매 주문서를 공급자에게 보내기 전에, 여러 이해관계자가 이를 검토해야 합니다. 예를 들어, 회계 또는 구매 부서의 관리자가 검토해야 하고, 가격이 특히 높은 경우에는 최고 재무 책임자도 검토해야 합니다.

효율적인 승인 프로세스는 필요한 구매에 충분한 자금이 마련되도록 하고 각 부서가 비용에 대한 책임을 지게 하여 현금 흐름 문제를 방지합니다. 이 승인 프로세스를 자동화할 수 있는 다양한 소프트웨어 옵션이 있으며, 이를 통해 종이를 절약하고 여러 이메일을 보내는 데 소요되는 시간을 절약할 수 있습니다.

하지만 물론, 양식을 승인하기 전에 양식을 먼저 만들어야 합니다.

Google Forms 구매 주문서 만들기

Google Forms를 시작하려면 Google 계정이 필요합니다. 계정을 만들면 Google Forms 구매 주문서를 작성할 준비가 된 것입니다.

따라야 할 단계는 다음과 같습니다:

1. docs.google.com/forms로 이동하세요.
2. 템플릿을 선택하세요. 이 단계는 선택 사항이지만, 처음부터 양식을 생성할 수도 있습니다. 온라인에서 유용한 무료 템플릿을 찾을 수 있으며, Google Forms는 수정 가능한 무료 템플릿을 제공합니다.

3. 양식 만들기. 템플릿 사용에 관심이 없다면 Google Forms에서 빈 양식 버튼을 클릭하여 새로운 빈 양식을 생성하세요.

4. 필요한 필드를 추가하세요. 다양한 질문 유형을 실험해보며 다양한 정보를 수집하기에 가장 적합한 유형을 찾아보세요. 아마도 단답형 및 객관식 형식을 가장 자주 사용하게 될 것입니다. 예를 들어, 신용카드 번호에는 단답형을, 결제 유형 선택에는 객관식을 사용할 수 있습니다. 

공급업체가 제품이나 재료를 식별하고 송장을 보내는 데 필요한 모든 세부 정보를 포함했는지 확인하세요.야 합니다.

일반적으로 포함되는 필드는 다음과 같습니다:

• 구매 주문 번호
• 배송일 및 배송지
• 귀사와 공급업체의 청구 주소
• 지불 조건
• 제품명, 모델번호, 수량
• 세금, 할인, 수수료 및 총 가격

5. 양식을 맞춤 설정하세요. Google Forms에 사진을 추가하고 색상과 글꼴을 변경할 수 있습니다.  회사 로고를 추가하여 더욱 전문적인 양식을 만들 수 있습니다. 미리보기 옵션을 클릭하면 작업하면서 어떻게 보이는지 확인할 수 있습니다.

6. 양식을 테스트해 보세요. 회사 내 몇몇 직원, 특히 구매 주문 승인 담당자에게 양식을 보내 개선 방안에 대한 의견을 구해 보세요. 양식 작성 과정에서 발생하는 불편함을 최대한 줄이세요. 공급업체도 분명 만족할 것입니다.

7. 보내기를 시작하세요. Google Forms 구매 주문서를 승인 담당자에게 직접 보낼 수 있으며, 나중에는 이메일이나 공유 링크를 통해 공급업체에 보낼 수도 있습니다.

Jform을 사용하여 구매 주문서 만들기

Google Forms 구매 주문서는 공급업체에 익숙하고 누구나 쉽게 사용할 수 있는 형식이기 때문에 소규모 기업에 유용합니다. 하지만 Google Forms에는 구매 프로세스를 더욱 간소화할 수 있는 기능이 부족합니다. 

예를 들어, 공급업체가 Google Forms 구매 주문을 승인하기 위해 전자 서명을 추가할 수 있는 간단한 방법이 없습니다. 또한, 양식을 원하는 대로 구성하는 데 시간이 걸릴 수 있으며, 이는 다른 작업에 할애할 수 있는 시간입니다.

속도를 높이기 위해 Jform의 다양한 구매 주문서 템플릿 중 하나를 사용해 보세요. 이러한 템플릿은 양식 빌더에서 수정할 수 있으며, 파일 첨부, 전자 서명 추가 또는 다른 작업 관리 프로그램과 연결하는 등 양식의 기능을 확장하는 다양한 통합 기능을 추가할 수 있습니다.

구성을 마치면 Jform Approvals로 양식의 기능을 한 단계 더 발전시킬 수 있습니다. 이 워크플로우 플랫폼에서 귀사의 구매 주문서는 드래그앤드롭 인터페이스를 통해 사용자 정의할 수 있는 승인 프로세스의 기초가 됩니다. 승인자, 조건, 알림을 추가하여 원활한 승인 프로세스를 설정할 수 있습니다. 

Jform의 양식 할당 기능을 사용하면 팀원들에게 양식을 위임할 수 있으며,  기본 제공 알림과 조건 기능을 통해 모두가 일정과 기한을 준수할 수 있습니다. 모든 기기에서 Jform 모바일 양식 앱을 통해 각 단계를 관리할 수 있습니다.

구매 주문을 하나의 플랫폼으로 관리하면 구매 과정을 간소화할 수 있으며, 이는 공급업체와의 좋은 관계로 이어질 것입니다.